Samenvatting

De firma HvH is opgericht in 1995 door de huidige directie. De vestiging is centraal gelegen en van hieruit coördineren ze projecten door heel Nederland. Sporadisch worden er ook projecten uitgevoerd in België. De activiteiten van HvH bestaan voornamelijk uit het uitoefenen van een montage bedrijf, waaronder de montage en demontage van totale dak- en wandbeplating.

Teneinde meer grip op de winst per project te hebben en de projectleiders af te kunnen rekenen op de winstrealisatie per project dient een betrouwbare financiële registratie per project aanwezig te zijn. Op dit moment is dit niet het geval.

Een dergelijke betrouwbare financiële registratie per project komt tot uiting in een projectadministratie.

De probleemstelling luidt dan ook: Op welke wijze dient HvH de administratieve organisatie in te richten om tot een betrouwbare financiële registratie per project te komen?

Daarnaast kan de accountant pas tot een goedkeurende controleverklaring komen als sprake is van een adequate Administratieve Organisatie en Interne Beheersing. Een betrouwbare financiële registratie van projecten speelt hierbij een essentiële rol.
Bottleneck 1: Functiescheidingen
Er is geen functiescheiding tussen de inkoop van goederen ten behoeve van de projecten en de verkoop. Beide functies worden uitgevoerd door de calculator.

Er is geen functiescheiding tussen het doorgeven van mutaties aan het salarisbureau en de verrichting van betalingen van de salarissen.

Er is geen functiescheiding tussen degene die calculeert (BB) en degene die nacalculatie uitvoert.

Er is geen functiescheiding tussen degene die calculeert (BB) en degene die aangeeft dat de verkoopfactuur mag worden verstuurd.

Het risico dat wordt gelopen is dat er misbruik wordt gemaakt van een bepaalde functie. Als deze ongewenste functiecombinaties blijven bestaan worden er geen tegengestelde belangen gecreëerd. Hiermee vergroot je bijvoorbeeld de kans op fraude.

Aanbeveling
Het is mijn aanbeveling dat, met betrekking tot functiescheidingen, in ieder geval de functies van inkoper en verkoper worden gescheiden. Dit geldt ook voor de administratieve functie en de betaalfunctie.