Samenvatting

Onderzoeksdoel
Op het gebied van kennisdeling is voor Heijmans Woningbouw Oost veel te winnen, het huidige beheersproces van tekortkomingen werkt niet goed. Zo worden er te weinig fouten gemeld en met de gemelde fouten wordt te weinig gedaan om ze in de toekomst te voorkomen. Om grip te krijgen op dit probleem is er gebruik gemaakt van de proces verbeteringstheorie DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve en Control).

Analyse
In het huidige beheersproces van Heijmans dienen afwijkingen genoteerd te worden op afwijkingsrapportage lijsten maar dit gebeurt veel te weinig. Daarnaast moet er officieel binnen twee maanden na het aflopen van een project een projectevaluatie gehouden worden maar deze zijn in het slop geraakt terwijl hier heel veel informatie uit naar voren kan komen. Verder heeft Heijmans een algemeen KAM Management Systeem (KMS), dat het informatiecentrum is waar de benodigde kennis op zou moeten staan. Naast KMS heeft Heijmans Woning Bouw Oost zelf in 2005 een aandachtspunten handboek opgesteld, maar dit aandachtspunten handboek is doodgebloed.

Verbeterd proces
Aan de hand van interviews en literatuurstudie is er een verbeterd beheersproces opgesteld waarin er een mogelijkheid is gecreëerd om te kunnen leren. In het verbeterde beheersproces worden projecten binnen een maand na oplevering geëvalueerd en eventuele punten die hierbij naar voren komen worden opgenomen in de databank die gecreëerd is. Verbeterpunten die tijdens projecten naar voren komen moeten worden genoteerd op de afwijkingsrapportagelijst en afgegeven aan de KAM-coördinator. De punten worden beoordeeld door KAM-coördinator en de uitvoerder nazorg. Bruikbare punten worden verwerkt in de databank door de KAM-coördinator die tevens beheerder is van de databank. De KAM-coördinator koppelt terug aan de melder wat er met het aangegeven punt wordt gedaan en stuurt maandelijks een email met nieuwe punten van de databank rond. De uitvoerder nazorg geeft tijdens de werkvergaderingen een korte presentatie over een onderwerp uit de databank. Alvorens UTA medewerkers beginnen aan hun werkzaamheden wordt de databank geraadpleegd om fouten te voorkomen waardoor er een vicieuze cirkel ontstaat. Met de databank is een platform gecreëerd om informatie te kunnen uitwisselen. De databank opereert naast KMS en is opgebouwd aan de hand van de Stabu bestekshoofdstukken waardoor er gericht gezocht kan worden naar onderwerpen. Om de databank te vullen met problemen is er voor gekozen om twee casus projecten uit te werken in tekeningen en tekst. Verder zijn de onderwerpen vanuit het aandachtspuntenboek (waarnodig verbeterd en aangevuld) verwerkt in de databank. Om de ontwikkelde theorieën in de praktijk te testen is er een testfase van twee weken voor de databank geweest. Het is niet haalbaar om binnen twee weken het verbeterde proces te introduceren en te testen en daarom is dit besproken met het hoofd bedrijfsbureau.

Conclusies
Er kan geconcludeerd worden dat het huidige systeem niet werkt doordat er geen of slechts weinig motivatie was om fouten vast te leggen omdat er te weinig met de ingeleverde afwijkingsrapportage lijsten gebeurt. Het verbeterde systeem is op een aantal cruciale punten gewijzigd ten opzichten van het huidige en houdt zich zelf in stand door een voortdurende terugkoppeling. Met de databank is een platform gecreëerd om informatie te kunnen uitwisselen tussen kennisaanbieder en kennisvrager. Dit systeem zal naar verwachting positieve resultaten opleveren mits er voldoende tijd kan worden ingestoken. Met dit verbeterde proces om kennis over te dragen zullen faalkosten beperkt kunnen worden, al zal het percentage faalkosten enkel en alleen door een verbeterde kennis overdracht nooit tot nul gereduceerd kunnen worden.