Samenvatting

Binnen de overheid is men bezig met een moderniseringsslag. De oude manier van werken voldoet niet meer aan de huidige maatstaven van burgers en bedrijven. Processen moeten worden herzien. Binnen VWS heeft dit geleid tot een plan ter actualisatie en optimalisatie van alle departementsbrede processen. De prioriteit is onder andere gelegd bij het proces: 'Inkopen van goederen en diensten'. Dit rapport richt zich op de post- en archiefstromen binnen dit inkoopproces door beantwoording van de volgende probleemstelling:
Op welke manier kunnen automatisering en digitalisering bijdragen aan een optimalisatie van de post en archiefprocessen in de inkoopketen, rekening houdend met de organisatorische, organisatieculturele en technische mogelijkheden en beperkingen binnen de afdeling Financieel en personeel beheer, respectievelijk het Ministerie van VWS?
Om deze te kunnen beantwoorden zijn chronologische subprobleemstellingen gevormd die het onderzoek structuur hebben gegeven. Binnen het onderzoek is hoofdzakelijk gebruikt van kwalitatief onderzoek, met daarin literatuuronderzoek, procesanalyses, observaties, interviews en benchmarks.
Belangrijkste conclusies zijn dat automatisering de meeste efficiency- en effectiviteitwinst oplevert en dat de cultuur in deze verandering de meeste aandacht verdient. Voordat er aan automatisering en digitalisering gedacht kan worden moeten de grootste knelpunten en inefficiënties in de processen en procedures opgelost en verwijderd worden. Gebeurt dit niet dan loopt men het risico deze inefficiënties mee te digitaliseren. Er zijn vier toekomstscenario's geschetst om een beeld te geven van de mogelijkheden voor VWS. Deze scenario's lopen in mate van automatisering op van geen automatisering tot volledige digitale afhandeling van alle documenten. De meest optimale oplossing voor de gevonden knelpunten en problemen is het derde scenario. De basis van deze oplossing is een Workflowmanagement-systeem in combinatie met een digitaal archief, een systeem voor de digitale inhuur van uitzendkrachten en digitaal contractmanegement. In dit scenario kunnen documenten zowel digitaal als papier aangeleverd kunnen worden en verloopt de interne afhandeling volledig digitaal. Daarnaast kan elektronisch bestellen wellicht interessant zijn, mits er voldoende productgroepen in aanmerking komen.
De belangrijkste aanbeveling is om de meeste aandacht te besteden aan de cultuurverandering die op moet treden. De aanbevelingen op korte termijn betreffen de herinrichting van het archief en de het verwijderen van inefficiënties uit proces en procedures te halen.
Voor de invoering wordt een gefaseerde aanpak geadviseerd. De overgang van papier naar digitaal is een ingrijpende, die niet alle medewerkers even goed zullen oppakken. Een procesgewijze aanpak met het draaien van pilots, het inrichten van snuffelwerkplekken en het werken met werkgroepen waarin eindgebruikers vertegenwoordigd zijn lijkt de beste. Op die manier verloopt de overgang geleidelijk, proces voor proces en kunnen medewerkers langzaam wennen aan de nieuwe, voor hen onbekende situatie.
Na de invoering moeten continue verbeterteams opgezet worden om ervoor te zorgen dat de ontwikkelingen niet stil komen te staan na deze initiële verandering. Daarnaast moet er verder onderzoek gedaan worden om de toekomst in een geheel digitale omgeving vorm te kunnen geven. Dit houdt onder andere in dat onder leveranciers de houding tegenover complete digitalisering onderzocht moet worden.