Samenvatting

PWN Waterleidingbedrijf Noord-Holland gaat het personeelsbestand centraliseren naar één locatie. Om efficiënt gebruik van de ruimte mogelijk te maken wordt Het Nieuwe Werken ingevoerd. Medio 2014 wordt het nieuwe concept geïmplementeerd. Het Nieuwe Werken zorgt voor een complexere werkomgeving. Als de facilitaire organisatie wil blijven aansluiten aan de omgeving dan moet zij mee veranderen. Wat deze verandering inhoudt voor de facilitaire organisatie is in deze rapportage onderzocht.

Onderzoeksvraag:
"Op welke wijze kan de facilitaire organisatie worden gepositioneerd waardoor het zo goed mogelijk aansluit op de omschakeling naar het HNW?"

Allereerst is een analyse gemaakt van de huidige situatie om het verbeterpotentieel te ontdekken. Met behulp van het FME-model is geconcludeerd dat de FO een introspectieve organisatie is, sterk naar binnen gericht. Het verbeterpotentieel met de meeste groeipotentie heeft betrekking op drie van de zeven deelgebieden uit FME-Model, deze zijn: klanten, processen en leveranciers. Deze aandachtspunten krijgen prioriteit om te groeien naar een extroverte facilitaire organisatie.

Wat betekent het nieuwe werken voor de dienstverlening? Het Nieuwe Werken biedt medewerkers de gelegenheid tot plaats -en tijd onafhankelijk werken. Ook wel 'activiteitgerelateerd werken' genoemd. Dit houdt in dat medewerkers hun werkzaamheden niet meer standaard op dezelfde tijd of plek verrichten. Hierdoor ontstaat een variatie in de facilitaire behoefte, die daardoor moeilijker te voorspellen is. Naast het beheer van de faciliteiten verschuift de dienstverlening naar het ondersteunen van activiteiten die ook buiten de muren van de organisatie plaatsvinden. De fysieke omgeving transformeert van traditioneel kantoor naar een inspirerende ontmoetingsplaats waar mensen graag zijn en komen. Het serviceniveau van de dienstverlening moet hierop worden afgestemd. Daarnaast moet de samenwerking worden verbeterd, gericht op kennisdeling en vernieuwing.

De conclusie uit het onderzoek is dat een proactieve facilitaire organisatie noodzakelijk is als optimale ondersteuning aan Het Nieuwe Werken. Van 'u vraagt, wij draaien' naar 'u draait, wij vragen'. Een hospitality concept is het facilitaire antwoord om toegevoegde waarde te leveren aan de nieuwe manier van werken. Bovendien sluit hospitality goed aan op de organisatiedoelstelling: het zijn van een aantrekkelijke werkgever. De volgende aanbevelingen zijn nodig om te groeien van een introspectieve facilitaire organisatie naar extroverte facilitaire organisatie die Het Nieuwe Werken zo goed mogelijk ondersteund.
• Klanten: een proactieve en klantgerichte facilitaire organisatie. Het doel van deze klantgerichtheid is om het ad-hoc karakter te voorkomen en de dienstverlening afstemmen aan de behoefte van de afnemer.
• Processen: het monitoren van processen en de output (managementinformatie) optimaal inzetten om de dienstverlening aan af te stemmen op de behoefte vanuit de organisatie.
• Leveranciers: regie ontwikkelen in het leveranciersbeleid, het actief meten en sturen van leveranciers en hun prestaties. Het doel is samenwerking verbeteren en flexibiliteit genereren.
• Toegevoegde waarde: gastvrijheid en een hoger serviceniveau omarmt door Het Nieuwe Werken, maakt het serviceconcept compleet. Een inspirerende ontmoetingsplaats met hospitality als
• katalysator.

Een gastvrije, proactieve en dienstbare facilitaire organisatie, die groeit van kostencentrum naar servicecentrum. De nieuwe positionering van de facilitaire organisatie is een reflectie van de kernwaarde van PWN, het verbind, het is vernieuwend en moet nu alleen nog worden waargemaakt. De totale kostprijs om het project te implementeren is: 118.284,-. Door het centraliseren van de huisvesting is een besparing op kosten realiseerbaar -met aftrek van bovenstaande projectkosten- en tegelijkertijd wordt hoger serviceniveau gecreëerd. Een win-win situatie. Het is besparen op m2 en extra service bieden als ondersteuning aan Het Nieuwe Werken.