Samenvatting

Kantoor Zaal is een middelgroot advies-en administratiekantoor gevestigd in Benthuizen. Het automatiseringsproces is nog niet optimaal ingericht. Het optimaliseren van dit proces zou direct kunnen leiden tot tijdswinst en/of kostenreductie. Het doel van dit rapport is om de zogenaamde quick winst te halen, waarbij snel en zichtbaar resultaat wordt behaald. De probleemstelling luidt: “Hoe kunnen de huidige geautomatiseerde financiële processen binnen Kantoor Zaal geoptimaliseerd worden?”Voor dit onderzoek is een GAP-analyse gemaakt. Dit model wordt gebruikt om van de IST positie (huidig) naar de SOLL positie (gewenst) te gaan. Door het inzichtelijk maken van het verschil tussen huidig en gewenst wordt het gat tussen deze twee duidelijk(GAP-analyse, sd). Oftewel: er wordt ontdekt waar de verbeterpunten zitten.

De financiële geautomatiseerde processen zijn in dit onderzoek gesplitst in de vijf categorieën: standaardisatie van data, uitwisseling van data, data interpretatie, vernieuwing van het primaire proces en vernieuwing van de interne kantoor processen. Uit het onderzoek is gebleken dat de categorieën lager scoren dan de ambitie van de NOAB en de ambitie van Kantoor Zaal. Het implementeren van de verbeterpunten zal de scores verhogen. Oftwel: wanneer deze verbeterpunten worden geïmplementeerd binnen de werkzaamheden bij Kantoor Zaal, zal het financiële geautomatiseerde proces geoptimaliseerd worden. De verbeterpunten zijn: •Het gebruiken van UBL Cloud •Het gebruiken van RGS codering •Het verbeteren van datapresentatie door pdf, hard copy en vooral met gebruik van dashboards •Iedere klant gebruik laten maken van een bankkoppeling of een MT940 bestand •Introduceren van het documentenportaal via Nextens •Implementeren van de automatische loonjournaalboekingen.

Het gebruiken van UBL-facturen en standaard rekeningschema’s zal gevolgen hebben voor de nieuwe klanten. De implementatie van deze adviezen bij huidige klanten kan veel tijd kosten. Daarnaast zijn veel huidige klanten gewend aan de huidige traditionele manier van boekhouden. Toch zal deze omschakeling voor sommige huidige klanten aantrekkelijk zijn. Deze omschakeling zal na inrichting minder tijd kosten. Voor welke huidige klanten dit geldt is te beoordelen door de werknemers van Kantoor Zaal. De introductie van het documentenportaal zal eind 2021/begin 2022 geïntroduceerd moeten worden bij de huidige klanten waarvoor dit aantrekkelijk kan zijn. Deze introductie moet in verloop van uit jaar uitgewerkt worden zodat deze schakeling foutloos gebeurt. Uit de GAP-analyse kunnen meerdere verbeterpunten worden opgesteld. Echter, is het implementeren van al deze verbeterpunten niet haalbaar. Sommige veranderingen zijn voor Kantoor Zaal niet implementeerbaar of relevant. Veel van deze verbeterpunten geven namelijk niet de zogenaamde `quick wins` of zijn niet relevant voor het klantenbestand.

Door de verbeterpunten, die beschreven zijn hier boven, te implementeren zal het geautomatiseerde financiële proces geoptimaliseerd worden. Met bedoeld dat het proces efficiënter, effectiever en duurzamer zal verlopen. Oftewel: door het implementeren van deze verbeterpunten zal het proces efficiënter, effectiever en duurzamer verlopen. Deze optimalisatie leidt onder andere tot tijdswinst en kostenreductie. In een volgende fase zal eventueel het PDCA-model gebruikt kunnen worden om het proces verder te optimaliseren.