Samenvatting

Vastrecht is een kleine organisatie met 8 vaste werknemers. Het werkterrein van Vastrecht bestaat hoofdzakelijk uit: een adviespraktijk, een aangifte praktijk, het doen van bedrijfsadministraties en het doen van loonadministraties. Bij Vastrecht zijn er geen duidelijke werkomschrijvingen aanwezig. Hierdoor ontstaan er miscommunicaties en heerst er ook het gevoel dat de processen efficiënter kunnen. Voor mijn onderzoek heb ik in overleg met mijn stagebegeleider en stagedocent besloten om drie kernprocessen te analyseren. De kernprocessen die zijn geanalyseerd: de aangifte voor de inkomsten belasting, het opstellen van een jaarrekening en het declareren naar een klant.
Bij dit onderzoek is de volgende probleemstelling opgesteld: Welke processen dienen te worden aangepast om efficiency te verbeteren en om de risico's zoveel mogelijk te beperken?
Per kernproces heb ik de volgende werkwijze toegepast: proces in beeld brengen, proces analyseren en verbeterde proces indien mogelijk weergeven. Ik heb gebruik gemaakt van interviews met werknemers, dit om het proces in beeld te krijgen en te vragen waar zij vinden dat er knelpunten/inefficiënties zijn. Voor theoretisch onderzoek naar processen voor dienstverlenende organisaties, heb ik gebruik gemaakt van het internet en boeken. Door op die manier mijn onderzoek uit te voeren heb ik uiteindelijk antwoord kunnen geven op de probleemstelling.
Van de drie kernprocessen die ik heb onderzocht dienen ze alle drie te worden aangepast om de efficiency te verbeteren en ervoor te zorgen dat er minder risico's zijn.
Voor het proces van aangifte voor de inkomstenbelasting zijn er structureel aanpassingen nodig voor het proces. Er moet meer eenduidigheid komen, zodat het proces zoveel mogelijk dezelfde uitkomsten heeft. Ik raad Vastrecht aan om alleen de input aan te leveren bij het opstellen van een brief en alle brieven digitaal verstuurd worden. Dit scheelt tijd met uitprinten en portokosten. Het is ook handig om gelijk de adviezen te geven en het vullen van het financieel dossier van een klant tegelijkertijd met het invullen van een aangifte te doen.
Voor de processen van het declareren naar een klant en het opstellen van een jaarrekening zijn nieuwe programma's nodig om de efficiency te verbeteren en de risico's te verminderen. Ik raad Vastrecht aan om digitale facturatie toe te passen aangezien ze tegen knelpunten aanlopen met het facturen maken in Excel. Alles wordt handmatig ingevoerd en dat bracht wel is de volgende fouten met zich mee: typefouten, geen ingevulde bedragen, factuurregel onder het verkeerde kopje, steeds andere onderwerptitels voor dezelfde verrichte werkzaamheden en niet opgetelde bedragen. Met digitale facturatie moeten die problemen verholpen worden. Voor het opstellen van jaarrekeningen raad ik Vastrecht Visionplanner aan. Bij de huidige situatie maakt Vastrecht haar jaarrekeningen in Excel. Visionplanner is een programma dat eenvoudig jaarrekeningen kan opstellen vanuit Exact. Dit scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.
Het is van belang voor Vastrecht de opgestelde processen één keer per jaar na te lopen om te kijken of er wel aan de procedures wordt gehouden. Dit kan ook een moment zijn om de processen weer te analyseren en te kijken waar ruimte voor verbetering is.