Samenvatting

Binnen Visser & Smit Hanab zijn allerlei ontwikkelingen met betrekking tot interne online communicatie gaande. Zo wordt er onder andere geïnvesteerd in de ontwikkeling van een persoonlijk portal. Het is de bedoeling dat vanaf 1 september iedere medewerker zijn werkzaamheden dagelijks begint op dit portal. De doelstelling van de organisatie is om een effectievere aanpak te introduceren waardoor de kwaliteit en de snelheid van het werk wordt verhoogd. Daarom willen zij af van papierwerk en online gaan communiceren. Centraal in dit onderzoek staan de projectmedewerkers (ook wel POW’ers genoemd). Deze groep wordt gezien als de groep medewerkers die de meeste moeite zullen hebben met de ontwikkeling naar een netwerkorganisatie waarin de communicatie veelal online plaatsvindt. Redenen hiervoor zijn dat POW’ers de middelen, kennis en vaardigheden niet hebben om de online informatie te raadplegen. Daarnaast speelt het acceptatieproces binnen de verandering een grote rol. Om effectief te communiceren wil Visser & Smit Hanab een advies over de manier waarop de POW’ers het best bereikt en betrokken kunnen worden via interne online communicatie. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: - Welke interne (online) communicatiestrategie kan ingezet worden om de POW’ers te bereiken en te betrekken bij de organisatie? Om deze hoofdvraag te beantwoorden, zijn deelvragen geformuleerd. De vragen zijn aan de hand van deskresearch, literatuuronderzoek, een bedrijfsanalyse en een concurrentenanalyse beantwoord. Daarnaast is er fieldresearch gedaan aan de hand van kwantitatief en kwalitatief onderzoek. De enquête heeft inzicht gegeven in de houding ten opzicht van de huidige interne communicatie, het gebruikersgedrag en de houding ten opzicht van online communicatie. De wensen en behoeften van interne online communicatie zijn geïnventariseerd en tot slot zijn er diepteinterviews afgenomen om meer inzicht te krijgen. Uit de resultaten van de enquête en interviews blijkt dat de betrokkenheid binnen de organisatie groot is. Opvallend is dat POW’ers over het algemeen meer op de hoogte zijn van wat er speelt op de eigen projecten en niet of nauwelijks weten wat er op andere projecten of op het Centraal Hoofdkantoor speelt. Daarnaast is de tevredenheid over de huidige manier van communiceren verdeeld. Een reden hiervoor is dat zij de informatie vaak achteraf of via collega’s horen. Ook geven zij aan dat veel informatie via het intranet wordt gecommuniceerd en voor veel POW’ers is dit geen effectief communicatiemiddel, omdat zij (tijdens hun werkzaamheden) niet over de middelen beschikken om deze informatie te raadplegen. Verder blijkt dat niet alle informatie via online middelen gecommuniceerd kan worden. Persoonlijke of zeer belangrijke informatie ontvangen POW’ers liever via de post. Over het algemeen zijn de POW’ers niet bekend met de mogelijkheden van interne social media. Wel maakt een groot deel van de ondervraagden privé gebruik van social media. Tot slot blijkt dat de POW’ers open staan voor online communicatie via het persoonlijke portal, mits zij hulp en uitleg krijgen over het gebruik ervan. Aan de hand van deze conclusies zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd; - Informeer tijdig; - Zorg voor actieve betrokkenheid; - Zorg voor een eenvoudig, toegankelijk portal; - Maak gebruik van interne social media; - Zorg voor hulp en uitleg; - Stel zakelijke devices beschikbaar; - Combineer offline en online communicatie. Het is van belang de POW’ers tijdig van informatie te voorzien en open te communiceren. Luisteren naar de wensen en behoeften op het gebied van interne online communicatie, regelmatig in gesprek gaan met de POW’ers en deze groep actief betrekken bij veranderingen zal leiden tot meer betrokkenheid. Het is ook aan te bevelen een eenvoudig, toegankelijk portal te creëren. Laagdrempelig en gebruiksvriendelijk. Uit onderzoek is gebleken dat POW’ers afhaken wanneer het te ingewikkeld is. Verder is het noodzakelijk te zorgen voor hulp en uitleg. Uit de literatuur is gebleken dat de populariteit van visuele communicatie toeneemt en dat de combinatie van beeld, tekst en geluid zorgt voor maximale kennisoverdracht. Om in te spelen op deze ontwikkeling is er een videobrochure ontwikkeld waarmee de POW’ers niet alleen op de hoogte gebracht worden van het online portal, maar ook enthousiast worden om de overstap te maken van het ene medium naar het andere. Hierdoor wordt het offline communicatiemiddel gecombineerd met het online middel. Om deze aanbeveling te ondersteunen, zijn er twee demo’s gemaakt. Het advies is om op korte termijn een definitieve versie van de demo te maken en in te zetten. Een ander belangrijk punt is het integreren van social media in het portal zoals Yammer en Lync. Introduceer ambassadeurs om deze social media kanalen onder de aandacht te brengen en om hulp en uitleg te bieden. Organiseer interactieve workshops om de werking en functie van het portal en de social media kanalen onder de aandacht te brengen. Dit alles verhoogt de betrokkenheid. Om de medewerkers te bereiken door middel van online communicatie, is het belangrijk dat zij de zakelijke middelen hebben om de informatie tot zich te nemen. Geadviseerd wordt om iedere ploeg van een tablet te voorzien. Het beschikbaar stellen van tablets is een pre.