Samenvatting

Dit is een onderzoek naar de inzichtelijkheid van aanbestedingstrajecten en werklast in de huidige systemen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De onderzoeksvraag is hoe het Inkoop- en Aanbestedingscentrum (IAC) effectiever en efficiënter aanbestedingstrajecten kan beheersen, zodat een tijdsbesparing van circa 15 % kan worden behaald. Het doel is de huidige situatie van de uitvoering van aanbestedingstrajecten in kaart te brengen, en daarbij vooral de aandacht te richten op de werklast van deze aanbestedingstrajecten. Op die manier kunnen de informatiebehoefte en knelpunten in de werkwijze achterhaald worden en kan een advies worden geformuleerd ten aanzien van de optimalisatie van de uitvoering van het aanbestedingstraject. Bovendien kan een advies ten aanzien van de implementatie van een tool of een aanpassing van de huidige tool gegeven worden.
De belangrijkste conclusie is dat het gebruik van drie systemen naast elkaar niet efficiënt is. Verder is geconcludeerd dat er geen uniforme werkwijze, taakverdeling en gelijke kennis aanwezig is. Het advies dat daaruit volgt is dat er het beste één systeem gehanteerd kan worden voor het in kaart brengen van de werklast van medewerkers met betrekking tot aanbesteden. Dit advies heeft betrekking op het gebruik van Planon voor het registreren en inzichtelijk maken van de werklast van medewerkers en voor tijdregistratie. Tevens worden aanbevelingen gedaan die betrekking hebben op de procesgang zoals een heldere taakverdeling tussen projectleider en projectsecretaris, het vastleggen van een elektronisch kwaliteitshandboek, het registreren van historische gegevens, het volgen van een cursus projectmatig werken en een cursus time-management en het initiatief tot onderzoek op het gebied van klanttevredenheid, de gevolgen van verplichte tactische inkoop door het IAC en een uniforme werkwijze van inkoopafdelingen bij departementen.