Samenvatting

Voor de rapportages aan DNB maakt FMO gebruik van een extern aangeschaft rapportagepakket. Het rapportagepakket wordt gevoed met gegevens uit de drie bronsystemen van FMO: ACBS, CODA en FinanceKit. Doelstelling van dit onderzoek is de ontwikkeling van een raamwerk voor de functionele beschrijving van het rapportageproces aan DNB en het verstrekken van adviezen aangaande wijzigingsprocedures en de inbedding van de functionele beschrijving in de organisatie. In het eerste gedeelte van dit rapport zijn de gebruikte onderzoeksmethoden uiteengezet. De literatuurstudie heeft zich voornamelijk gericht op het vinden van een geschikt model om het raamwerk voor de functionele beschrijving op te zetten. Verder is er nog enige research gedaan op het gebied van interviews, interne documentatie en kennismanagement, aangaande de inbedding van de beschrijving in de organisatie.
In het tweede gedeelte van het rapport is een beeld geschetst van de huidige situatie met betrekking tot de verwerking van gegevens uit de drie bronsystemen tot aan de rapportages aan DNB. Om te beginnen is de rol van de drie bronsystemen in het rapportageproces toegelicht. Vervolgens is kort ingegaan op de werking van de interface tussen de bronsystemen en het rapportagepakket, de werking van het rapportagepakket en is aandacht besteedt aan de op te leveren rapportages. Tevens is aandacht besteedt aan de aanwezige documentatie en hoe deze is ingebed in de organisatie, de procedures in geval van wijzigingen en de knelpunten in de huidige situatie. Er kan worden geconcludeerd dat een aantal punten zeker voor verbetering vatbaar zijn. Zo is de functionele kennis over het rapportageproces wel aanwezig in de organisatie, maar is deze kennis niet vastgelegd. Tevens zijn voor afwijkende situaties geen procedures beschikbaar, met als gevolg dat het rapportageproces niet efficiënt verloopt.
In het derde gedeelte is een gewenste situatie beschreven, waarin voor de knelpunten van de huidige situatie passende oplossingen zijn gegeven. Allereerst zijn de gebruikers geïdentificeerd en is hun rol in het rapportageproces uitgelegd. De behoeftes van de gebruikers zijn in dit geheel belangrijk, omdat zij met mogelijke veranderingen geconfronteerd zullen worden. Vervolgens is de gebruikte methodiek toegelicht en gemotiveerd. Daarna komt de functionele beschrijving van de interface aan bod en wordt de gewenste situatie om de beschrijving vast te leggen en in te bedden in de organisatie besproken. Tenslotte zijn de gewenste procedures naar aanleiding van wijzigingen in de interface gegeven. Op basis van de bevindingen in de gewenste situatie zijn wederom enkele deelconclusies te trekken. Om te beginnen is, mede op basis van de vastgestelde behoeftes van de gebruikers, een passende invulling gegeven aan de functionele beschrijving. De functionele beschrijving zal in de vorm van een Worddocument beschikbaar worden gesteld aan de diverse gebruikers. Wanneer de technische beschrijving ook beschikbaar is, zullen de mogelijkheden voor inbedding toenemen. Verder zijn adviezen gegeven om in geval van wijzigingen met invloed op het rapportageproces, maatregelen te nemen om het rapportageproces zo min mogelijk te verstoren.
Geconcludeerd kan worden dat de doelstelling is bereikt. Het is gelukt om een raamwerk op te zetten voor de functionele beschrijving. Door de methode van Van Kessel en Houwert op een eigen wijze toe te passen en de balans als uitgangspunt te nemen, heeft dit in een begrijpelijk en toegankelijk sjabloon geresulteerd. Het sjabloon is tevens eenvoudig onderhoudbaar, de inhoud kan naar believen worden uitgebreid met extra onderdelen en/of elementen. De volledigheid en juistheid van de functionele beschrijving zijn gewaarborgd. Verder zijn op het gebied van wijzigingsprocedures en de inbedding van de functionele beschrijving in de organisatie concrete adviezen verstrekt.