Samenvatting

De aanleiding van het onderzoek is dat Delft Facilities bijna drie jaar geleden overgegaan is tot verzelfstandiging en nu uitgegroeid is tot een compleet facilitair bedrijf. Veel diensten zouden op een meer efficiënte manier geregeld moeten worden, zodat de professionaliteit van de dienstverlening toeneemt. Het proces contractbeheer is onder de loep genomen en verbeteringen op het gebied van het proces, de kwaliteit van het proces en het financieel resultaat zijn beschreven.
De probleemstelling luidt als volgt:
"Hoe kan contractbeheer bij Delft Facilities efficiënter en effectiever worden toegepast, zodat naast proces- en kwaliteitsverbeteringen ook een hoger rendement behaald kan worden?"
Het onderzoek is in hoofdlijn als volgt opgezet; eerst is een theoretisch kader gevormd, waarna de theorie getoetst is in de praktijk bij Delft Facilities en in een benchmark bij andere organisaties. De conclusies die zijn getrokken en de aanbevelingen die zijn gedaan worden in het kort hieronder beschreven.
De belangrijkste conclusie uit mijn onderzoek is dat Delft Facilities contractbeheer aanbiedt, maar om de professionalisering van de dienstverlening in te zetten over moet gaan tot contractmanagement en de bijbehorende werkzaamheden.
De aanbevelingen die naar voren komen om dit proces van beheren naar managen in te zetten zijn als volgt;
- Een procesbeschrijving volgens de ISO normen, waarbij een duidelijke scheiding wordt aangebracht tussen inkoop en contractmanagement. Ook de beschrijving van de stappen dient gescheiden plaats te vinden.
- Een scheiding vastleggen in de contractmanagementfuncties van strategisch, tactisch naar operationeel. De taken die behoren bij de verschillende functies dienen beschreven te worden voor een efficiënte uitvoering.
- Het toekennen van procuratiebevoegdheid aan de contractbeheerder, die de dagelijkse stand van zaken voor haar rekening neemt.
- Het toepassen van evaluaties met leveranciers en indirect ook met de klant. Verder op operationeel en managementniveau rapportages bespreken in de overlegmomenten van de verschillende afdelingen.
- Het maken van aanpassingen in de softwaresystemen Planon en Unit 4, zoals het aanpassen van de codering om uniformiteit in het proces te waarborgen.
- Het gaan werken met ervaringscijfers voor het maken van betrouwbaardere calculaties van de contractbeheersuren aan de klant. Een begin is gemaakt om meetpunten vast te leggen, maar voor de betrouwbaarheid dient jaarlijks het bestand aangevuld te worden relevante gegevens.
Tot slot is een implementatietraject beschreven, waarbij de activiteiten in een activiteitentabel worden benoemd en ook de mogelijke consequenties van de aanbevelingen worden beschreven. Het implementatietraject wordt afgesloten als de activiteiten zijn uitgevoerd en als na toetsing ook blijkt dat het proces contractbeheer geprofessionaliseerd is.