Samenvatting

Bij de gemeente Middelburg steunt de AO/IC op interne controlemaatregelen welke zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden. Overigens zijn er een aantal factoren die resulteren in een veranderende omgeving, waaronder de digitalisering en het scherpere toezicht van de accountant (hoofdstuk 1). Als gevolg hiervan bestaat de mogelijkheid dat de interne controlemaatregelen niet meer de juiste basis vormen voor de IC. Het primaire doel van de IC is het verbeteren van de beheersing van de processen. Het secundaire doel betreft het verlengstuk naar de accountant waarbij een optimale afstemming met de accountant omtrent werkzaamheden wordt nagestreefd. Om deze doelstellingen na te streven, is het van belang dat de IC geanalyseerd wordt om na te gaan of deze nog voldoet aan de huidige eisen.
Deze probleemstelling mondt uit in de volgende vraagstelling:
Hoe kan de interne controle met betrekking tot de administratieve processen zodanig (her)-ingericht worden, dat de processen betrouwbaar blijven en deze beter beheerst worden?
Binnen het onderzoek betreft de populatie de medewerkers van de zeven administratieve processen van de afdeling Bedrijfsvoering.
Daarnaast wordt ook een extern perspectief in het onderzoek betrokken, namelijk de accountant. Binnen het onderzoek wordt gebruik gemaakt van de methoden deskresearch, documentanalyse en open interviews (hoofdstuk 3).
In het theoretische onderzoek (hoofdstuk 2) zijn drie onderwerpen belicht, namelijk IC, AO en procesmanagement. Tevens is ingegaan op de wettelijke kaders ten aanzien van de IC van gemeentes.
Het praktische onderzoek (hoofdstuk 4) bestaat uit documentanalyse en open interviews. De documentanalyse heeft geleid tot algemene procesbeschrijvingen, welke als basis hebben gediend voor de interviewer om goed georiënteerd de interviews te doorlopen. De open interviews bestaan uit interne en externe interviews. Het interne interview is bij de medewerkers van de processen afgenomen. De documentanalyse en de interne interviews tezamen vormen een nulmeting van de huidige situatie omtrent de IC. Het externe interview is afgenomen bij de accountant. Dit vormt een aanvulling op het theoretische onderzoek, het ideaalbeeld ten aanzien van de IC dat de gemeente Middelburg dient na te streven.
Door het theoretische- en praktische onderzoek met elkaar te confronteren worden discrepanties zichtbaar (hoofdstuk 5). Een belangrijke aspect hiervan betreft dat er geen vastlegging van de processen bestaat in vorm van een procesbeschrijving, processchema of werkinstructie, waar de theorie dit sterk aanbeveelt. Dit vormt immers de basis voor de IC.

De discrepanties geven input voor de conclusies en de aanbevelingen (hoofdstuk 6) inzake het onderzoek. De conclusie betreft dat vastlegging van de processen, functiescheiding en verschuiving van de werkzaamheden van de tweede lijn (controle door medewerkers buiten het primaire proces) naar de eerste lijn (controle door medewerkers binnen het primaire proces) resulteren in grotere betrouw- en beheersbaarheid inzake de processen. Door de vastlegging van de processen kunnen taken met de daarbij behorende rollen verdeeld worden, waardoor functiescheiding in de processen kan worden aangebracht. Daarnaast kan door de vastlegging van processen de tweede lijn meer systeemgerichte controles bevatten in plaats van de huidige gegevensgerichte controles. Hierdoor verandert de positionering van de controller van naast naar boven het proces, waardoor hij het overall overzicht kan houden op het proces. De aanbevelingen worden onderverdeeld in procesgenerieke en processpecifieke aanbevelingen, ondersteund met de beroepsproducten, bestaande uit processchema’s en een nieuw risicoscoremodel met classificatie.