Samenvatting

In het onderzoeksverslag komt de volgende probleemstelling naar voren: Hoe kan
TARQ de backoffice met betrekking tot het online ERP systeem gereed maken voor
het gebruik door zowel TARQ als de franchise ondernemers, zodat beide partijen
direct alle gegevens kunnen verwerken in een ingerichte administratie? Het doel van
het onderzoek is, welk ERP systeem kan worden geïmplementeerd binnen TARQ.
Daarnaast is de bedoeling dat de franchise ondernemer direct met zijn core business
kan beginnen.
TARQ Information Technology is een innovatief bedrijf, dat in 1999 is opgericht.
Begin 1999 was TARQ een traditioneel ICT bedrijf. Traditioneel ICT bedrijf wil zeggen
dat TARQ tot voor kort software, hardware en uur contracten leverde aan de klant.
Hier wil TARQ van af. Daarom heeft TARQ een nieuwe weg ingeslagen met "De
Werkende Werkplek". De Werkende Werkplek is bedacht samen met het bedrijf EVO
Officezorg. EVO Officezorg was ook één van de eerste klanten die "De Werkende
Werkplek" heeft afgenomen. Door "De Werkende Werkplek" aan te schaffen bespaart
EVO Officezorg geld op ICT en onderhoud. De klanten willen een dienstverlening
waarvoor de klanten geen uur-contract, software of hardware nodig hebben. De
overige dienstverlening die TARQ zoal biedt zijn: Online backup, Hosted Exchange,
E-mail archivering en continuïteit en uitwijkservice.
Cloud Computing is een vrij recente ontwikkeling. Iedere onderneming heeft zijn
eigen betekenis over Cloud Computing. Cloud Computing is een soort wolk waar
hardware, software en andere applicaties op zijn aangesloten. Met de wolk wordt het
internet bedoeld. Internet is niet alleen een publicatiemiddel, op het internet kunnen
ook echt diensten worden afgenomen. De beste definitie van Cloud Computing die nu
op de markt is als volgt: "de dynamische invulling van IT-mogelijkheden (hardware,
software of services) van derden over een netwerk". Cloud Computing heeft
verschillende gradaties in de diensten. De gradaties in diensten zijn als volgt:
Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS), Infrastructure as a
Service en Wifi as a Service. Daarnaast heeft Cloud Computing als voordelen
kostenbesparing, bereikbaarheid, laagdrempelige toetreding en uitwijkcentrum. Als
nadelen adequate beveiliging, bedrijfsbetrouwbaarheid, volledigheid en soms extra
kosten.
Een boekhoudsysteem is voor de financiële mutaties. In een boekhoudsysteem komt
meestal geen CRM (relatiebeheer), projectenadministratie en/of urenregistratie voor.
Een ERP systeem is gedeeltelijk op maatwerk gericht. TARQ wil een ERP systeem die online kan worden benaderd. Aan een aantal software leveranciers is er een vragenlijst met de volgende criteria: Consolideren, kunnen samenwerken met Clientele ITSM, VOIP telefonie, CRM en abonnementenadministratie. Aan de hand van de antwoorden van de desbetreffende software leveranciers zijn leveranciers afgevallen. Daarna is een algemene wensenlijst opgesteld door de verschillende afdelingen van TARQ. Hierdoor is duidelijk wat TARQ in een ERP systeem terug wil zien. Tevens zijn de modules vastgesteld die in ieder geval in het ERP systeem horen te zitten volgens TARQ. Uiteindelijk zijn er demonstraties aangevraagd bij: Newbase in samenwerking met Twinfield, ABC E BUSINESS (Microsoft Dynamics), Capricorn (Multivers) en AFAS. Uit deze demonstraties is gebleken, dat Newbase in samenwerking met Twinfield hier het beste uitkomt. Newbase in samenwerking met Twinfield is het goedkoopst, heeft de minste implementatie dagen en heeft de meeste zaken standaard in het systeem zitten, zoals offerte versie beheer.
Het rekeningschema van TARQ is aangepast. Dit is gebeurd aan de hand van welke grootboekrekeningen niet meer worden gebruikt door TARQ. Hierdoor is er een nieuw rekeningschema voor het nieuwe ERP systeem gemaakt. Daarnaast heeft TARQ met Exact Globe 2003 systeemrekeningen die wellicht kunnen worden verwijderd. De balans en resultatenrekening zijn niet veranderd, omdat TARQ het een overzichtelijke balans en resultatenrekening vindt. Er is een fictieve balans en resultatenrekening gebruikt, om de kengetallen in een schema weer te geven. De fictieve cijfers geven ongeveer de gegevens van TARQ weer.
TARQ heeft drie processen met betrekking tot het ERP systeem. Deze processen zijn: Inkoop, Sales en de Helpdesk. Deze processen kunnen risico's hebben, waarvoor maatregelen nodig zijn. TARQ loopt risico met het kopiëren en plakken van offertes. Meestal worden deze offertes niet gecontroleerd. De maatregel is dat de offertes door het hoofd van de afdeling Sales moet worden gecontroleerd. Bij de afdeling Helpdesk wordt het risico gelopen dat bij de service aanvraag niet alles wordt gefactureerd. De maatregel is dat een urenregistratie wordt bijgehouden. Bij de afdeling Inkoop is er geen functiescheiding mogelijk, omdat er één persoon op afdeling Inkoop werkt. Een ander risico dat de afdeling Inkoop goederen in zijn eentje
in ontvangst neemt. Hierdoor zou hij eenvoudig goederen voor zichzelf kunnen houden. De maatregel die hier tegenover staat is dat iemand van de afdeling Inkoop met iemand anders van de afdeling Sales de goederen die binnenkomen controleert.
Het is van belang dat er een nieuw ERP systeem komt die TARQ en de franchise ondernemers kunnen benaderen. Newbase in samenwerking met Twinfield voldoet aan de eisen, om het systeem zo in te richten dat TARQ en de franchise ondernemers direct aan de slag kunnen. Op korte termijn kan TARQ nog enkele bedrijfscases laten demonstreren om te weten dat het systeem aan alle situaties voldoet. Het is daarnaast belangrijk om de autorisatie van het ERP systeem te hebben geregeld, omdat TARQ zijn gegevens wil beschermen voor onbevoegden.
Tenslotte is het van belang dat iedereen die te maken heeft met de implementatie, daadwerkelijk aanwezig is bij de implementatiedag. Bij afwezigheid van een betrokkene, dient de implementatie te worden uitgesteld.