Samenvatting

IDTV is een televisieproductiemaatschappij gevestigd in Amsterdam. De organisatie heeft opgemerkt dat de mogelijkheden van interne communicatie niet optimaal worden benut. IDTV bestaat uit vier uitvoerende afdelingen die momenteel weinig tot niet met elkaar communiceren. Werknemers delen geen kennis met collega’s van andere afdelingen, waardoor de disciplines niet op elkaar zijn afgestemd. Er heerst nu een cultuur binnen IDTV waar veel disciplines niet weten wat andere afdelingen produceren. Tevens weten medewerkers hierdoor ook niet goed wat er speelt binnen het bedrijf. De doelen die de directie stelt aan de toekomstige interne communicatie zijn: het delen van kennis tussen personeelsleden, samenwerkingen tussen afdelingen, het op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden, weten wat er speelt binnen het bedrijf en deze kennis ook delen met (potentiële) opdrachtgevers. Om deze doelen te bereiken heeft IDTV aangegeven graag een onderzoek naar de interne communicatie te willen. De hoofdvraag die dit onderzoek moet beantwoorden, luidt: 'Hoe verloopt het huidige interne communicatieproces en hoe kan het geheel van interne communicatie, binnen en tussen afdelingen van IDTV, effectiever en efficiënter worden ingezet?' Om deze hoofdvraag te kunnen beantwoorden, dienden er eerst een aantal deelvragen te worden beantwoord: Hoe verlopen de huidige informatie- en communicatiestromen binnen IDTV? Wat zijn de sterktes en zwaktes van de huidige interne communicatiestructuur? Wat willen de medewerkers bereiken met de toekomstige interne communicatie? Welke wensen en informatiebehoeften heersen er onder de medewerkers betreffende de interne communicatie? Welke strategie moet IDTV hanteren voor de gewenste interne communicatie? Deze deelvragen konden worden beantwoord door het uitvoeren van een literatuuronderzoek, deskresearch, oriënterende gesprekken met het management en door het uitzetten van een online enquête onder alle medewerkers van IDTV. Uit het deskresearch en de oriënterende gesprekken bleek dat IDTV hun medewerkers informeert door middel van het intranet, de e-mail en het management- en werkoverleg. Deze middelen zijn weinig interactief en ambitieus. Er wordt tot op heden voornamelijk top-down gecommuniceerd. Ook blijkt uit de gesprekken dat de informatie niet gedeeld wordt en vaak tussen de personeelsleden blijft die bij het overleg aanwezig waren. De respondenten uit de interne medewerkersenquête beamen bovenstaande bevindingen. Ook zij geven aan het gevoel te hebben dat er vier losse producenten in één bedrijf werkzaam zijn. Hun doel is dan ook het samenbrengen van afdelingen om zo een eenheid te vormen. Ook zeggen zij graag kennis te willen nemen van de werkzaamheden van collega’s buiten de eigen afdeling en collega’s face-to-face te willen leren kennen. Uit deze resultaten zijn een aantal conclusies getrokken. Ten eerste heerst er een eilandcultuur binnen het bedrijf. Medewerkers zijn niet op de hoogte van elkaars werkzaamheden en informatie wordt niet verspreid onder alle personeelsleden. Ten tweede is er een underload van kennis over beleids- en beheerinformatie onder de werknemers van IDTV. Respondenten hebben behoefte aan meer informatie, vooral over de beleids- en beheerinformatie bestaat onduidelijkheid. Medewerkers weten niet welke koers het bedrijf vaart en zij blijven met vragen zitten over de werkzaamheden van collega’s. Ten derde vindt er weinig bottom-up communicatie plaats binnen de organisatie. De communicatiemiddelen en -kanalen die nu worden ingezet zijn vooral informatief van aard. Tot slot is er onder de respondenten de behoefte aan face-to-face contact tussen collega’s van andere afdelingen. Medewerkers zien elkaar nu vrijwel niet in het echt, omdat er vooral digitaal intern met elkaar wordt gecommuniceerd. Uit deze conclusies zijn een aantal aanbevelingen geformuleerd. Allereerst het beter informeren van de medewerkers. Maak van het intranet een centraal informatief punt waar personeelsleden alle benodigde informatie op kunnen vinden, zowel sociale en taakinformatie als beleids- en beheerinformatie. Ook dient persoonlijke communicatie gestimuleerd te worden. Organiseer samenkomsten zoals viewings en personeelsbijeenkomsten. Medewerkers zien elkaar in het echt waardoor grenzen tussen de afdelingen worden vervaagd en er ontstaat face-to-face interactie, ook tussen collega’s van verschillende afdelingen. Tot slot moet er aandacht worden besteed aan bottom-up communicatie door lunch- of ontbijtbijeenkomsten en brainstormsessies te organiseren en een ideeënbus op het intranet te plaatsen. Medewerkers krijgen op deze manier een stem en kunnen zich uiten. Tevens verhoogt dit de betrokkenheid van de personeelsleden bij IDTV.