Samenvatting

Kalmar Nederland weet niet hoe er met uit-contract-lopende machines moet worden omgegaan wanneer deze uit een beëindigde leaseovereenkomst komt. Er is geen procedure gegeven vanuit het management van Kalmar omdat Nederland een van de weinige landen is waar hoofdzakelijk machines worden verhuurd. Er wordt geen ingangsinspectie uitgevoerd in de huidige werkwijze waardoor pas later in het proces blijkt of de machines schades bevatten. Doordat er geen bewijs is dat de klant verantwoordelijk is voor de schades, betaald de klant geen factuur. Door een gestructureerd proces toe te passen bij de retournerende machines denkt Kalmar €100.000 euro te kunnen besparen.

Kalmar handelt reactief doordat niet bekend is wanneer contracten uitlopen en wanneer machines retour komen naar Pier IV. Kalmar wordt verrast wanneer er een machine retour moet komen Daarnaast zijn er geen duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toegewezen aan de medewerkers binnen de huidige werkmethoden. Er bestaat veel onduidelijkheid wie wanneer welke handelingen moet uitvoeren en wie welke verantwoordelijkheden heeft. De functie van fleetmanager is niet officieel aan een medewerker toegewezen waardoor er geen officiele eindverantwoordelijke is voor de gebruikte machine en het proces daaromheen.
Bij elkaar leidt dit tot een gemiddelde voorraadtijd van 137 dagen waarbij slechts 5% van de doorlooptijd waarde toevoegend is. Het op voorraad houden van machine kost geld door de ruimte-, rente- en risicokosten dat per jaar zo’n €125.000 aan kosten opbrengt.

Schades worden te laat geconstateerd omdat er na ongeveer 50 dagen ontdekt wordt dat de machines schades bevatten. Er kan dan niet meer worden aangetoond dat de schades zijn toegebracht door de klant en weigert de klant daarom schadefacturen te betalen. Slechts 13% van de jaarlijkse schadekosten worden gefactureerd. De overige €195.000 kosten per jaar komen voor rekening van Kalmar.
Gebruikte machines worden verkocht zonder dat er een gedegen inspectie is uitgevoerd. De machines kunnen schades en defecten hebben dat pas wordt ontdekt bij de klant. De schadekosten voor de defecten zijn voor Kalmar wat op de verkoopmarges drukt. Door een gestructureerd werkproces denkt Kalmar per jaar zo’n 5% meer marge te kunnen verdienen op used equipment, wat bij elkaar zo’n €145.000 is.
De problemen kunnen worden herleidt aan het feit dat er geen formele werkmethode en werkproces wordt gebruikt. Door een geheel nieuw werkproces te maken kan de reactieve houding worden omgebogen tot een proactieve houding. Dit kan worden bereikt door preventieve maatregelen uit te voeren. Door preventief te handelen bij de used equipment is er eerder bekend wat voor machine retour komt. Vervolgens kan worden bepaald wat het doel van de machine moet zijn. Dit kan de voorraadtijd verkorten tot 30 dagen gemiddeld. Daarnaast kunnen hierdoor de schades worden gefactureerd.

Zes tot negen maanden vooraf wordt er een integraal plan gemaakt met sales, service en contractbeheer wat zich vertaald in een service label. Dit is een label dat aangeeft wat de verwachtingen zijn van de status van de machine die retour komt. Daarmee kan worden bepaald hoe de machine verkocht zou moeten worden. Aan de hand van dit label kunnen de servicewerkzaamheden worden bepaald voor de uitlopende machines. Twee maanden vooraf wordt een inspectie uitgevoerd om feitelijk de staat van de machine te bepalen. Hierdoor is vooraf bekend wat de status van de machine is en kan daarom voor contracteinde al ter verkoop worden aangeboden. De wachttijden worden op Pier IV weggenomen doordat de inspectie en het verkoopproces worden gestart voor het contracteinde. Als de machine naar Pier IV komt is bekend wat voor handelingen uitgevoerd moeten worden; aankomstinspectie en schoonmaken.