Samenvatting

De Koninklijke KPN NV biedt verschillende diensten aan op het gebied van telecommunicatie. KPN verzorgt onder andere vaste en mobiele telefonie, televisie en internet. De organisatiestructuur die KPN hanteert, wordt benoemd als een divisiestructuur. Dit is terug te zien aan de hand van de verschillende businessunits binnen de organisatie van KPN.
Binnen KPN wordt het inkoopproces het Source to Pay-proces genoemd. Het Source to Pay-proces verzorgt de afhandeling van het aanvragen van een order tot en met de betaling van deze order. Binnen het Source to Pay-proces is een aantal inkoopactiviteiten gestandaardiseerd en is een aantal inkoopactiviteiten niet gestandaardiseerd. De niet- gestandaardiseerde inkoopactiviteiten binnen het Source to Pay-proces verlopen per businessunit anders.
De activiteiten van het Source to Pay-proces van de businessunit Netco Mobile zijn verdeeld over de afdelingen Supply Chain Support Center (SCSC), Netco Contract & Sitemanagement (C&SM) en Netco Partner & Contractmanagement (P&CM). Deze verspreiding van activiteiten levert verschillende problemen op voor de manager van het SCSC. De manager van het SCSC wil daarom de inkoopactiviteiten die Netco C&SM verricht binnen het Source to Pay-proces van Netco Mobile naar de afdeling SCSC halen.
Het doel van dit onderzoek is een duidelijke beschrijving te maken van het Source to Pay-proces van Netco Mobile en een risicoanalyse uit te voeren op dit proces. De probleemstelling luidt daarom als volgt: “Wat zijn de risico’s in het Source to Pay-proces van Netco Mobile en hoe kunnen deze worden beheerst?” Hierbij zal gebruik worden gemaakt van verschillende onderzoeksmethodes. Zo zullen er interviews worden afgenomen met de personen die werkzaam zijn binnen het Source to Pay-proces, zal er worden gekeken naar de theorie van het inkoopproces en het COSO-model en zullen de werkzaamheden van het personeel binnen het Source to Pay-proces worden geobserveerd.
Het inkoopproces volgens de theorie van A.J. van Weele (2005) bestaat uit zes activiteiten. Deze zes activiteiten zijn specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Deze inkoopactiviteiten vormen de basis voor het beschrijven van het standaard Source to Pay-proces en het Source to Pay-proces van Netco Mobile.
Het COSO-model is een model dat kan worden gebruikt voor het identificeren en beheersen van risico’s. Het COSO-model bestaat uit de volgende componenten: interne omgeving, doelbepaling, identificatie van gebeurtenissen, risicovaststelling, risicobehandeling, beheersingsactiviteiten en informatie & communicatie. Door deze componenten uit te werken kunnen risico’s worden geïnventariseerd en geanalyseerd.
Het standaard Source to Pay-proces onderkent zeven inkoopactiviteiten in het proces, namelijk: sourcing, contract, aanvraag, orderbehandeling, factuurregistratie, betaling en Servicedesk. De inkoopactiviteiten worden door verschillende afdelingen uitgevoerd. Echter, een deel van het Source to Pay-proces is gestandaardiseerd en gecentraliseerd bij het SCSC.

Het Source to Pay-proces van Netco Mobile bestaat uit de inkoopactiviteiten contractbeheer, orderintake, orderbehandeling, factuurregistratie, factuur matchen, ontvangst melden, taken afmelden, betaling en service. Het contractbeheer ligt bij Netco Mobile P&CM. Zij zijn verantwoordelijk voor de contracten die worden opgesteld met de Landlord (dit is de leverancier die het stuk grond waarop de zendmasten van KPN staan, verhuurt) of de leverancier. De inkoopactiviteiten orderbehandeling, factuurregistratie en service (intern) worden uitgevoerd door het SCSC. De inkoopactiviteiten orderintake, ontvangst melden, taken afmelden en service (richting leveranciers) worden verricht door Netco Mobile C&SM. De betaling wordt verricht door de Centrale Betaal Organisatie (CBO).
Vervolgens zijn de risico’s in kaart gebracht. De belangrijkste risico’s zien er als volgt uit:
- Bij het invoeren van de contracten met de Landlords komt het voor dat een juridisch medewerker de contractgegevens niet of onjuist invoert in het Estates Management (EM)-systeem. In dit systeem worden alle contractgegevens van de panden vastgelegd.
- Tijdens het inboeken van de facturen, door het SCSC, worden de facturen vaak niet op de juiste costcenter/boekingssleutel geboekt, kan het voorkomen dat de btw niet juist wordt gesplitst of wordt de factuur niet opgesplitst in verschillende bedragen. Dit zijn bedragen zoals de huur en de energie.
- Wanneer er intern of door een Landlord een klacht binnenkomt, weet de persoon met de klacht niet bij wie hij terecht moeten om dit probleem structureel te verhelpen.
- Het controleren van de huur- of energiefacturen neemt te veel tijd in beslag.

Om deze risico’s te beheersen moeten de volgende beheersmaatregels worden toegepast.
- De afdeling P&CM wordt verantwoordelijk gehouden voor de volledigheid van contracten in EM.
- Het verbeteren van de manier van factureren door de leverancier. Hierbij kan er gebruik worden gemaakt van reverse billing en het beschikbaar stellen van een formatfactuur die de leverancier dient in te vullen.
- Het plaatsen van de processtap factuurcontrole voor de processtap factuurregistratie. De facturen worden dan eerst gecontroleerd voordat ze worden ingeboekt.
- Om voor efficiëntie te zorgen kan de inkoopactiviteit nazorg worden ondergebracht bij de Servicedesk van het SCSC.

De beheersmaatregelen zijn opgesteld op basis van gesprekken met het personeel, eigen inzichten van de onderzoeker en literaire artikelen op het gebied van innovaties in het inkoopproces.