Samenvatting

Het huidige facturatieproces van de overige opbrengsten en de knelpunten binnen het proces zijn in kaart gebracht door middel van literatuur rondom procesbeschrijving en door interviews en observaties van de betrokken partijen. Daaruit is gebleken dat facturatieverzoeken worden ingediend in een Excel bestand, waarbij elke BV (32 in totaal) zijn eigen bestand gebruikt. Per BV is een groep medewerkers aanwezig die verzoeken mogen indienen, echter op dit moment is onduidelijk hoeveel invoerders er daadwerkelijk zijn. Invoerders ontvangen weinig ondersteuning, waardoor er onvrede rust onder hen. Daarnaast dienen invoerders regelmatig foutieve facturatieverzoeken in, waardoor deze eerst gecorrigeerd moeten worden. Juiste facturatieverzoeken typt de debiteurenadministratie over in SAP. Door de dubbele handmatige invoer is de kans op menselijke fouten groot. Verwerkte facturatieverzoeken worden genoteerd in de Excel bestanden, waarna men de factuur uitprint. Het is momenteel niet mogelijk om SAP digitaal facturen te laten versturen. Daarnaast vormen de Excel bestanden een aparte administratie. Men moet hierdoor extra tijd spenderen om de bestanden regelmatig te controleren op verschillen en om deze te archiveren.

Door middel van literatuuronderzoek en een bezoek aan Universiteit Leiden zijn oplossingen bedacht voor de knelpunten die zijn geconstateerd binnen het huidige proces. Uit dit onderzoek is gebleken dat Adobe Interactive Form (AIF) de beste optie is vanwege de gebruiksvriendelijkheid. AIF maakt een enkele invoer mogelijk en is zo te programmeren dat een deel van de invoer gekoppeld is aan de stamdata van SAP. De facturatieverzoeken komen direct in SAP terecht, waardoor de debiteurenadministratie de facturatieverzoeken niet meer hoeft over te typen. Zij moeten de facturatieverzoeken alleen controleren op juistheid en een omschrijving toevoegen. Het selecteren en aanmaken van debiteuren blijft centraal geregeld bij de debiteurenadministratie. Door de eenmalige invoer en de koppeling van de invoer met de stamdata van SAP, wordt de kans op menselijke fouten verkleind. Verwerkte facturatieverzoeken blijven aanwezig op de server. Benodigde managementinformatie kan men voortaan direct uit SAP halen.
Uit het onderzoek is ook gebleken dat SAP zo is in te richten, dat deze automatisch en digitaal een factuur verstuurt bij herkenning van een e-mailadres. Men moet echter wel eerst bekijken in hoeverre de debiteuren hiervoor open staan. Tenslotte kan men door middel van een jaarlijkse bijeenkomst de onvrede onder invoerders aanpakken.