Samenvatting

De controlerende accountant Deloitte van de Provincie Zeeland, maar ook Provinciale Staten en de Provincie Zeeland zelf, hebben aangeven dat de Provincie meer ‘in control’ moet zijn. De afdeling Financiën is van mening dat allereerst gekeken moet worden naar de interne controle op het betaalproces, aangezien dit een belangrijk proces is bij de Provincie.

Deze aanleiding heeft geleid tot de volgende centrale hoofdvraag bij dit onderzoek:
Hoe kan de Provincie Zeeland, aan de hand van aanvullende interne controle op het betaalproces, de financiële risico’s reduceren en meer ‘in control’ zijn?

Het doel voor dit onderzoek is het kennis en inzicht krijgen van de functie en de noodzaak van de interne controle bij een overheidsinstantie, zoals de Provincie Zeeland. Tevens zal er aan de hand van dit onderzoek aanbevelingen aan de afdeling Financiën worden gedaan, wat betreft eventuele aanvullende interne controlemogelijkheden op het betaalproces, zodat deze meer ‘in control’ komt.

Ter beantwoording van de centrale hoofdvraag is gebruik gemaakt van de onderzoeksstrategieën archiefonderzoek, deskresearch en survey-onderzoek. Er is gekozen voor een combinatie van de onderzoeksstrategieën, omdat dit onderzoek zowel theoretische als praktische aspecten kent.

Bij het theoretische gedeelte van het onderzoek is gebruik gemaakt van de strategie deskresearch, waarbij gekeken is naar de geschreven informatie achter de interne controle in boeken en op het internet. Hierbij is onder andere gekeken naar de definitie van de interne controle, de wet –en regelgevingen en de verschillende theorieën en modellen die zorg bijdragen aan de interne controle van een organisatie.

Door de theorie eerst goed in beeld te krijgen, kan het praktische gedeelte van het onderzoek beter uitgevoerd worden. Zo kunnen er gerichtere interviewvragen (survey-onderzoek) worden gesteld. De interviews zijn gehouden met de medewerkers van de Eindcontrole, de applicatiebeheerder en de treasurer van de afdeling Financiën bij de Provincie Zeeland. Tevens is bij het praktische gedeelte ook gekozen voor de strategie archiefonderzoek, waarbij gekeken wordt naar de interne controle bij andere overheidsinstanties.

Het theoretische en praktische onderzoek heeft geleid tot de resultaten van dit onderzoek, waaruit uiteindelijk een conclusie en aanbevelingen zijn opgemaakt. Hieruit blijkt dat geen interne controle plaatst vindt op het betaalproces. Interne controles op dit proces vinden enkel plaatst aan de hand van de ingebouwde systeemcontroles, maar niet vanuit de organisatie zelf. Om ervoor te zorgen dat de Provincie Zeeland meer ‘in control’ komt, zijn een aantal aanbevelingen gedaan. De belangrijkste aanbevelingen die hieruit volgen is het opstellen van een jaarlijks systematisch intern controleplan en het houden van een aantal standaard interne controlemaatregelen. Aan de hand van het plan kan de Provincie haar interne controle beter sturen en beheersen. De standaard interne controlemaatregelen zullen opgenomen worden in dit plan, waarbij een vastlegging van deze maatregelen plaats moet vinden. Dit laatste zodat kan worden aangetoond dat de Provincie Zeeland deze controles heeft uitgevoerd. Ook zijn er een aantal andere aanbevelingen geformuleerd, welke een minder hoge prioriteit kennen, maar toch wel zorg bijdragen aan het ‘in control’ zijn van de Provincie.