Samenvatting

Binnen het Agentschap SZW worden in het huidige inkoopproces risico’s gelopen. Het Management Team wil al deze risico’s beter gaan beheersen. Door middel van digitalisering wil het Agentschap SZW het huidige inkoopproces herinrichten, maar hoe precies is nog niet vastgesteld. Om tot deze besluitvorming te komen is onder andere inzicht nodig in de huidige risico’s en in de mate waarin systeemapplicaties die al voorhanden zijn kunnen bijdragen aan beheersing van deze risico’s. Met dit afstudeeronderzoek is het huidige inkoopproces en zijn de huidige risico’s in kaart gebracht. Vervolgens is nagegaan of één van de twee digitale systemen die voorhanden zijn, Digidoc2 of Digi-Inkoop, een oplossing kan bieden voor deze problematiek gegeven de functionaliteiten.
Tijdens dit onderzoek staat de volgende probleemstelling centraal: ‘Hoe kan het Agentschap SZW in het huidige inkoopproces de risico’s beheersen met behulp van de functionaliteiten van Digi-Inkoop of Digidoc2?’
Allereerst is een theoretisch onderzoek gedaan om bestaande informatie te verzamelen. Vervolgens zijn er interviews gehouden om de huidige situatie van het inkoopproces bij het Agentschap SZW in kaart te brengen. Met behulp van het theoretisch onderzoek, de beschrijving van het huidige inkoopproces en de resultaten van de interviews zijn er risico’s vastgesteld. Daaropvolgend is nagegaan of één van de twee digitale systemen, Digidoc2 of Digi-Inkoop, een oplossing voor deze risico’s kan bieden gegeven de functionaliteiten.
In het inkoopproces is een aantal risico’s geconstateerd. Bij enkele risico’s zijn in de huidige situatie maatregelen getroffen. De overige risico’s zullen blijven bestaan als er geen maatregelen worden getroffen.
Uit de overige risico’s zijn de grootste risico’s die beheerst moeten worden:
 Het niet juist toepassen van de Aanbestedingswet of raamovereenkomsten;
 De dossiervorming van de inkoopdossiers wordt niet consistent gedaan.
 Artikelen bestellen die niet onder de raamovereenkomst vallen’.
Uit mijn onderzoek is gebleken dat het digitaal systeem Digidoc2 de beste oplossing biedt voor de bovenstaande risico’s, gegeven de functionaliteiten van dit systeem. Om de risico’s te beheersen zijn voor het Agentschap een aantal aanbevelingen opgesteld. De aanbevelingen zijn als volgt:
 Het toepassen van het digitale systeem Digidoc2 in het inkoopproces voor de risicobeheersing op de risico’s.  Het inkoopproces te starten bij de medewerker die
o in Digidoc2 het inkoopformulier met een vast sjabloon in werkmap aanmaakt en vervolgens voor parafering door de parafenstroom instuurt naar het betreffende afdelingshoofd en de inkoper.
o in Word het inkoopformulier in te vullen en per e-mail naar de inkoper te sturen.
 Door het inkoopproces in deze vorm in te richten, wordt het bestel- en inkoopproces verbeterd door de vastlegging van de procesactiviteiten en de uniformiteit van de dossiervorming te waarborgen:
o Inkoper Betreffende afdelingshoofd P&C medewerker (Hoofd FZ)* Coördinator FA Directeur Verzenden (centrale verzendkamer) Archiveren
* van toepassing bij inkoopbedragen vanaf €15.000, -
 De Financiële Administratie voert de controle op de volledigheid en consistentie van het inkoopdossier uit. Het Agentschap SZW voert de inkopen tot €15.000 zelfstandig uit en de inkopen vanaf €15.000 worden aan de HIS overgedragen.
 Het inkoopformulier digitaal op de Rijksportaal SZW/AGSZW beschikbaar stellen als een internetapplicatie.
 Het inkoopsysteem Digi-Inkoop blijven gebruiken in het inkoopproces, zoals dit nu wordt toegepast.
Door deze aanbevelingen toe te passen in het inkoopproces zal dit proces voor het Agentschap SZW meer overzichtelijk en beter beheersbaar blijven.