Samenvatting

Naar aanleiding van de behoefte om de onnodig meervoudige handelingen te verminderen van het cluster Administratie Organisatie Interne Controle en Kwaliteit (AOICK), is deze scriptie geschreven. Het is een adviesrapport dat gericht is op het vereenvoudigen van de processen, waarbij een verband is tussen P-Direkt (een salarisadministratie systeem extern belegd) en het cluster AOICK. Doordat de salarisadministratie extern is belegd, vinden onder andere controles deels meervoudig plaats. Het verantwoord elimineren van de meervoudigheden gaat leiden tot meer efficiency binnen de processen, waarbij de doelstelling van de outsourcing om kosten te reduceren beter wordt behaald.

De onderzoeksvraag van de scriptie is: “Welke handelingen vinden onnodig meervoudig plaats en hoe kan dit geëlimineerd worden, zodat de risico’s acceptabel blijven?”. De onderzoeksvraag is gericht op de volgende processen: ‘Aanstellen van medewerkers’, ‘Overplaatsen van medewerkers’ en ‘Beëindigen van dienstverband’.

Het doel van de opdracht is adviseren hoe de genoemde processen vereenvoudigd kunnen worden door onnodig meervoudige handelingen te elimineren, zodat de risico’s acceptabel blijven.

In de eerste hoofdstuk is de organisatiestructuur, missie, visie en doelstellingen beschreven van EZ. De volgende clusters vallen onder de afdeling P&C: Financial Control, Sturing, P-Control & Formatiebeheer, Management Informatie en AOICK. Deze scriptie is alleen gericht op het cluster AOICK.

Door middel van een literatuuronderzoek is het theoretische kader tot stand gekomen. Door het gebruik van verschillende literatuur, is de theorie vervolgens toegepast op de huidige situatie van de processen.

Daarna is een best practice interview gehouden met de heer Gopie over de voor- en nadelen van het extern beleggen van activiteiten bij een Shared Service Organisatie (SSO). In dit hoofdstuk komen de risico’s en attentiepunten naar voren die de heer Gopie heeft aangegeven.

Vervolgens is de huidige situatie zodanig beschreven dat helder wordt waar de onnodig meervoudige handelingen zich voordoen. De procesbeschrijvingen en handleidingen van de processen zijn geanalyseerd. Hierdoor is het duidelijk geworden wat de werkzaamheden en taken binnen een proces precies inhouden. Aan de hand van de procesbeschrijvingen, analyses, het toepassen van de theorie en het afnemen van interviews zijn adviezen tot stand gekomen. De huidige (IST) situatie is beschreven, waarbij is aangegeven welke handelingen onnodig meervoudig plaats vinden.

Na de huidige situatie te beschrijven, is het gewenste situatie beschreven en worden maatregelen aanbevolen waarmee de processen effectiever kunnen worden uitgevoerd zonder aan risicobeheersing in te leveren. De risico’s die verbonden zijn aan de maatregelen, worden weergegeven in een heatmap.
Tot slot, zijn aanbevelingen gedaan en is een conclusie getrokken. Toepassing van de aanbevelingen zal leiden tot een procesinrichting waarin meervoudige handelingen die onnodig zijn, geëlimineerd zullen zijn.