Samenvatting

Vanaf 2004 is de accountant verplicht om naast een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening een oordeel te geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Gemeenten moeten aantonen dat alle financiële baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

De interne controle bij de gemeente Noordwijk is gegevensgericht. De resultaten van processen worden getoetst en niet het procesverloop. Hierdoor is het voor de gemeente Noordwijk erg lastig om aan te tonen dat de financiële baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

De gemeente Noordwijk heeft nog geen intern controleplan waarin staat wie, waar, wanneer, wat en waarom controleert. Dit heeft als gevolg dat het voor de externe accountant erg lastig is om een oordeel te geven over de rechtmatigheid, omdat niet duidelijk is hoe de interne controle precies is opgezet. Het is ook lastig voor het personeel van de gemeente Noordwijk dat zich bezig houdt met de interne controle, omdat duidelijkheid en overzicht ontbreekt.

De 1e-lijnscontrole, het aantonen dat de controles die in het proces zitten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd, is bij de gemeente Noordwijk nog niet gepositioneerd op de afdelingen en nog niet in de processen geïntegreerd. Dit heeft als gevolg dat de 2e-lijnscontrole, het controleren of de controles die in het proces zitten zijn uitgevoerd zoals is vastgelegd, ook niet uitgevoerd kan worden op de manier zoals het in een 'perfecte' organisatie uitgevoerd zou moeten worden. Hierdoor is het lastig om te controleren of in de processen voldoende adequate controlepunten zitten en of de risico's in de processen zijn ondervangen.

Momenteel controleert het team Financiën jaarlijks een aantal processen met behulp van steekproeven. Het team Financiën controleert hierbij het resultaat van de processen. Fouten en/of gebreken in processen kunnen met gegevensgerichte controles niet worden opgespoord. Dit heeft als gevolg dat de externe accountant zelf moet controleren of de processen naar behoren lopen en of de financiële baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Bij veel processen bij de gemeente Noordwijk zijn geen procesbeschrijvingen aanwezig of deze zijn niet up te date. Hierdoor is het lastig om te beoordelen of processen zijn uitgevoerd op de manier zoals ze uitgevoerd zouden moeten worden. Ook zijn in de processen geen beheersmaatregelen opgenomen, dit heeft tot gevolg dat niet duidelijk is of alle risico's die in het proces zitten zijn afgedekt.

In dit rapport wordt geadviseerd om een intern controleplan op te stellen, waarin minimaal wordt opgenomen: het doel van de interne controle, de werkwijze van de gemeente Noordwijk, het geactualiseerde normenkader, een planning, een risicoanalyse en een capaciteitsberekening. Met behulp van een intern controleplan kan vorm worden gegeven aan de interne controle.

Ook wordt geadviseerd om de 1e-lijnscontrole te integreren in de processen. Dit houdt in dat iedere afdeling moet kunnen aantonen dat de controles die in het proces zitten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Als de 1e-lijnscontrole eenmaal in de processen is geïntegreerd kan ook de 2e-lijnscontrole goed uitgevoerd worden. Dit houdt in dat het team Financiën, onder supervisie van de Controller, controleert of de controles die in het proces zitten zijn uitgevoerd op de manier zoals is vastgelegd. Aan de hand van deze controles kan de externe accountant snel en overzichtelijk zien of in de processen voldoende adequate controlepunten zitten en of de risico's in de processen zijn afgedekt.

Zonder procesbeschrijvingen die up to date zijn is het nagenoeg onmogelijk om de 1e-lijnscontrole en de 2e-lijnscontrole goed uit te voeren. Daarom wordt in dit rapport geadviseerd om per proces procesbeschrijvingen te maken en beheersmaatregelen in op te nemen.

Bij de gemeente Noordwijk is een traject gestart om de processen te integreren in een zaaksysteem. In dit onderzoek zijn de meest risicovolle processen (Onroerende Zaak Belasting/Grondexploitaties) voor de gemeente Noordwijk helemaal uitgewerkt (in H.7) en dienen als eerst, omdat ze zijn uitgewerkt en het meest risicovol zijn, in aanmerking te komen om in het zaaksysteem te worden geïmplementeerd.