Samenvatting

In dit adviesrapport wordt een advies gegeven over hoe het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) beheert dient te worden. De volgende onderzoeksvraag is gehanteerd: "Hoe kan BNS het beheer van het nieuwe FMIS borgen, zodat de managementinformatie hieruit actueel is?"
Het intern onderzoek is gestart met een literatuuronderzoek naar de bedrijfsprocessen, en het FMIS en het beheer van het FMIS. Vervolgens een onderzoek betreffende de organisatie op basis van het 7'S-Model. Daarnaast zijn de werkzaamheden van de verschillende functies, het beheer van het FMIS en de rapportagebehoefte onderzocht op basis van interviews. Tenslotte hebben de interviews met de vakspecialisten als doel de valkuilen en succesfactoren van het beheer van informatiesystemen inzichtelijk te maken. Drie kritische factoren zijn: Afschuiven van taken, duidelijk stellen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en consequent en consistent beheren.
De drie afdelingen, Facilty Operations, Finance en het Bedrijfsbureau krijgen er werkzaamheden bij ten behoeve van het beheer van het FMIS. Daarnaast zal de functie Backoffice-medewerker eindverantwoordelijke zijn voor het FMIS. Ten tijde van nieuwe klanten of grote projecten waarbij grote hoeveelheden facilitaire, financiële, en contractgegevens ingevoerd moeten worden zal er een informatiebeheerder op tijdelijke basis worden aangenomen, ter ondersteuning.