Samenvatting

Opdrachtgever Finovion Haarlem is werkzaam als administratieve dienstverlener voor het midden- en kleinbedrijf. Dagelijks worden financiële gegevens van de klanten uitgewerkt tot financiële rapporten.
Om te kunnen voldoen aan de klantbehoefte is Finovon Haarlem genoodzaakt eerst zijn eigen administratieve organisatie in orde te brengen, zodat de opdrachten van de klanten naar behoren kunnen worden uitgevoerd.
Hieruit is de bedrijfseconomische probleemstelling in een vorm van een vraag ontstaan. Hoe kan je een gezonde Administratieve Organisatie opzetten? Zodat het bedrijf gezond kan groeien van één tot acht werknemers (excl. bestuur), dat ongeveer 240 bedrijven bedient.
In het kader van mijn bedrijfseconomische studieafronding is dit probleem uitgewerkt en is een oplossing aanbevolen.
De doelstelling is dat er een beheersbare administratieve organisatie ontstaat die makkelijk voor de werkgever te beheren is.
De huidige werkprocessen in de organisatie verlopen moeizaam, wat aanleiding geeft tot het vaststellen van het probleem en te zoeken naar oplossingen. De werkgever wil groeien en hij kan niet zelf alle taken blijven uitvoeren. Dit geeft de noodzaak van de opdracht aan.
De huidige organisatie bestaat uit drie werknemers en de bestuurder. Ze bieden boekhouding, belastingaangiften en diverse financiële rapportages aan de klanten.
Finovion Haarlem is een jonge professionele organisatie met hoogopgeleide mensen in dienst.
Gegevens van de klanten worden met AcontView software verwerkt en centraal bij een internetprovider opgeslagen.
In de huidige organisatie zijn vanuit de organisatiecultuur sporen te zien van machts- en personencultuur, waarbij de beslissingen ad hoc worden genomen.
Bij het opzetten van de Administratieve Organisatie zijn drie hoofdeisen van belang. Te weten: informatieverzorging, functie- en taakverdeling en de interne controle daarop.
Bij hoofdeis een van het opzetten van een Administratieve Organisatie wordt bekeken of het doel met de huidige software haalbaar is. Hoe worden de klantgegevens verwerkt? Hoe worden de bedrijfsprocessen opgezet? Het is ook van belang dat de diensten en producten bepaalde prijzen dienen te hebben zodat de organisatiedoelen worden behaald.
Bij hoofdeis twee functiescheiding en taakverdeling worden de te onderzoeken onderdelen verder uitgewerkt. De typologie en het organogram van de organisatie worden ook in kaart gebracht. Hoe functies toe te kennen waarbij ook rekening wordt gehouden met de werkruimte, motivatie, cultuur en beloningsvormen van de werknemers.
In hoofdeis drie bij het onderzoek naar de interne controle, wordt bekeken welke informatie de controleur nodig heeft. Om te kijken of alles wat gebeurt in de organisatie, gebeurt zoals het
reeds is vastgesteld door het bestuur.
Het doel van de organisatie is actuele eindrapportages aan de klant te leveren. Nadat de Administratieve Organisatie is geïmplementeerd, kunnen de werknemers de gegevens sneller verwerken. De klant zal snel over zijn rapport beschikken en het bestuur zal grip op de organisatiegroei hebben.
In de scope zijn de grenzen van de projectlengte en omvang aangegeven. Er wordt een beperkt gebied bekeken, zoals interne werkprocessen van de organisatie. Onderzoek naar leveranciers, klanten en Internal control zal niet plaatsvinden.
Ook de activiteiten van de opdrachtuitvoer zijn per fase aangegeven.