Samenvatting

Het adviesrapport dat u voor u heeft, gaat over: 'Hoe verloopt het organisatieproces van een zakelijk evenement bij FeestProducties en hoe kan dit proces perfectioneren, met als doel om meer opdrachten binnen te halen?' Omdat de afdeling FeestProducties veel veranderingen heeft ondergaan, en veel aanvragen, na het opsturen van de offerte, niet werden bevestigd, kwam de afdeling met een vraag. Hieruit kunnen we de volgende probleemstelling definiëren: 'Waarom halen we te weinig nieuwe opdrachten binnen?' Aan de hand van deze probleemstelling kunnen we een adviesvraag opstellen: 'Hoe verloopt het organisatieproces van een zakelijk evenement bij FeestProducties en hoe kan dit proces worden geperfectioneerd?' Eerst wordt het organisatieproces van een zakelijk evenement besproken aan de hand van literatuur en internetgegevens, en dit wordt vervolgens vergeleken met de praktijk. Wanneer alle processen zijn besproken, kan er antwoord worden gegeven op de adviesvraag, door middel van diverse adviezen. En die adviezen vormen de conclusie op de probleemstelling. Dit heeft als uiteindelijke doel om de afdeling FeestProducties te versterken en meer opdrachten binnen te halen. Hoofdstuk 1 'Opstart en voorbereiding' geeft een korte inleiding van een evenement en het organisatieteam. Hierin wordt eerst verteld, vanuit de literatuur, wat de belangrijkste basis is voor een evenement en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Voor een succesvol evenement is het essentieel dat een optimaal functionerend team, efficiënt en doeltreffend te werk gaat. Binnen de zakelijke evenementen zijn er drie rollen die de eventmanager kan vervullen: conceptontwikkeling, accountmanagement en projectmanagement. Wat zijn de belangrijkste eigenschappen van de 3 rollen binnen eventmanager? Aan de hand van de literatuurgegevens ga ik beschrijven hoe het organisatieteam van FeestProducties eruit ziet in vergelijking met wat de literatuur hierover zegt. Hierin geef ik weer welke veranderingen de afdeling FeestProducties heeft ondergaan en wie welke taken uitvoert. Vervolgens geef ik een beeld weer van wat de kwaliteiten van de medewerkers binnen FeestProducties zijn en hoe zij samenwerken. Als je dit vergelijkt met wat de theorie zegt en wat observatie en gesprekken van het team laten zien, moet hier nog hard aan gewerkt worden. Mensen moeten binnen FeestProducties beter worden opgeleid, zowel theoretisch als praktisch. Ook een duidelijke structuur binnen het organisatieteam en meer steun en feedback vanuit de directie kan een goede boost geven aan het organisatieteam van FeestProducties. In hoofdstuk 2 'Aftrap en inleiding' wordt beschreven hoe je begint aan een opdracht. Wat moet er allemaal met de klant besproken worden en waar moet je op letten voor je aan de slag gaat? Wanneer je bent begonnen met de aftrap is het ook heel belangrijk om een goede inleiding voor het evenement voor ogen te hebben. Het belangrijkst van die inleiding is dan ook de doelstelling en de doelgroep. Een goed verkoopgesprek moet hier duidelijkheid in brengen. Er wordt dieper ingegaan op de invulling en verwerking van de doelstellingen en doelgroep(en). Na een korte beschrijving vanuit de literatuur wordt het verkooptraject vergeleken met hoe het in de praktijk gaat Bij FeestProducties. Hoe gaat FeestProducties te werk tijdens de aftrap en inleiding van een aanvraag. Hierin wordt onder andere welke strategie er wordt gebruikt bij een verkoopgesprek, de keuze van een locatie, thema en entertainment. Ook het budget en de onderhandelingsmethodes worden zowel vanuit de literatuur als vanuit de praktijk besproken. Het is namelijk een lastige taak om een evenement te begroten. Er is geen standaard manier om een evenement te begroten, maar er zijn wel verschillende uitgangspunten die je als basis kunt nemen. De vergelijken tussen de theorie en de praktijk laat onder andere zien dat er nog sturing moet worden gegeven wat betreft het verkoopgesprek, het creëren van overzicht, de voorbereiding van een aanvraag, het onderhandelingsproces en het 'out of the box' denken.Hoofdstuk 3 'Het creatieve concept' gaat om de manier waarop je een klant kan overtuigen van jou idee. Men spreek in dit hoofdstuk dan ook over beleveniscommunicatie. Het creatieve concept en de invulling van het programma vormen samen de offerte. Een offerte voor een evenement is meer dan een uitgebreide prijsopgave en leveringscondities. Je verkoopt geen tastbaar product, maar een sfeer, een beleving, een dienst. Wat is er belangrijk bij het ontwikkelen van het creatieve product? Waar let je op en hoe laat je een beleving overkomen op papier? Een uitgebreid overzicht laat zien hoe FeestProducties hun offertes opbouwen en wat zij belangrijk vinden. En wat gebeurd er wanneer de offerte uiteindelijk verstuurd is? Ook hier wordt de praktijk vergeleken met wat er in de boeken wordt verteld. Hiermee wordt duidelijk dat er een betere manier mogelijk is om met nieuwe aanvragen om te gaan en sneller te handelen. Hoe offertes nog meer beleving kan geven en wat handig is om te weten voor je de offerte definitief verstuurd!In het laatste Hoofdstuk 4 'Van definitieve invulling tot evaluatie' wordt beschreven wat er gaat gebeuren wanneer de offerte is goed gekeurd. 10 % van de tijd zit hem in het maken van het concept, wat betekend dat 90 % wordt besteed aan de definitieve invulling van het evenement. Ondanks je in dit geval de opdracht eigenlijk al binnen hebt, kunnen ook in deze fase nog belangrijke go- en no go-momenten voorkomen op basis van kritische succesfactoren. En ook om de klant vast te kunnen houden voor een volgende keer en door goede referenties nieuwe klanten kunnen bereiken, is deze fase net zo belangrijk wanneer je kijkt naar de probleemstelling. Een duidelijke checklist, een goed lopend draaiboek, een gesmeerde op- en afbouw en een, voor de klant, vlekkeloze uitvoering is hierbij cruciaal. Ook de evaluatie is van uiterst belang. Vaak wordt de fout gemaakt dat het evenement, na de afwikkeling, erop zit. Niets is minder waar. Middels de evaluatie wordt immers het succes bepaald, tevens wordt er met een goede evaluatie een startpunt vastgelegd voor een volgend evenement. Ook hier weer wordt een beeld gegeven van hoe FeestProducties om gaat met deze voorbereidende zaken met betrekking tot het evenement en de afwikkeling en evaluatie. Wanneer je de theorie naast de praktijk legt zie je dat FeestProducties hier belangrijke kansen laat liggen op het gebied van evaluatie, overzicht en communicatie.