Samenvatting

Aanleiding beroepsproduct
De organisatie waar het beroepsproduct voor gecreëerd wordt betreft KOIOS, een snel groeiende startup gericht op de innovatie van het onderwijs. Binnen de organisatie is er geen control plan aanwezig, echter is hier wel behoefte aan. Door middel van het creëren van een control plan kunnen de lopende activiteiten binnen de onderneming beter gemonitord worden en kan het nut van de activiteiten bepaald worden ten opzichte van de visie van de organisatie. De organisatie tracht dit probleem op te laten lossen door een afstudeerstudent.
Probleemstelling met deelvragen
Binnen de organisatie lopen er diverse activiteiten welke nog niet gemonitord worden binnen een dashboard of managementtool. Om de groei van de organisatie in goede banen te kunnen leiden is het van belang dat de onderneming tools ontwikkeld die kunnen helpen bij de besturing hiervan. Een van die tools betreft een dashboard dat als control plan kan fungeren, waarbinnen het snel overzichtelijk wordt wat de stand van zaken is binnen de onderneming. Hieruit is voor dit beroepsproduct de volgende hoofdvraag ontstaan: “Hoe kan een dashboard ontworpen worden waarin het control plan van KOIOS kan worden verwerkt?”
De bijbehorende deelvragen zijn als volgt:
1. Welke theoretische modellen of theorieën zijn er beschikbaar wanneer het gaat om een control plan?
2. Wat zijn de vormen van managementinformatiebehoeften?
3. Wat zijn de belangrijkste managementinformatiebehoeften die voor KOIOS binnen een control plan weergeven dienen te worden?
4. Welk theoretische model van een control plan is het meest geschikt om binnen KOIOS toegepast te worden?
5. Hoe kan het control plan van KOIOS worden weergeven in een dashboard?
Om tot de beantwoording van de hoofdvraag te komen worden hieronder de bijbehorende deelvragen beantwoord, alvorens de hoofdvraag in de conclusie wordt beantwoord.
Ten eerste zijn er diverse theoretische modellen en theorieën beschreven welke betrekking hebben op de invulling en creatie van een control plan. De theorieën die beschreven zijn betreffen: management control theorie van Anthony; management control theorie van Simons; de cockpit van de organisatie van Kerklaan; management control theorie van Merchant; COSO internal control; Earned Value Management.
Ten tweede zijn er diverse vormen van managementinformatiebehoeften weergeven. De twee informatiesoorten binnen de managementinformatiebehoeften betreffen verantwoordingsinformatie, welke gericht is op de historische prestaties van een organisatie, en stuurinformatie, welke gericht is op de toekomstige werkzaamheden van een organisatie. De fasen van managementinformatie kunnen worden onderscheiden in: beschrijvende fase; analyserende fase; voorspellende fase; voorzeggende fase. Verder is strategiebepaling erg belangrijk om te bepalen wat de managementinformatiebehoeften van een organisatie is. Binnen de strategiebepaling kan gebruik gemaakt worden van Kritieke Succes Factoren en Kritieke Prestatie Indicatoren, deze kunnen helpen om de activiteiten aan te laten sluiten op de lange termijn doelen. Om de strategie van een organisatie overzichtelijk te weergeven kan er gekozen worden een model in te vullen. Voorbeelden van zulke modellen zijn de Balanced Scorecard en de Performance Prism.
Ten derde is ervoor gekozen een methodologieën hoofdstuk tussen de theoretische en praktische hoofdstukken te plaatsen, om duidelijkheid te creëren over hoe bepaalde resultaten tot stand zijn gekomen in de hoofdstukken die op dit hoofdstuk volgen. De bijbehorende methodologieën staan voor de desbetreffende hoofdstukken weergeven.

Ten vierde zijn de belangrijkste managementinformatiebehoeften binnen KOIOS weergeven. Om deze te kunnen weergeven diende eerst de strategiebepaling op papier gezet te worden, hiervoor is de Performance Prism ingevuld binnen bijlage 2. Met hulp van de Performance Prism zijn de visie tot activiteiten van KOIOS middels het decompositieprincipe in kaart gebracht in bijlage 3. Binnen het control plan dient duidelijk zichtbaar te worden dat de activiteiten in lijn zijn met de visie van de organisatie. Dit kan duidelijk weergeven worden met behulp van Kritieke Succes Factoren en Kritieke Prestatie Indicatoren. Belangrijk is dat er zowel verantwoordingsinformatie als stuurinformatie uit het dashboard te halen zijn. De nadruk van de tool zal liggen op de beschrijvende- en analyserende fase.
Ten vijfde zijn alle eerder genoemde theorieën toegepast op KOIOS. Een aantal theorieën bleek goed toepasbaar te zijn op de organisatie, waarbij de keuze is gevallen op de theorieën van Simons en Kerklaan. Belangrijke aspecten binnen deze theorieën die goed bij KOIOS passen zijn onder andere: het maakt niet uit hoe een doel bereikt wordt, zolang dit maar bereikt wordt; het dashboard dient dynamisch aan te passen te zijn op ieder niveau binnen de strategie; filtering van informatie moet mogelijk zijn binnen het dashboard.
Ten zesde is er invulling gegeven aan het dashboard. De informatie is opgenomen binnen Airtable, de applicatie die al bij de onderneming is geïntegreerd, dit sluit aan op de behoefte van de organisatie betreffende het gebruiken zo min mogelijk applicaties en transparantie. De input van het dashboard is afkomstig uit de invulling van het decompositieprincipe (zie bijlage 3 en 4). Binnen het dashboard is het mogelijk de diverse lagen van strategie terug te zien van Smart-doelen tot en met activiteiten. Binnen de diverse lagen is het mogelijk om bepaalde filteringen aan te zetten, waardoor de informatie gefilterd wordt naar wat op dit moment het belangrijkste is. Wanneer een smartdoel kritiek gemaakt wordt kan er direct gezien worden in hoeverre de bijbehorende Kritieke Prestatie Indicatoren worden afgedekt en welke lopende activiteiten hierbij horen. De nadruk heeft binnen de creatie van het dashboard gelegen op de behoeftes van de organisatie.
Conclusie
Geconcludeerd kan worden dat het gestelde doel, de creatie van een dashboard waar een control plan in kan worden weergeven, is behaald(https://airtable.com/shrAy8FlFR6iiNJMB). Verder is voldaan aan de gestelde eisen betreffende de specificaties van het dashboard, namelijk: bruikbaarheid, overzichtelijk, aanpasbaar, transparant, draagt bij aan de besluitvorming. De aanbevelingen betreffen:
- Het zo up-to-date mogelijk houden van het dashboard;
- Eventueel een mechanisme bedenken om te borgen dat het dashboard ingevuld blijft worden;
- Activiteiten direct opnemen in het dashboard;
- Regelmatig een kritische blik binnen alle gegevens van het dashboard;
- Gebruik van de handleiding in bijlage 5.