Samenvatting

Om de bedrijfsvoering vloeiend en gestructureerd te laten verlopen is inzicht in de administratieve processen en de interne beheersing hiervan vereist. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkzaamheden binnen de organisatie dienen te worden vastgelegd om bedrijfsprocessen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wanneer de administratieve organisatie en interne beheersing binnen een organisatie niet goed georganiseerd is, kan dit grote (financiële) gevolgen hebben. Het risico van fraude en diefstal neemt toe, doordat er te weinig afspraken worden gemaakt en er te weinig toezicht en controle is binnen de organisatie. De betrouwbaarheid van financiële managementrapportages neemt hierdoor af, omdat de accountant geen juiste conclusies kan trekken uit de administratie van een klant als deze niet goed ingericht of beheerst is.

Dit afstudeeronderzoek staat in het teken van de administratieve organisatie en interne beheersing van Stichting Domino+, een klant van BNR Accountants & Adviseurs. Deze klant heeft per juni 2017 het nieuwe online boekhoudpakket SnelStart in gebruik genomen. De jaarrekening over 2017 voor Stichting Domino+ is deels gebaseerd op gegevens uit het nieuwe boekhoudpakket. BNR Accountants & Adviseurs heeft daarom verzocht om in het kader van de overgang naar het nieuwe
boekhoudpakket de administratieve organisatie en interne beheersing van Stichting Domino+ nader te onderzoeken. Het doel van het onderzoek is om Stichting Domino+ van advies te voorzien met betrekking tot de inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing. Om Stichting Domino+ van advies te kunnen voorzien is de volgende hoofdvraag opgesteld: Welk advies kan worden gegeven aan Stichting Domino+ ten aanzien van de verbetering van de huidige administratieve organisatie en interne beheersing?

Om de hoofdvraag te kunnen beantwoorden zijn twee interviews en een paneldiscussie afgenomen met vier medewerkers van Stichting Domino+. Tevens is gebruik gemaakt van deskresearch. Het doel van de interviews en paneldiscussie is om de huidige administratieve organisatie en interne beheersing van de kinderopvang in kaart te brengen. Uit de interviews en paneldiscussie is gebleken dat Stichting Domino+ binnen haar werkprocessen diverse AO-risico’s heeft die onvoldoende beheerst worden door de kinderopvang. Deze risico’s hebben betrekking op de handmatige invoer en controle van gegevens, de bescherming van privacygevoelige gegevens, de opslag van documenten, de verwijdering van vingerscans uit de toegangscontrole en de toepassing van controletechnische functiescheiding binnen de organisatie.
Na de theorie te hebben vergeleken met de praktijkresultaten is gebleken dat de administratieve organisatie en interne beheersing van Stichting Domino+ afwijkt van hetgeen dat de theorie voorschrijft. Deze afwijkingen betreffen het niet beschrijven van de werkprocessen en het niet vastleggen van de informatiebehoeften van medewerkers. Deze afwijkingen worden als AO-risico’s gezien door de auteur ten aanzien van de huidige administratieve organisatie en interne beheersing.
De auteur heeft de AO-risico’s van Stichting Domino+ opgenomen in een adviesmodel. Op basis van dit adviesmodel worden zeven aanbevelingen gedaan voor de optimalisatie van de huidige administratieve organisatie en interne beheersing van Stichting Domino+. De eerste aanbeveling betreft de betere beveiliging/bescherming van privégegevens die opgeslagen liggen binnen de kinderopvang. De tweede betreft het automatiseren van de controle en invoer van gegevens. De derde betreft het maken van een digitale back-up van papieren documenten. De vierde betreft de toepassing van het vierogenprincipe bij de verwijdering van vingerscans uit de toegangscontrole. De vijfde betreft het maken en vastleggen van beschrijvingen van werkprocessen. De zesde betreft het toetsen van de controletechnische functiescheiding op fraude en diefstal van gegevens. De laatste aanbeveling betreft de vastlegging van informatiebehoeften van medewerkers.