Samenvatting

In het kader van het afstuderen voor de opleiding Business IT & Management aan de Haagse Hogeschool is een onderzoek uitgevoerd bij het team Projecten van de divisie End User Automation van de dienst ICT Uitvoering van het ministerie van Economische Zaken.

Aanleiding voor het onderzoek is onvoldoende sturing en grip op programma’s en projecten binnen dit team, als gevolg van een forse groei in het aantal programma’s en projecten en daarmee ook in het aantal medewerkers. Gevolgen hiervan zijn een te grote span of control voor de teamleider, afnemende sturing en grip op de totale programma- en projectenportefeuille en de uitvoering van programma’s en projecten waardoor een succesvolle programma- en projectafronding steeds meer onder druk komen te staan.
Door het managementteam van de divisie End User Automation is opdracht gegeven om deze problematiek aan te pakken met als gewenste resultaat een aantoonbare grip en sturing op de programma’s en projecten, waardoor binnen de gemaakte afspraken (planning en budget) kan worden geleverd aan de opdrachtgevers (de klant, de business) enerzijds, en kan worden overgedragen aan de beheerorganisatie anderzijds.

De centrale vraagstelling luidde als volgt: ‘Wat zijn de oorzaken van het onvoldoende hebben van sturing en grip op programma’s en projecten in de huidige situatie en welke veranderingen moeten worden doorgevoerd zodat de teamleider Projecten, programmamanagers en projectmanagers van het team Projecten van de divisie End User Automation een betere sturing en grip krijgen op de programma’ en projecten?’.
Om de centrale vraagstelling te kunnen beantwoorden is het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van de methodiek van Nel Verhoeven, de werkcyclus voor praktijkgericht onderzoek.

Samengevat is geconcludeerd dat het onvoldoende hebben van sturing en grip op programma’s en projecten wordt veroorzaakt door:
1. niet of slechts ten dele hanteren en toepassen van programma- en projectmanagement methoden (Prince2, PPM, resourcemanagement;
2. het ontbreken van project portfolio management en resourcemanagement als sturingsmethoden;
3. systemen sluiten onvoldoende aan bij het programma- en projectmatig werken;
4. een veelheid aan te volgen processen, procedures en richtlijnen binnen en over de verschillende divisies heen, die onvoldoende op elkaar zijn afgestemd;
5. Het DICTU belang als geheel staat niet voorop en leidt tot onvoldoende ketensamenwerking;
6. Het ontbreken van een gedegen inwerkprogramma leidt tot onbekendheid met de ‘manier van werken’ binnen DICTU bij projectmanagers en projectleiders;
7. Niet altijd ‘de juiste persoon voor de juiste klus’.

Bij het opstellen van verbetermogelijkheden is er rekening mee gehouden dat het doorvoeren van de benodigde veranderingen tenminste moet leiden tot:
Binnen het team Projecten
• Inzicht in de totale projectenportefeuille van het team Projecten (lopende projecten alsook leads);
• Inzicht in de onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen de verschillende projecten (architectuur, planningen, resultaten etc.);
• Inzicht in de benodigde en beschikbare resources en de knelpunten hier in;
• Programma’s en projecten beter scoren op de Kritieke Prestatie Indicatoren.
• Een betere span of control voor de teamleider door functionele aansturing van projectmanagers en projectleiders door de programmamanagers.
• Werken conform Prince2 methodiek en geen ‘PINO’ en gebruikmaken van de systemen, controle hierop is noodzakelijk.
Team Projecten en divisie End User Automotion overstijgend
• Een verbetering van het resourcemanagement;
• Het beslechten van de ‘muren’ tussen de verschillende DICTU divisies, waardoor niet steeds in de escalatie-modus hoeft te worden gegaan om divisie-overstijgende zaken opgelost te krijgen.