Samenvatting

Iwell levert batterij hardware en softwareservices om energiestromen te optimaliseren. Door de aanzienlijke groei van het bedrijf en de wens om te internationaliseren is de behoefte naar een intern informatiesysteem gegroeid. Om in deze behoefte te voorzien is een ERP-systeem genaamd Netsuite aangeschaft. Dit systeem is al geïmplementeerd binnen de afdeling Finance, waarmee de boekhouding van het bedrijf gedaan kan worden. De volgende stap is de implementatie van Netsuite voor afdeling Services, waarin informatie uit het huidige assetmanagementsysteem, wensen van medewerkers van afdeling Services en eisen vanuit wet- en regelgevingen meegenomen worden.
Afdeling Services gebruikt op dit moment Monday voor de planning van storingen en onderhoud, de vastlegging van onderdelen van batterijsystemen en de rapportage van verholpen storingen en uitgevoerd onderhoud. Het systeem is echter niet langer passend bij de omvang van het bedrijf. Daardoor is er beperkte essentiële informatie over de batterijsystemen en de diensten binnen Afdeling Services beschikbaar, wat de werkzaamheden belemmerd.

Voor de implementatie van Netsuite is de huidige situatie onderzocht. Eén van de vijf Assetmanagementborden is gebruikt voor het maken van de concept Assetkaart. De kolomnamen en definities in alle vijf Assetmanagementborden in Monday zijn geïnventariseerd en vergeleken om te bepalen welke parameters in Netsuite moeten worden opgenomen.

Uit diverse interviews is gebleken dat de medewerkers van afdeling Services wensen hebben over het gebruik van Netsuite en de informatie waarin Netsuite moet gaan voorzien. Deze wensen zijn geïnventariseerd en verwerkt om de werkzaamheden te bevorderen. Er is onderzocht welke wensen de medewerkers van afdeling Services hebben voor de bevordering van de werkzaamheden en welke wensen daarvan in Netsuite opgenomen moeten worden.

Het bedrijf heeft te maken gekregen met veranderende wet- en regelgevingen waar zij aan moet voldoen. Dit project gaat in op de volgende wet- en regelgevingen: de Publicatiereeks Gevaarlijke Stoffen 37-1, de EU Battery Directive, de EU Battery Regulation en de Corporate Sustainability Reporting Directive. In deze wetgevingen staan een aantal maatregelen met betrekking tot de informatievoorziening, veiligheid, traceerbaarheid, recyclebaarheid en ecologische impact van batterijen. De Corporate Sustainability Reporting Directive beschrijft de verplichte duurzaamheidsrapportage voor bedrijven. Wanneer er niet aan deze wet- en regelgevingen wordt voldaan, kan dit leiden tot juridische en financiële risico’s zoals boetes of reputatieschade. Er is onderzocht welke maatregelen en eisen in deze wetgevingen staan en welke eisen daarvan in Netsuite opgenomen moeten worden.
Aan de hand van de analyse van het bedrijf en bovenstaande aanleidingen van het project is de volgende hoofdvraag geformuleerd: ‘Hoe kan de Afdeling Services met behulp van Netsuite de informatievoorziening over de productlevenscyclus van de bestaande batterijsystemen verbeteren, om aan de wet- en regelgevingen te voldoen en de werkzaamheden te bevorderen?’

Om de wet- en regelgevingen begrijpbaarder te maken is een analyse van de wet- en regelgevingen gemaakt. Deze analyse is een belangrijk aspect binnen dit project. Het bedrijf hecht veel waarde aan vereisten die vanuit wet- en regelgevingen aan het bedrijf worden gesteld. Voor de implementatie van deze wet- en regelgevingen is een tijdlijn opgesteld.

Voor het beantwoorden van de hoofdvraag zijn de titels van de kolommen uit de Assetmanagementborden in Monday, de wensen van de medewerkers van afdeling Services verkregen uit interviews en de eisen uit de wet- en regelgevingen gecategoriseerd en gecombineerd in twee producten. De twee producten zijn het Programma van Eisen en de Lijst met parameters. In het Programma van Eisen worden eisen gesteld aan het gebruik van Netsuite en in de lijst met parameters worden parameters weergegeven die de informatievoorziening over de productlevenscyclus van de bestaande batterijsystemen kunnen bevorderen. Binnen deze twee producten heeft een toetsing (GAP-analyse) plaatsgevonden, die de inhoud van de Lijst met parameters en het Programma van Eisen waar Netsuite nog niet aan voldoet, in kaart heeft gebracht. De GAP kan overbrugd worden door de inhoud van de twee producten waar Netsuite nog niet aan voldoet te implementeren in Netsuite.

In verband met een uitgestelde implementatie van Netsuite, is de oplossing van het vraagstuk gebleven bij gedetailleerde producten waar het bedrijf bij start van de implementatie van Netsuite en de implementatie van wet- en regelgevingen mee verder kan.

De effecten van de implementatie van de wet- en regelgevingen zijn de verbetering van de duurzaamheid, de naleving van wet- en regelgevingen, een verbetering van de veiligheid, het ontstaan van innovatiemogelijkheden en het vergroten van het concurrentievoordeel.

De effecten van verbetering van de informatievoorziening met behulp van Netsuite zijn tijdsbesparing, het bieden van inzicht, internationalisering, een verbetering van de operationele efficiëntie en het contact met leveranciers en een verhoging van de klanttevredenheid.

Er wordt geadviseerd om ISO 14001 te implementeren en zo snel mogelijk te beginnen met het verzamelen van de informatie voor de invulling van de parameters die in 2027 naar voren moet komen in het Battery Passport, beschreven in de EU Battery Regulation. Daarnaast zijn een aantal andere adviezen gegeven met betrekking tot andere wet- en regelgevingen en de dubbele materialiteitsanalyse beschreven in de Corporate Sustainability Reporting Directive.

Nadat deze informatie verzameld is, kan er antwoord gegeven worden op de hoofdvraag.
Afdeling Services kan met behulp van Netsuite de informatievoorziening over de productlevenscyclus van de bestaande batterijsystemen verbeteren door de Lijst met Parameters en het Programma van Eisen te gebruiken tijdens de implementatie van Netsuite. De twee producten zijn handvaten om de eisen uit de wet- en regelgevingen en de wensen van de medewerkers van Afdeling Services in Netsuite terug te laten komen. Zo kan er worden voldaan aan de wet- en regelgevingen en de werkzaamheden van de medewerkers van afdeling Services kan worden bevorderd.

Uit de interviews met de sleutelfiguren binnen Afdeling Services en de analyse van de wetgevingen is input gekomen voor het ontwerp van de ‘Assetkaart’ in Netsuite.