Samenvatting

Centraal tijdens dit onderzoek stond de vraag ‘Op welke wijze kan de Best Fresh Group het
huidige factuurafhandelingsproces verbeteren en hoe kan het dit proces vereenvoudigen met
behulp van workflow software?’ Het doel van het onderzoek was het schrijven van een
implementeerbaar adviesrapport ter verbetering van het huidige factuurafhandelingsproces
binnen de Best Fresh Group, waardoor minder fouten gemaakt worden en de doorlooptijd
alsmede de behandelingstijd sterk teruggebracht worden.
Het huidige factuurafhandelingsproces en de knelpunten zijn door bestudering van
vakliteratuur, het observeren van het huidige inkoop- en factuurafhandelingsproces en
interviews met diverse functionarissen binnen de Best Fresh Group in kaart gebracht. De
gevonden knelpunten zijn verdeeld in drie categorieën: organisatorische knelpunten,
knelpunten met betrekking tot de huidige workflow en knelpunten met betrekking tot
maatwerk in Navision. Bijlage:1 bevat een tabel waarin alle knelpunten worden weergegeven,
en tevens een mogelijke oplossing wordt gegeven per knelpunt. Het
factuurafhandelingsproces wordt in dit onderzoek schematisch weergegeven door middel van
activiteitenschema’s. Uit de analyse van diverse tekentechnieken is gebleken dat een
activiteitenschema de nuttigste informatie weergeeft met betrekking tot de problematiek
binnen de Best Fresh Group. Deze techniek biedt, in tegenstelling tot andere tekentechnieken,
inzicht in de doorlooptijd, behandelingstijd en de verantwoordelijke functionaris per activiteit.
Met behulp van vakliteratuur wordt workflow software beschreven, en de mogelijkheden die
workflow software biedt om het factuurafhandelingsproces bij de Best Fresh Group te
vereenvoudigen. Hierdoor worden de knelpunten verholpen die veroorzaakt worden door de
huidige factuurstroom. Uit dit onderzoek blijkt dat het factuurafhandelingsproces digitaliseren
met behulp van workflow software zal leiden tot kostenbesparingen, foutvermindering en een
afname van de doorlooptijd en behandelingstijd. Om de digitalisering van het
factuurafhandelingsproces tot een succes te maken zijn communicatie, en betrokkenheid van
de medewerkers en het management van essentieel belang.
In de beschrijving van het ideale factuurafhandelingsproces worden de oplossingen voor de
knelpunten met betrekking tot de huidige factuurstroom, aangevuld met oplossingen voor de
organisatorische knelpunten en de knelpunten met betrekking tot het maatwerk in Navision.
Oplossingen voor deze knelpunten zijn tot stand gekomen door middel van interviews met
diverse functionarissen binnen de BFG en bestudering van vakliteratuur. Het implementeren
van oplossingen voor de knelpunten zal, in de ideale situatie van het
factuurafhandelingsproces, leiden tot een universeel en gestructureerd proces voor alle
bedrijven binnen de Best Fresh Group, gevestigd in Poeldijk, voor de diverse factuurstromen.
De medewerkers en het management van de Best Fresh Group betrekken bij de implementatie
van de workflow software, en aanpassingen in het inkoop- en factuurafhandelingsproces
communiceren naar alle betrokkenen, zal de kans op een geslaagde implementatie van de workflow software vergroten.