Samenvatting

De Doelstelling van het onderzoek
De doelstelling van het onderzoek is om het management van i4talent advies te geven over de behoefte naar informatie die gebruikt wordt in de primaire processen en voor managementinformatie. De ‘problemen’ die hebben geleid tot dit onderzoek:
-Niet kunnen terug vinden van informatie -Niet zeker zijn van de betrouwbaarheid en volledigheid van informatie -Niet overeenkomen van Informatie op de directieserver en in Carerix

De hoofd- en deelvragen van dit onderzoek Naar aanleiding van bovenstaand gegeven is de volgende probleemstelling geformuleerd: “Hoe moet i4talent informatie beheren die in de primaire processen en voor managementinformatie gebruikt wordt, zodat deze betrouwbaar, volledig en terug te vinden is?”.
Op basis van drie theoretische en twee empirische deelvragen is een advies tot stand gekomen. Hieronder de deelvragen:
-Theoretische deelvragen
oWelke rol heeft informatie in processen?
oHoe moet informatie beheerd worden zodat deze vindbaar, betrouwbaar en volledig is?
oWat wordt verstaan onder het begrip managementinformatie? Hoe komt deze tot stand?
-Empirische deelvragen
oWat is de behoefte aan informatie in de primaire processen van i4talent?
oWat is de behoefte aan managementinformatie van i4talent?

De samenvatting van het theoretisch kader Het niet terug kunnen vinden van informatie levert volgens de theorie een informatiebehoefte op. Deze informatie heeft het management van i4talent nodig om de inrichtende, besturende, controlerende en verantwoordende rol van het management te kunnen vervullen. Om deze informatie terug te kunnen vinden is er functioneel beheer nodig. Functioneel beheer richt zich op de taken van de gebruiker om informatie te beheren. Deze beheerstaken richten zich op het verkrijgen, manipuleren, invoeren, transporteren en opslaan van gegevens. Om deze taken vast te leggen is een procesbeschrijving nodig. Wanneer deze taken worden nageleefd is i4talent in staat om de vindbaarheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie te garanderen.

De conclusies van dit onderzoek
Uit het onderzoek naar de informatiebehoefte binnen het primaire proces komen de volgende conclusies naar voren:
1.Onvolledige en deels onjuiste beschrijving van het primaire proces
2.De primaire processen zijn synchroon ingericht aan de hand van Carerix
3.Carerix wordt gebruikt voor alle taken binnen het primaire proces
4.Er is behoefte aan procedures en werkinstructies
5.Er is behoefte aan up-to-date standaardformulieren
6.Carerix wordt niet altijd ingezet voor het primaire proces, niet alle informatie staat in Carerix
7.Er is geen controle op het invoeren van documenten en gegevens.
8.De administratief medewerker is verantwoordelijk voor het beheer van informatie
9.Het dagelijks overleg is belangrijk voor communicatie tussen de afdelingen
10.Er is behoefte aan andere stuurinformatie

Uit het onderzoek naar behoefte aan managementinformatie komen de volgende conclusies naar voren:
1.Alle stuurinformatie is in de vorm van KPI’s.
2.Behoefte aan mappenstructuur op de directieserver
3.De controller produceert de stuurinformatie, gegevens uit Carerix en Exact.

De aanbevelingen voor de directeur van i4talent:
De aanbevelingen naar aanleiding van de hierboven genoemde conclusies:
1.Beschrijven van het primaire proces
2.Vereenvoudigen van informatiebeheer
3.Veranderen controlefunctie van het primair proces
4.Aanstellen van een beheerder van de mappenstructuur op de directieserver
5.Beoordelen of de huidige stuurinformatie voldoet
6.Vaststellen welke informatie nog meer van belang is voor het management

De aanbeveling voor de directeur van i4talent is om de processen opnieuw te beschrijven, in deze proces beschrijving moet het doel van het proces leidend zijn en niet de software Carerix. Gevolgen van een nieuwe procesbeschrijving:
-i4talent minder afhankelijk van Carerix -Positieve invloed op het verkrijgen van een ISO 9001 certificaat -Het onderdeel functiescheiding binnen het primaire proces draagt bij aan de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van informatie.
In de huidige situatie kan en wordt informatie op meerdere locaties opgeslagen. De aanbeveling hiervoor is om het informatiebeheer aan te passen. Het doel hiervan is om de mogelijkheid van het opslaan van informatie terug te brengen naar één locatie. Dit draagt bij aan de betrouwbaarheid van informatie. De administratief medewerker controleert, verwerkt en beheert deze informatie in de huidige situatie. Door de controller verantwoordelijk te maken voor de controlefunctie verbetert i4talent de betrouwbaarheid van informatie.
Mijn advies betreffend managementinformatie is om te beoordelen of de huidige stuurinformatie voldoet, aangezien de directeur alleen gebruik maakt van managementinformatie. Hiernaast raad ik de directeur van i4talent aan om de KPI’s opnieuw te beoordelen en afdelingen uit primaire proces hierbij te betrekken.