Samenvatting

Probleem: Er zijn organisaties die voorzien dat e-mail problematisch wordt. Deze organisaties zeggen te worden geconfronteerd met een zogenaamde informatie-explosie. Ook zijn er organisaties die bezig zijn met het ontwikkelen van alternatieven om de informatie-explosie het hoofd te bieden. Een consultant van Logica vroeg zich af of e-mail in de toekomst vervangen zou worden. Wanneer dit het geval is, wil Logica graag weten of er mogelijk een kans voor Logica ligt.
Vele organisaties nemen een opmars waar wat betreft het gebruik van social media. Er zijn organisaties die initiatieven hebben om communicatie en kennisdeling te verbeteren. Om dit te realiseren zijn er platforms ontwikkeld die dit mogelijk maken. Uit het gebruik van deze platforms zou blijken dat de inzet van de tools de hoeveelheid e-mailberichten met 10 tot 20 procent verminderen. Door bovenstaande ontwikkelingen, is het voor Logica interessant om onderzoek uit te voeren naar de alternatieven voor e-mail. Hoofdvraag: “Wat zijn alternatieven voor e-mail nu en in de toekomst en hoe kunnen deze worden ingezet?” Dit is de hoofdonderzoeksvraag om een beter inzicht te krijgen in de alternatieven voor e-mail. Deze hoofdvraag is opgesteld om helderheid te verschaffen in het kader van de hierboven geschetste situatie. Werkwijze: Deze afstudeeropdracht is methodisch aangepakt. Om dit gestructureerd aan te pakken is de opdracht begonnen met een brainstorm over e-mail. Het resultaat was een overzicht met allerlei mogelijke zoektermen. Deze zoektermen vormden de basis voor de literatuurstudie. Tijdens de literatuurstudie is er kennis opgedaan over de aspecten die spelen rondom dit onderwerp. Na deze literatuurstudie zijn er interviews afgenomen met tien medewerkers vanuit de afdeling enterprise content management, omdat de opdracht onder deze afdeling is uitgevoerd. Ook hebben deze mensen feeling met de ontwikkelingen op dit gebied van het ontsluiten van content. Conclusies: Op basis van literatuurstudie en interviews zijn er criteria opgesteld waaraan de alternatieven zijn getoetst. Uit deze evaluatie van alternatieven zijn twee alternatieven gekomen die het meest geschikt zijn. Dit is gebaseerd op een toegekende score. De twee hoogst scorende alternatieven zijn: • Enterprise Social Media; • Face to face overleg. Enterprise social media is een alternatief dat naar voren in gekomen tijdens de literatuurstudie. Face to face overleg is een alternatief dat veel genoemd werd tijdens de gehouden interviews. Beide alternatieven ondersteunen veel van de vooraf gedefinieerde criteria. Zo ondersteunen beide alternatieven de communicatiedoeleinden: • Overleg / discussie; • Documentuitwisseling; • Kennismanagement; • Vastleggen van beslissingen; • Groepen informeren. Verder blijkt uit de evaluatie van de alternatieven dat face to face beter geschikt is voor communicatie waarbij emotie een rol speelt dan enterprise social media. Dit is te verklaren doordat bij emoties persoonlijk contact, waarbij de communicatiepartijen elkaar fysiek kunnen zien, de voorkeur heeft. Enterprise social media is beter geschikt voor communicatie waarbij groepen geïnformeerd dienen te worden dan face to face. Dit is te verklaren doordat face to face contact wel werkt in kleine groepen, maar minder in grote. Wanneer de groepen wat groter worden, kan enterprise social media hier wel in voorzien. Naast deze hoofdconclusie zijn er nog enkele andere bevinden gedaan naar aanleiding van de gehouden interviews. Op basis van deze bevindingen zijn er aanbevelingen geformuleerd. Hieronder zullen enkele aanbevelingen worden toegelicht. Aanbevelingen: De belangrijkste aanbeveling is om e-mail niet op korte termijn al af te schaffen. Een eventueel alternatief moeten een gedragen alternatief zijn. Hiermee wordt bedoeld dat de mensen binnen de organisatie achter de invoering van het alternatief staan. Uit de gehouden interviews kan geconcludeerd dat de geïnterviewden hier nog te onzeker in zijn om te kunnen spreken over een gedragen alternatief. Logica is wel in staat om een veranderingstraject in te gaan. Hierbij zal Logica vanuit de huidige situatie (ist) moeten nadenken over een toekomstige of gewenste situatie (soll). Hierbij moet rekening worden gehouden dat het tijd en energie kost, om de verandering door te voeren. De verandering vereist dus een aanpak met daarin een migratiepad en strategie. De volgende aanbevelingen zijn gedaan die een eerste stap zijn op weg naar een verandertraject: • Zoek het meest geschikte communicatiemiddel • Verbeteren van het Logica intranet o Documentmanagement o Enterprise Social Media o Enterprise search Iedere keer wanneer er nieuwe communicatie wordt opgezet, zal er een keuze moeten worden gemaakt voor het meest geschikte communicatiemiddel. Hiervoor is kennis vereist van de beschikbare communicatiemiddelen en hoe deze ingezet kunnen worden. Het documentmanagement binnen Logica dient verbeterd te worden. Hier mist een eenduidige structuur en er zijn te veel redundante workspaces. Het gebruik van de enterprise social media componenten dient onder de aandacht gebracht te worden. Deze componenten worden nog niet door iedereen even actief gebruikt. Dit terwijl deze middelen juist toegevoegde waarde hebben wanneer zoveel mogelijk mensen de middelen ook daadwerkelijk gebruiken. Enterprise search moet verbeterd worden, omdat de helft van de geïnterviewden heeft aangegeven dat de zoekresultaten vaak niet de belangrijke en relevante pagina‟s oplevert. Wanneer enterprise search verbetert is, zullen de zoekresultaten beter aansluiten op de zoekvraag en de zoektermen.