Samenvatting

Het advies- en administratiekantoor ROI financials te Berkel en Rodenrijs heeft het verzoek gedaan, aan een vierdejaars student Finance & Control van De Haagse Hogeschool, om een onderzoek te doen naar een procesoptimalisatie voor het huidige financiële administratieve proces. ROI financials is ontevreden over de continuïteit – omtrent kwaliteit – van het huidige financiële administratieve proces. Omreden een deficiëntie aan hetgeen resulteert in een reductie van de winstmarges. De crux van dit onderzoek betreft de consequentie waarbij de Fiscale afdeling supplementaire werkzaamheden uitvoert, derhalve het ontstaan van een accumulatie van knelpunten einde boekjaar. De Fiscale afdeling voert in feite bijkomende werkzaamheden uit: bezigheden welke aanvankelijk adequaat diende uitgevoerd te worden door de Financiële administratie gedurende het boekjaar. Het doel van het onderzoek is processen omtrent het jaarwerk productiever te laten verlopen gedurende het boekjaar, zodat het zich resulteert in een daling van het excessief aan arbeidsuren, en daarmee de arbeidskosten: het leveren van een bijdrage aan het optimaliseren van het financiële administratieve proces van ROI financials, resulterend in een gestandaardiseerde en controleerbare procesbeschrijving ontplooit in een handboek. Gestelde aanleiding en doelstelling leiden tot de volgende centrale vraag: op welke wijze kan het financiële administratieve proces bij ROI financials worden gestandaardiseerd en controleerbaar worden gemaakt? Voor het beantwoorden van de centrale vraag zijn de volgende deelvragen opgesteld: 1. Hoe kunnen processen worden geoptimaliseerd? 2. Aan de hand van welke methode kunnen processen worden getoetst? 3. Wat is het huidige financiële administratieve proces bij ROI financials? 4. Wat zijn de knelpunten binnen het huidige financiële administratieve proces? 5. Welke beheersingsmaatregelen zijn van toepassing voor de knelpunten? 6. Hoe worden de beheersingsmaatregelen geïmplementeerd in de operatie? Voor het beantwoorden van de centrale vraag is kwalitatief onderzoek verricht, gecategoriseerd in twee soorten: bureau- en veldonderzoek.
Het eerste onderdeel van de beschouwing – Define – omvat de totstandbrenging van de knelpunten. Alles bij elkaar genomen vijftig stuks, waarvan het leeuwendeel – tweeëntwintig stuks – met betrekking tot het Samenstel proces, elf tot Facturen, vijf tot Bank, drie tot zowel Fiscaal als Winst en verlies, twee tot zowel Kas als Lijsten en tenslotte een tot zowel Balans als Gehele proces. In het volgende component – Measure – is de relevante data verzameld. Het presenteert zich tweedelig: Fishbone Diagram en Proceskaarten. Een presentatie welke fungeert als visualisatie van de huidige situatie, ten voeten uit, voor het schetsen van een afgetekend beeld. De knelpunten hebben zo hun oorzaken, welke achterhaald zijn in het volgende hoofdstuk – Analyze – ofschoon ze niet altijd even duidelijk waren: wie weet waarom de ganzen blootsvoets gaan? De blootlegging geschiedde middels velerlei toepassingen – CTQ-boom, Correlatie-matrix en Five Times Why methode – waardoor werkelijke, soms welhaast cryptisch verborgen, oorzaken – en prioriteringen op basis van impact en frequentie – zijn vastgesteld. Het geheel van toepassingen is tenslotte geëxcerpeerd, als de ganzen, in een totaaloverzicht: FMEA. In het daaropvolgende hoofdstuk – Improve – kwam licht in het duister. Een oplevering van uitkomsten voor knelpunten. De een superieur aan de ander, deswege voltallig ingedeeld naar inspanning en impact, tegen elkaar uiteengezet in het PICK-schema. Een classificerende representatie van uitkomsten welke zijn voorbestemd te slagen en gedoemd te mislukken. Daarnaast zijn middels de stakeholdersanalyse de bereidheid tot veranderen – vanuit de huidige en ideale situatie – en zorgen per medewerker voortgekomen. De hekkensluiter – Control – behelst de bewerkstelliging en beheersing der uitkomsten, achtereenvolgens door middel van het implementatie- en controleplan. De eerstgenoemde duidt op welke wijze uitkomsten worden gerealiseerd; de beheersing van de realisatie staat omschreven in het controleplan. Daarenboven omvat het onderdeel een SOP. Hierin staan uitgebreid handelingen beschreven, welke fungeren als schriftelijke werkinstructies, alsmede als routemap voor het integraal implementeren van Visionplanner. De algehele aaneenschakeling van de bovengenoemde resultaten geeft per slot van rekening complementair antwoord op de onderzoeksvraag. Van definiëren tot beheersen; van het nemen van knelpunten tot het geven van oplossingen; van realiteit tot idealiteit. Op basis van de conclusies zal in het volgende part een advies worden gegeven, trachtend om het ideaal te transformeren tot realiteit.
Het advies is om aanvankelijk de uitkomsten ten uitvoer te laten brengen welke vallen onder de classificatie: implementeren en mogelijk. Wat het zwaarst is moet het zwaarst wegen. Daaropvolgend het realiseren van de uitkomsten ingedeeld bij: uitdaging. Het venijn zit hem in de staart, welke stofjes aan een weegschaal zijn: doden. Om die reden wordt aanbevolen deze uitkomsten zowaar helemaal niet te verwezenlijken, vandaar het ook niet terug te vinden is in de bovenstaande tabel (Tabel 1: Resumptie). Daarbij de belangrijke kanttekening dat het realiseren van de ideale propositie centraal moet staan. Het is primair voor de mitigatie van de knelpunten. Daarvoor het advies met vurige toewijding de uitkomst onder handen te nemen. Bovendien is het essentieel voor een effectieve werking: enkel bij een integrale adaptatie – met harmonieuze tendenties – wordt de ideale propositie waarlijk gerealiseerd. Zodra medewerkers zich niet altegader conformeren, wordt er geleefd in twee dimensies van proposities, waardoor nimmer het ideaal wordt behaald. Aan de hand van het implementatieplan kunnen de adviezen worden geïmplementeerd. Het controleplan geeft weer hoe deze worden geborgen. De SOP geeft een gedetailleerde werkbeschrijving, welke ook schikt voor het implementeren, voornamelijk voor Visionplanner waar het nauwgezet op ingaat. Tenslotte is het alomvattende advies om de drie opzetten, SOP, implementatie- en controleplan, te hanteren als leidraad voor het effectueren van de bovengenoemde adviezen (Tabel 1: Resumptie), om idealiter het gemeenschappelijke doel van dit onderzoek te realiseren: Standaardiseren en Controleren.