Samenvatting

The British School in The Netherlands (vanaf nu genoemd: BSN) is een groeiende schoolorganisatie. Mede door deze groei is de vraag ontstaan of een andere invulling en professionalisering van de facilitaire ondersteuning wenselijk is om de continuïteit van het primair proces te waarborgen.
De facilitaire ondersteuning is achtergebleven bij de groei van de gehele organisatie. Het ontbreekt aan specialistische facilitaire kennis en een lange termijn visie op zowel tactisch als strategisch niveau. Dit onderzoek is een eerste stap om inzicht te krijgen in de huidige facilitaire ondersteuning en mogelijkheden tot aanpassing van de facilitaire ondersteuning.

Op basis van deze aanleiding is de probleemstelling als volgt opgesteld:
• Op welke wijze kan The British School in The Netherlands haar huidige facilitaire ondersteuning professionaliseren om de groeiende organisatie optimaal te ondersteunen?

De hoofdlijnen van het rapport zijn gericht op de volgende punten:
1) Advies over hoe BSN haar facilitaire ondersteuning kan professionaliseren en het facilitair kennisniveau in de organisatie kan verhogen.
2) Antwoord op de vraag of BSN de facilitaire ondersteuning moet veranderen en, indien van toegevoegde waarde, wat de beste structuur/opzet is.
3) Inzicht in de facilitaire producten en diensten die de continuïteit van het primair proces waarborgen.

Als eerste is een literatuurstudie uitgevoerd naar 'professionalisering' en is gezocht naar toepasbare modellen. Vervolgens is gezocht naar verschillende mogelijkheden om een facilitaire ondersteuning in te vullen. Het Facility Management Excellence Model is gebruikt om de professionaliteit van de huidige en gewenste facilitaire ondersteuning van BSN in kaart te brengen. Er is een vergelijkend onderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen hoe andere organisaties hun facilitaire ondersteuning ingevuld hebben. Op basis van de verschillen en resultaten uit het vergelijkend onderzoek zijn verschillende opties opgesteld die tot de gewenste situatie zouden kunnen leiden. Deze opties zijn aan de hand van verschillende beoordelingscriteria beoordeeld. Hieronder worden de belangrijkste conclusies en adviezen weergegeven:

• Om de decentrale organisatiestructuur te behouden en de voordelen van schaalvoordeel te kunnen behalen, dient BSN een facility manager aan te stellen met een onafhankelijke en adviserende rol met centrale verantwoordelijkheden.
• Deze facility manager dient verantwoordelijk te worden gesteld voor het opstellen van een facilitair beleid, contractmanagement, een uitbestedingsbeleid en facilitair kostenbeheer.
• Een facilitair beleid dient opgesteld te worden om de facilitaire ondersteuning in te vullen en voor de toekomst te bepalen hoe het primaire proces optimaal kan blijven worden ondersteund.
• BSN kan schaalvoordeel behalen en haar onderhandelingspositie tegenover leveranciers versterken door het afsluiten van centrale contracten en contracten met strategische kaders.
• BSN en de facility manager dienen het huisvestingsbeheer te verbeteren en periodiek de wensen van de verschillende klanten te inventariseren.
• De 'Board of Management' en de facility manager dienen een klantrelatie op te bouwen met periodiek contact om de prestaties en resultaten van de facilitaire ondersteuning te evalueren en bij te sturen.
• Er dient extra aandacht te worden gevestigd op de facilitaire producten en diensten met een hoog afbreukrisico.