Samenvatting

Aanleiding Verslavingszorg Noord-Nederland (VNN) heeft een procedure ontwikkeld genaamd 'Rapporteren in het EPD' (VNN, 2014). Deze procedure beschrijft het belang van voortgangsrapportages, aandachtspunten bij het rapporteren van de voortgang in de behandeling en een format ten behoeve van een kwalitatieve en volledige voortgangsrapportage (VNN, 2014). Het doel van het format is volgens VNN (2014) om structuur aan te brengen in de inhoud van de voortgangsrapportages. VNN geeft aan graag te willen weten op welke wijze de procedure wordt gehanteerd en wat de ervaringen van de zorgverleners zijn met de deze procedure. Daarom is er praktijkonderzoek verricht door twee studenten in het kader van de opleiding verpleegkunde aan de Hanzehogeschool te Groningen.
Vraagstelling Wat zijn de meningen en ervaringen van de medewerkers van het FACT-team Groningen, werkzaam bij VNN, met betrekking tot de in 2014 geïmplementeerde procedure ‘Rapporteren in het EPD’ (VNN, 2014) ten behoeve van de voortgangsrapportage?
Doelstelling Met het beantwoorden van de vraagstelling is inzicht gecreëerd bij VNN in de wijze van toepassen en de ervaringen en meningen van het FACT-team van VNN Groningen, met betrekking tot de hantering van de procedure 'Rapporteren in het EPD' op het gebied van de voortgangsrapportages.
Theoretische achtergrond Obioma (2017), Blair en Smith (2012) en Lockwood (2017) hebben aangetoond dat het van belang is dat zorgverleners de voortgang van de behandeling rapporteren volgens richtlijnen. Zij beweren ook dat een kader ondersteunend kan werken voor zorgverleners, met daarbij de toevoeging dat een kader ook juist verwarrend en tijdrovend kan zijn. De Groot, Paans, De Veer en Francke (2017) ondersteunen het belang van een effectieve voortgangsrapportage, maar concluderen ook dat er nog factoren zijn die dit in de weg staan.
Methode Om de vraagstelling te beantwoorden is een kwalitatief onderzoek uitgevoerd binnen een FACT-team van VNN te Groningen. Daarbij zijn meerdere onderzoeksmethoden gecombineerd: een literatuuronderzoek, een documentenanalyse van de voortgangsrapportages met een focusgroep. De uitkomsten van de documentenanalyse, in samenhang met de resultaten uit het literatuuronderzoek vormen de basis voor de gespreksonderwerpen die aan bod zijn gekomen bij de focusgroep.
Resultaten De resultaten van dit onderzoek tonen aan dat het format in geen van de voortgangsrapportages in zijn geheel wordt gevolgd. Na een focusgroep met zes deelnemers bleek dat de aanwezige deelnemers geen van allen bekend zijn met de procedure 'Rapporteren in het EPD' (VNN, 2014). Het format om de voortgangrapportage te structureren, een onderdeel van de procedure, is wel bekend bij de deelnemers. De deelnemers geven aan dat zij dit format als te uitgebreid ervaren en deze niet toepasbaar vinden in de langdurige zorg en noemen zij dat deze concreter kan worden geformuleerd. Alle aanwezige deelnemers gaven aan dat rapporteren in de cliënttijd een probleem is/geen optie is, omdat dit ten koste gaat van het contact. Bovendien noemen zij een gebrek aan tijd als belemmerende factor. Drie van de zes aanwezigen noemen dat zij minder waarde te hechten aan een voor de cliënt begrijpelijke rapportage.
Conclusie De meningen en ervaringen van de medewerkers en de documentenanalyse bevestigen dat de procedure ‘Rapporteren in het EPD’ (VNN, 2014) beperkt gehanteerd wordt. Twee factoren werden gedefinieerd na literatuuronderzoek als belemmerend. De factoren tijd en kennistekort bleken na een focusgroep een rol te spelen bij de deelnemers. Uit de uitkomsten van de drie onderzoekmethoden komt naar voren dat zorgverleners in het algemeen het belang van rapporteren onderstrepen, maar het format zelf niet zozeer als ondersteunend ervaren.
Aanbevelingen De studentonderzoekers doen de aanbeveling aan VNN om dit onderzoek breder uit te voeren onder een grotere groep medewerkers om zo sterker onderbouwde resultaten te verkrijgen. De studentonderzoekers adviseren tevens aan VNN om extra aandacht te besteden aan kennisoverdracht ten aanzien van de procedure ‘Rapporteren in het EPD’ (VNN, 2014). Zorgverleners dienen goed op de hoogte te zijn van het nut en doel van de voortgangsrapportage waardoor het belang voor zowel de organisatie, medewerkers als cliënten vergroot. Ook bevelen de studentonderzoekers aan dat VNN de procedure aanpast, en zich erop oriënteren om de procedure toe te spitsen op de afdeling.