Samenvatting

De laatste jaren heeft op inkoopgebied een professionaliseringsslag plaatsgevonden die vooral tot uiting is gekomen in het bedrijfsleven, de overheid en de gezondheidszorg. In de corporatiebranche is inkoopmanagement echter nog steeds niet vanzelfsprekend. Binnen Woningstichting Haag Wonen is het team Organisatieontwikkeling en Ondersteuning zich de laatste tijd meer bewust geworden van het belang van inkoop in woningcorporaties.
Dit adviesrapport geeft een helder beeld van de huidige facilitaire inkoopfunctie binnen Woningstichting Haag Wonen te Den Haag. In dit rapport, wordt op verzoek van de Teamleider Bedrijfsondersteuning, advies gegeven over de optimalisatie van de facilitaire inkoop binnen Haag Wonen, waarbij de interne klanttevredenheid en kostenefficiëntie centraal staan.
De probleemstelling die in dit adviesrapport wordt gehanteerd, luidt als volgt: 'Op welke wijze kan Woningstichting Haag Wonen, locatie Waldorpstraat, de facilitaire inkoop op de korte en middellange termijn optimaliseren, met als doel een toename van de interne klanttevredenheid en kostenefficiëntie?'
Om bovenstaande probleemstelling zo volledig mogelijk te beantwoorden, is gebruik gemaakt van kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Het kwalitatief onderzoek is verricht door middel van theoretisch en explorerend onderzoek naar de huidige inkoopfunctie binnen Woningstichting Haag Wonen. Centraal binnen dit onderzoek staat het MSU-model van Monczka. Tevens is hierbij gebruik gemaakt van de quickscan van Emeritor, die wat dieper op de onderdelen van het MSU-model ingaat. Het kwantitatief onderzoek is uitgevoerd door explorerend en toetsend onderzoek met een benchmark, interne audit en onderzoek naar de crediteurenadministratie.
Tijdens het onderzoek is onderscheid gemaakt in drie doelstellingen: ontwikkeling van de inkoopfunctie, ontwikkeling van de facilitaire inkoop en het verbeteren van de interne klanttevredenheid. Onderzoek naar de drie aandachtsgebieden levert de volgende conclusies op:

Ontwikkeling van de inkoopfunctie
- Uit de kwalitatieve benchmark wordt geconcludeerd dat professioneel inkoopmanagement nauwelijks in ontwikkeling is bij woningcorporaties rondom Den Haag
- Uit de analyse van de huidige situatie is gebleken dat de huidige inkoopfunctie van Haag Wonen op een ander niveau ligt dan de gewenste situatie. De nadruk binnen Haag Wonen ligt op de administratieve en mechanische inkoopfunctie. De belangrijkste knelpunten die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen, zijn het ontbreken van beleid, procedures en methoden, kennis en professionaliteit.

Ontwikkeling van de facilitaire inkoop
- De volwassenheid van het strategische inkoopproces ligt volgens het MSU-model, net als bij de ondersteunende inkoopfunctie, tussen de één en twee in op een schaal van tien. Dit komt mede doordat er geen aanwijzingen zijn dat het make-or buy beleid op strategische wijze wordt geanalyseerd, geen multidisciplinaire teams aanwezig zijn, weinig aan leveranciersmanagement wordt gewerkt en doordat nog lang niet voor alle facilitaire producten mantelovereenkomsten afgesloten zijn
- Er is geen transparant overzicht aanwezig van de leveranciers en facturen, zodat er weinig inzicht is in de hoeveelheid facilitaire producten en diensten die jaarlijks worden afgenomen. Uit de crediteurenadministratie komt naar voren dat verscheidene facilitaire producten gekenmerkt worden door meerdere leveranciers en vele facturen. Hieruit blijkt dat raamovereenkomsten, een verplicht bestelbeleid en factuurafspraken ontbreken
- Uit de kwantitatieve benchmark wordt geconcludeerd dat de Teamleider Bedrijfsondersteuning Waldorpstraat er qua kostenniveau goed aan heeft gedaan om de SLA met Delta Lloyd af te sluiten. Locatie Zichtenburglaan is voor een groot deel van de facilitaire producten duurder uit dan Waldorpstraat. Hieruit blijkt dat er geen organisatiebrede inkoopcontracten zijn afgesloten voor beide locaties.

Verbeteren van de interne klanttevredenheid
- Uit de interne audit wordt geconcludeerd dat de kwaliteit van het uitbestede facilitaire deel aan Delta Lloyd over het algemeen als voldoende wordt ervaren, wat resulteert in een redelijke prijs-kwaliteitverhouding. Een aantal negatieve punten springen uit de enquête naar voren, waarvoor de Teamleider Bedrijfsondersteuning op de korte termijn een oplossing dient te vinden
- De Teamleider Bedrijfsondersteuning heeft bij de SLA met Delta Lloyd niet de volledige beschikking over duidelijke sturing- en bewakingsinformatie. Er is geen inzicht in de prestatie-indicatoren die zijn opgenomen in de SLA van Delta Lloyd en haar leveranciers
- De medewerkers van Haag Wonen waarderen de facilitaire dienst in eigen beheer het hoogst. Uit de kwantitatieve analyse komt echter een hoog prijsniveau voor deze categorie naar voren. Het is noodzakelijk om in de toekomst acties te ondernemen om de hoge kosten terug te dringen, zonder de bestaande kwaliteit te verliezen.
Gebaseerd op de knelpunten tussen de huidige en gewenste situatie, is een aantal strategische en tactische aanbevelingen geformuleerd om de huidige inkoopfunctie te professionaliseren.
Om de inkoopfunctie binnen Woningstichting Haag Wonen te optimaliseren, zal de aandacht moeten verschuiven van de operationele naar de tactische inkoop. Voor deze verschuiving dienen een aantal basisvoorwaarden gecreëerd te worden.
- Draagvlak creëren binnen de organisatie
- Optimaal gebruik van de gecoördineerde inkoopstructuur
- Opzetten van een SMART inkoopbeleid
- Verhogen van het kennisniveau op inkoopgebied
- Opstellen van methoden en procedures voor de fasen van het inkoopproces
- Optimalisatie van het contractbeheer.
Indien de basisvoorwaarden voor een professionele inkoopfunctie zijn ingevuld, is het aan te bevelen dat Haag Wonen zich voor de facilitaire inkoop richt op de volgende aandachtspunten:
- Leveranciersmanagement
- Afsluiten van mantelovereenkomsten
- Optimalisatie van het bestelproces.

Om de interne klanttevredenheid ten opzichte van de facilitaire dienst te verbeteren dient de Teamleider Bedrijfsondersteuning een aantal tactische maatregelen te nemen:
- Waarborgen van de kwaliteit
- Deelname aan het klantenpanel van Delta Lloyd
- Verbeteren interne communicatie van de facilitaire dienst naar de interne medewerkers.

Tot slot is aan te bevelen dat de Teamleider Bedrijfsondersteuning zich op de korte termijn richt op het verhelpen van een aantal operationele knelpunten die uit de interne audit naar voren is gekomen.
In het implementatieplan is met behulp van de Deming-cirkel aangegeven op welke wijze Haag Wonen de aanbevelingen dient in te voeren. Hierbij is een werkblad opgesteld, waarop men alle aanbevelingen terug kan vinden in een tijdspad met de bijbehorende medewerkers.
De financiële en personele consequenties van bovenstaande aanbevelingen zijn weergegeven in een kosten- en batenanalyse. Kostenefficiëntie wordt voornamelijk gerealiseerd door een verlaging van de indirecte kosten door leverancier- en factuurreductie. Tevens bestaan de baten van veel aanbevelingen uit een verhoging van de procesefficiëntie. Het organisatiebreed afsluiten van mantelovereenkomsten kan een besparing realiseren van directe facilitaire kosten.
Tot slot richten de organisatorische consequenties zich vooral op een verandering in de taken en verantwoordelijkheden van diverse medewerkers binnen Haag Wonen.