Samenvatting

Er is behoefte aan een middel waar op een gestructureerde manier personeelsdocumenten te vinden en te plaatsen zijn. Er zijn momenteel twee problemen die zich voordoen: (vooral nieuwe) medewerkers besteden veel tijd aan het zoeken van personeelsdocumenten. Deze zijn “ergens” op een Google Drive te vinden, maar er is geen centraal verzamelpunt. Voor nieuwe medewerkers worden personeelsdocumenten nu toegelicht door bestaande medewerkers. De combinatie van toelichten en zoeken kost veel tijd. Tijd die efficiënter voor andere doeleinden gebruikt kan worden. Het tweede probleem wat zich voordoet is dat medewerkers niet weten waar ze personeelsdocumenten moeten achterlaten. Hierdoor kom je in een vicieuze cirkel: medewerkers weten niet waar ze personeelsdocumenten moeten achterlaten en medewerkers die niet weten waar ze deze kunnen vinden. Waardoor er veel kostbare tijd verloren gaat.

Dit zijn ook gelijk de twee stakeholders: medewerkers die op zoek zijn naar personeelsdocumenten en medewerkers die moeten weten waar zij deze personeelsdocumenten kunnen plaatsen. Bovenstaand probleem is een overkoepelend probleem. Dit probleem is aan het licht gekomen door de inwerkprocedure van Fresh Bridge. Het kost medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het inwerken van nieuwe medewerkers veel tijd om personeelsdocumenten te vinden en bij elkaar te sprokkelen. Er is geen vaste procedure voor het inwerken van nieuwe werkers en daardoor worden benodigde personeelsdocumenten nu op het laatste moment bij elkaar gesprokkeld. De inwerkprocedure van een nieuwe medewerker is hierdoor inefficiënt.

Als dit probleem niet wordt opgelost zijn de gevolgen hetzelfde als deze nu zijn. Het heeft niet direct harde gevolgen (zoals het niet afkrijgen van werk voor klanten), maar er gaat wel kostbare tijd verloren die door een medewerker veel efficiënter ingezet kan worden. Denk hierbij aan het werken voor klanten of persoonlijke ontwikkeling.

Een platform waar medewerkers op een gestructureerde manier alle personeelsdocumenten kunnen vinden en plaatsen. Binnen dat platform zal zich een omgeving bevinden die toegewijd is aan het inwerken van nieuwe medewerkers van Fresh Bridge. De medewerkers worden zelfstandig door het platform geleid en hebben minimale tot geen begeleiding nodig van andere medewerkers, wat moet leiden tot een efficiëntere werkwijze. De uren die niet meer worden ingezet op het vinden, uploaden en toelichten van personeelsdocumenten kunnen nu bijvoorbeeld worden ingezet op het werken voor klanten of persoonlijke ontwikkeling.