Samenvatting

Doel van het onderzoek
De doelstelling van het onderzoek is om een beeld te geven van de wijze waarop de gemeentelijke organisatie van Wassenaar met aanbestedingen om gaat, als basis voor het huidige beleid en het maken van nieuw beleid.
De mate waarin de naleving wordt uitgedrukt gebeurt op twee manieren:
(a) een interne kwantitatieve en kwalitatieve analyse van hoe met inkopen en aanbesteden wordt omgegaan.
(b) een externe analyse van hoe met inkopen en aanbesteden wordt omgegaan.
Het kwalitatieve onderzoek is uitgevoerd bij:
(a) de concerncontroller;
(b) het hoofd beheer openbare ruimte;
(c) het hoofd personeel en organisatie;
(d) het hoofd onderwijs en welzijnszaken;
(e) de inkoopcoördinator van de gemeente Leidschendam-Voorburg;
(f) de voormalige inkoopcoördinator van de gemeente Dordrecht. Het kwantitatieve onderzoek bestaat uit een inkoopscan. Het externe onderzoek bestaat uit een Portfolio en een ABC analyse.

Interpretatie van de onderzoeksresultaten
De uitgangspunten voor het onderzoek zijn beschreven in de bijlagen bij het hoofdrapport. Onderzoek is uitgevoerd en toetsing heeft plaatsgevonden bij ervaringsdeskundigen, juristen, inkopers en aanbesteders.

Resultaten Europese aanbestedingsrichtlijnen
Thans verloopt zowel de facilitaire als de primaire inkoop ongestructureerd. Er zijn wel beleidskaders geformuleerd, maar die moeten uitgewerkt worden en bij de inkopers onder de aandacht worden gebracht. De inkooptaak is verdeeld over veel verschillende medewerkers en afdelingen. Er wordt ingekocht bij zelf geselecteerde leveranciers, zonder consequent gunning en selectiecriteria toe te passen, kennis van inkoop en aanbesteden is onvoldoende, bij de sector ROOW is de meeste kennis en ervaring met aanbesteden, er is onvoldoende cijfermatig inzicht en geen contractbeheer. Het inkoopproces wordt niet door alle inkopers consequent doorlopen. Het ontbreekt aan inkoopbeleid en een plaats van de inkoopcoördinator binnen de organisatie. Deze situatie brengt naast extra inkoopkosten, o.a. te veel facturen, ook risico's van verkeerd aanbesteden met zich mee. In dit rapport is op basis van onderstaande probleemstelling gezocht naar verbeteringen om het vigerende inkoop en Europese aanbestedingsbeleid toegankelijker te maken voor de inkopers.

"Hoe inkoop & aanbestedingsbeleid implementeren in de gemeentelijke organisatie Wassenaar"?

Uit deze onderzoeksresultaten kan worden geconcludeerd dat de gemeente Wassenaar een professionele inkooporganisatie nodig heeft.
Om dit te kunnen realiseren zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd:
- maak een goede vertaalslag van wet en regelgeving en blijf deze communiceren
- breng structuur aan in het inkoopbeleid in een model van gecoördineerde inkooporganisatie;
- aanstellen van inkoopcoördinatie, met als hoofdtaak het bijhouden, vertalen uitleggen van het inkoopbeleid met klantfocus;
- stel een inkoopplan op met jaaractieplannen, afgestemd op het organisatiebeleid;
- werk inkoopprocedures uit samen en beschrijf de administratieve inkooporganisatie;
- beheer contracten, door middel van contractmanagement en vergroot de inkoopcontrole door cijfermatig inzicht;
- pas leveranciersmanagement toe en breidt raamcontracten uit;
- niet alleen de inkopers, maar ook het bestuur en de ambtelijke top, blijven voorlichten en actief betrekken bij inkoop en aanbesteden;
- besteedt samen met P&O, via gericht HRM beleid aandacht aan het wegnemen van weerstand tegen veranderingen;
- vergroot kennis van aanbesteden door gerichte cursussen, thema,-en voorlichtingsbijeenkomsten;
- houdt jurisprudentie van aanbesteden bij en vertaal deze naar de praktijk.