Samenvatting

CollegeBooks bestaat één jaar en de opstartfase is voorbij. Nu is de fase aangebroken om te professionaliseren, waaronder de financiële huishouding. De probleemstelling luidt dan ook: "Op welke manier kan een correcte financiële administratie worden opgezet voor CollegeBooks en op welke manier kan het valutarisico tot een minimum worden beperkt?".

Er zijn twee doelstellingen die met deze scriptie bereikt worden. De eerste doelstelling is het opzetten van een correcte financiële administratie. De tweede doelstelling is het minimaliseren van het valutarisico.

De onderzoeksvragen zijn:
1. Hoe zit de financiële administratie momenteel in elkaar?
a. Op welke punten kan de financiële administratie worden verbeterd?
b. Hoe kan de financiële administratie worden geautomatiseerd?
2. Hoe wordt momenteel omgegaan met het valutarisico?
a. Op welke punten kan het valutarisico worden geminimaliseerd?
b. Hoe kan de minimalisering van het valutarisico worden vertaald in concrete handelingen voor CollegeBooks?

Voor CollegeBooks is het van belang dat dit onderzoek wordt uitgevoerd en de aanbevelingen worden geïmplementeerd om door te kunnen groeien. Als er dagelijks meer en meer orders bijkomen, moeten de processen goed op elkaar zijn afgestemd om aan alle vraag te kunnen voldoen.

In eerste instantie zijn de processen binnen CollegeBooks in kaart gebracht. Hierna zijn er verschillende boekhoudpakketten met elkaar vergeleken, met als doel het best passende pakket te vinden om de financiële administratie te automatiseren. Uiteindelijk is er gekozen voor Exact Online. Exact Online voldoet aan alle eisen die CollegeBooks stelt en heeft zelfs een extra functie die vooraf niet bij de eisen was opgenomen. Deze functie houdt in dat het voor CollegeBooks mogelijk is om alle belangrijke documenten te uploaden naar de server van Exact Online. Op deze manier kan CollegeBooks volledig paperless gaan werken. Tevens is dit ook goed voor het milieu. De aanbeveling is door CollegeBooks overgenomen en inmiddels is Exact Online ook geïmplementeerd.

In eerste instantie was het de bedoeling om de website direct te koppelen aan het boekhoudpakket. Later is hier van afgezien, omdat de orders van alle verschillende kanalen in één bestand worden gezet. Op deze manier kunnen in één keer alle orders (zowel in- als verkooporders) worden geëxporteerd naar Exact Online.

In het tweede gedeelte van deze scriptie is onderzoek gedaan naar de verschillende mogelijkheden om het valutarisico te hedgen. Uit deze mogelijkheden lijkt een combinatie van twee opties het meest passend. Ten eerste kan CollegeBooks op een gunstig moment contant dollars inkopen en hierbij een put-optie afsluiten om waardedaling tegen te gaan. Bij een stijgende koers kan CollegeBooks direct betalen tegen de huidige wisselkoers. Op deze wijze profiteert CollegeBooks van een koersstijging en zal geen extra verliezen te voorduren krijgen bij een koersdaling. Ook deze aanbeveling is overgenomen en inmiddels bij CollegeBooks geïmplementeerd.

Uiteindelijk heeft deze scriptie waardevolle informatie opgeleverd voor CollegeBooks. De backoffice is geprofessionaliseerd, het valutarisico is onder controle en CollegeBooks is klaar voor verdere groei!