Samenvatting

Dit rapport is verdeeld over vijf hoofdstukken, waarin het fenomeen "Indien Plaats Beschikbaar" ticket (IPB-ticket) uiteen wordt gezet. Van bestelling tot refund van de IPBtickets.
Werken bij de KLM betekent ook reizen met korting. Met gereduceerde tarieven kan er over de gehele wereld worden gereisd. Met een IPB-ticket wordt gereisd, wanneer een stoel vrij is in het vliegtuig op een KLM vlucht. Zijn alle stoelen bezet, dan kunnen de KLM-medewerkers hun reis op andere vluchten proberen of deze IPB-tickets ter restitutie aanbieden. In dit rapport staat het optimaliseren van het restitutieproces van de IPB-tickets centraal.
Zowel de theoretische als de economische achtergrond wordt behandeld, inzake het "IPB'en". Wie maken er allemaal gebruik van deze reisfaciliteiten. De companion travel en reizen met geboekte plaats. De theoretische achtergrond van de marginale kosten, die verbonden zijn aan het IPB'en.
De bestellingen van de IPB-tickets vinden plaats via het intranet. Bij de afhaalbalie van de Staff Travel Services worden deze tickets afgehaald en betaald met een pinpas of een credit card. De tarieven die de KLM hanteert voor deze IPB-tickets, worden verdeeld in het zogenaamde ZL en ZM-tarief. De waardebepaling van een IPB-ticket is aan de hand van voorbeelden toegelicht. Onlangs is er veel ophef in de media geweest, over de belastingen die worden ingehouden op de salarissen van de KLM-medewerkers. De bekende fiscale bijtelling.
Zoals eerder aangegeven, gaat dit rapport voornamelijk over het restitutieproces van de IPBtickets. De refund van de commerciële tickets wordt in dit rapport niet aan de orde gesteld. In grote lijnen is geconstateerd, dat het restitutieproces van de IPB-tickets niet efficiënt en effectief verloopt. Er is een aantal probleemstellingen gedefinieerd. Aan de hand van deze probleemstellingen is er een opdracht geformuleerd. In deze opdracht is er een aantal doelstellingen opgenomen, rekeninghoudend met de randvoorwaarden. Het optimaliseren van het restitutieproces is de voornaamste doelstelling.
De huidige situatie van de verschillende betrokken afdelingen zijn in kaart gebracht. Begrippen rond het restitutieproces van de IPB-tickets zijn behandeld. De restitutieformulieren worden door de KLM-medewerkers ingevuld en opgestuurd naar SPL/PR. Deze verzamelt de restitutieaanvragen en stuurt het op naar SPL/EC. Bij SPL/EC worden de fully refunds en partial refunds gesplitst. Fully restitutieaanvragen worden onmiddellijk naar SPL/EK verstuurd. Van de partial refund wordt er een Refund Application (RA) gemaakt en vervolgens opgestuurd naar SPL/EK. Voor de fully refund wordt er bij SPL/EK ook een RA gemaakt. De fully - en partial refunds worden uiteindelijk samengevoegd. Een file gaat naar Budapest om deze tickets te verwerken in het informatiesysteem "Alpine". Een kopie van deze file gaat naar de OSG die de data omzet in een bankfile. Deze bankfile gaat naar SPL/AP, die na autorisatie de betalingen verricht.
Het huidige refund-proces is niet transparant. Bij dit proces zijn veel afdelingen en medewerkers betrokken, met als gevolg lange wachttijden voor het uitbetalen van de refunds. Er worden veel handmatige handelingen verricht. Er bestaan risico's voor onterechte c.q. dubbele betalingen.
Op basis van de conclusies wordt aanbevolen om de afhandelingen zoveel mogelijk onder te brengen naar één afdeling. De handmatige handelingen kunnen gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Het afschaffen van de refunds tot een maximaal bedrag van bijvoorbeeld € 200,- is ook een mogelijkheid. Het is ook aanbevolen om te overwegen, om de benodigde formulieren online in te laten vullen. Hierbij geldt dat de noodzakelijke gegevens verplicht aangeleverd moeten worden.