Samenvatting

Naar aanleiding van een reorganisatie binnen Defensie, waarbij de ondersteuning van decentrale- naar centrale sturing is overgegaan en waar de verbinding tussen de tactische- en de operationele laag wegviel, ontstond een vraagstuk vanuit het management hoe de facilitaire behoeftes kunnen aansluiten op het aanbod. Met theoretisch onderzoek als basis, is er intern kwalitatief onderzoek uitgevoerd naar de knelpunten die de afstemming tussen vraag en aanbod binnen de Koninklijke Marechaussee (KMar) momenteel verhinderen. Dit vond plaats door middel van semigestructureerde interviews. Extern onderzoek was gericht op het ontdekken van succesfactoren met betrekking tot afstemming van vraag en aanbod. Uit interne onderzoeksresultaten bleek dat de ondersteuning binnen de KMar de laatste jaren uitgedund is vanwege bezuinigingen. Veel vacante posities voeren de werkdruk voor de medewerkers op. Verder bleek na analyse dat er veel verwarring bestaat over de gehanteerde methoden & procedures die vraag en aanbod bij elkaar zouden moeten brengen. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door de gehanteerde systemen, deze zijn niet gebruiksvriendelijk in omgang of in omvang. Anderzijds doet het gebrek aan communicatie tussen de verschillende hiërarchische lagen omtrent de werkwijzen, afbreuk aan de mate waarin de facilitaire vraag en het aanbod elkaar vinden. Het is merkbaar dat tijdens de meest recente verandering in de organisatiestructuur, de verbindende laag tussen beleid en uitvoering grotendeels verdwenen is. De verwarring wat betreft methoden en organisatiestructuur is hier een bevestiging van. Er worden weinig metingen gedaan naar het proces vanaf het ontstaan van een behoefte tot de realisatie hiervan, daarmee worden kansen tot procesoptimalisatie niet benut. De externe onderzoeksresultaten wezen uit dat, om facilitaire vraag- en aanbod elkaar te laten vinden, aan het begin van het proces communicatie tussen beide partijen moet plaatsvinden. Om dit te kunnen bewerkstelligen is een duidelijke organisatiestructuur nodig dat medewerkers houvast biedt bij wie men in de organisatie moet zijn. Dit zou bijdragen aan de efficiëntie waarmee contact tot stand komt. Door allereerst vraag- en aanbod elkaar aan de voorkant van dit proces te laten vinden kan sturing plaatsvinden door behoeftes te filteren op relevantie voor de organisatie. Ook biedt het reguleren van de manier waarop behoeftes kenbaar gemaakt worden sturing aan dit proces. Ten slotte kan sturing plaatsvinden door een stuk verwachtingsmanagement te implementeren. Geconcludeerd kon worden dat, om de facilitaire vraag en het aanbod beter op elkaar te doen aansluiten, de mate van (communicatieve) verbinding tussen de verschillende partijen verbeterd moet worden, dat er een duidelijke organisatiestructuur opgesteld en geïntroduceerd moet worden en dat er meer sturing moet komen om dit proces van afstemming te monitoren en te verbeteren. Afweging van verschillende alternatieve oplossingen, aangedragen door zowel de theorie als de onderzoeksresultaten, leidde tot een aanbeveling betreffende het optimaliseren van de inkoopsystemen. Dit moet leiden tot meer duidelijkheid betreffende de specificaties van een behoeftestelling wat als gevolg heeft dat behoeftestellingen sneller vervuld worden. Dit zal resulteren in een verhoogde klanttevredenheid.