Samenvatting

Momenteel is het zo dat door de snelle groei en focus op Nederland als groeimarkt, de kantoorbehoefte en mobiliteit van organisaties verandert. Zo ook bij Johnson Controls (JCI), waarbij een toenemend aantal medewerkers van JCI Nederland veel onderweg is tussen het enige hoofdkantoor dat JCI heeft en de verschillende accounts. Met dit rapport is er een aanzet gemaakt een advies te geven ten aanzien van het beter faciliteren van de medewerkers zodat het werk voor hen een stuk gemakkelijker te realiseren is.
Dit onderzoek heeft geleid tot het beter in kaart brengen van de huidige situatie met betrekking tot de reisbewegingen en welke activiteiten medewerkers op welke locatie verrichten. Op basis van deze gegevens wordt een programma van wensen en eisen opgesteld om antwoord te kunnen geven op de probleemstelling:

Op welke wijze kan JCI Nederland het beste het overleg, het contact en de binding van de medewerkers die door heel Nederland werken faciliteren zodat deze effectiever, efficiënter en meer duurzaam zijn?
Om een advies te kunnen geven ten aanzien van het efficiënter, effectiever en duurzamer faciliteren van de medewerkers waardoor het contact, de binding en het overleg wordt versterkt is een theoretisch onderzoek verricht. In dit theoretisch onderzoek worden de ontwikkelingen van het nieuwe werken in kaart gebracht waarbij zowel het belang van face to face contact als het technologische contact wordt besproken. Hierdoor wordt er tevens gekeken welke manier er voor zorgt dat er efficiënter, effectiever en duurzamer om kan worden gegaan met het reizen.
Naast het theoretische onderzoek zijn er enquêtes en interviews afgelegd met 20 teamleiders waarvan 75% een vergelijkend reisprofiel heeft met het eigen team. De uitkomsten van de enquêtes geven meer inzicht in de huidige situatie en de uitkomsten van de interviews gaan meer over de wensen en eisen van de medewerkers. De resultaten van de enquêtes en interviews zijn de input van de huidige situatie met betrekking tot de reisbewegingen, maar tevens kan er een programma van wensen en eisen worden opgesteld die input leveren voor de aanbevelingen.
Na de inventarisatie van de wensen en eisen van de medewerkers en het onderzoek kan er geconcludeerd worden dat het face tot face contact essentieel blijft om het contact, de binding en het overleg te versterken. Vooral bij de eerste twee contact momenten, daarna kan de technologie WebEx ervoor zorgen dat er nog efficiënter, effectiever en duurzamer om kan worden gegaan met de reisbewegingen.
Aanbeveling 1 Om toch face to face te kunnen overleggen, maar minder reisbewegingen te hoeven maken, zijn third spaces de uitkomst. Dit zijn ruimtes die organisaties verhuren aan andere organisaties waarbij medewerkers niet alleen toegang hebben tot een werkplek in ruil voor geld, maar ook de nieuwste technologieën kunnen gebruiken. Hierbij kunnen medewerkers elkaar halverwege ontmoeten en toch face to face overleggen. Dit zorgt meteen op de korte termijn voor minder CO2 uitstoot. Doordat medewerkers elkaar face to face ontmoeten wordt de binding en het (sociale) contact versterkt. Op lange termijn kan dit ervoor zorgen dat de productiviteit omhoog gaat. Ook kan er meer kwaliteit worden geleverd, omdat er minder reisbewegingen gemaakt hoeven worden waardoor er extra productieve uren over zijn. Deze aanpak kan zorgen voor een andere dienstverlening.
Aanbeveling 2 Op lange termijn kan JCI, met het opgeleverde geld van het gebruik van third spaces, investeren in WebEx. WebEx is een technologie die het mogelijk maakt om in 'real time' met elkaar te kunnen overleggen. Hierbij kan er nog duurzamer gewerkt worden, waarbij medewerkers nog minder reisbewegingen maken. Zij kunnen gewoon, met gebruik van hun laptop en webcam, overleggen waarbij de emoties en het non verbale meer wordt versterkt dan audio overleggen die momenteel gebruikt worden binnen JCI.