Samenvatting

Van Boekel Bouw & Infra heeft in 2017 een nieuwe marktstrategie ingezet, waarbij er gekozen is voor het uitvoeren van UAV-GC projecten in plaats van RAW projecten. Het bedrijfsmanagementsysteem is hier echter nog niet op ingericht, waardoor de organisatie tegen problemen aanloopt. Dit leidt vaak tot negatieve financiële gevolgen bij projecten. De problemen zijn samengevat in één probleemstelling:
Aan de hand van de probleemstelling is de volgende doelstelling geformuleerd:
Om de doelstelling van dit onderzoek te behalen is er gekozen voor een theoretische benadering (voornamelijk de literatuurstudie) en een praktijkgerichte benadering (informatie vanuit de organisatie en ervaringen van andere bedrijven uit de bouwwereld).
Middels de praktijkgerichte benadering zijn er bedrijven uit de markt benadert om na te gaan hoe zij de problemen op het gebied van inkoop borgen. Ook zijn er stakeholders uit verschillende lagen van de organisatie van VB B&I geïnterviewd om te achterhalen of en waar zij problemen ervaren ten aanzien van de huidige manier van inkopen. Hierbij is nagegaan wat voor hen de gewenste situatie is en waar men kansen en verbeteringen ziet. De betrokkenheid van de stakeholders was erg hoog. Zo werd ook door hen het kritieke probleem ervaren. De huidige inkoopprocedure sluit niet aan bij de manier van werken en borgt de belangrijke en risicovolle activiteiten van de inkoop onvoldoende. Ook is de huidige inkoop niet praktisch en eenduidig ingericht wat tot faalkosten leidt. Per jaar bedragen deze faalkosten €772.590,-.
In de literatuurstudie zijn diverse inkoopstrategieën en theorieën doorgrond en tegen elkaar afgezet. Hierbij zijn twee theorieën naar voren gekomen die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor een optimaliseerde inkoop bij VB B&I: de Kraljic-matrix en het Pareto-principe. Bij de Kraljic-matrix worden producten met behulp van een strategische benadering in verschillende vlakken van de matrix onderverdeeld. Dit zijn: routine-producten, hefboom-producten, strategische producten en knelpunt-producten. Bij deze strategische benadering wordt er met behulp van een kwantificering onderscheid gemaakt tussen het toeleveringsrisico en de invloed op het financieel resultaat van een bepaald product. De uitgevoerde analyse met betrekking tot deze theorie heeft doen beseffen dat in ieder geval de leveranciers/ onderaannemers (LOA’s) van strategische producten betrokken dienen te worden als partner bij een project. Dit om (uitvoerings-)risico’s te beperken, technische kennis te benutten, faalkosten te besparen en om ervoor te zorgen dat de liquiditeit van het bedrijf minder onder druk staat. Ook is er een analyse uitgevoerd met betrekking tot het Pareto-principe, welke duidelijk maakt dat 20% van de totale LOA’s ca. 80% van de totale inkoop vertegenwoordigen binnen een project. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de meeste projectrisico’s bij deze 20% aan LOA’s liggen, maar ook door hen het beheerst kunnen worden. Het belang om partners te betrekken bij projecten wordt hiermee nogmaals benadrukt.
Op basis van de informatie van de stakeholders en de resultaten uit de literatuurstudie is geconcludeerd dat er een eenduidige visie op papier gezet dient te worden ten aanzien van de inkoop. Dit is gerealiseerd middels een nieuw opgezet inkoopbeleid, welke als startpunt zal gaan gelden voor de nieuwe inkoopprocedure. In de nieuwe inkoopprocedure is onderscheid gemaakt tussen de verschillende (hoofd-) projectfasen. Inkoop in: de tenderfase, de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase. Dit is een groot verschil met de oude procedure. Door dit onderscheid zijn verspillingen in tijd minimaal. Het inkoopbeleid en de inkoopprocedure zijn met de stakeholders besproken om tot het optimale resultaat te komen, om te valideren dat de producten passen bij de klantvraag, om de betrokkenheid bij het onderwerp en de testfase hoog te houden en om de kans van slagen van de implementatie te verhogen.
Terugkomend op de doelstelling kunnen een aantal zaken geconcludeerd worden. Van Boekel Bouw & Infra heeft een nieuwe inkoopprocedure op basis van het nieuwe inkoopbeleid, welke past bij de gekozen strategie. De inkoopprocedure is onderverdeelt in de verschillende (hoofd-)fasen binnen een project, wat overeenkomt met de fasen bij UAV-GC projecten en zorgt voor eenduidigheid. Drie jaar consequent werken met de nieuwe inkoopproducten zal naar verwachting een faalkostenbesparing van circa €695.331,- gaan opleveren.
‘De inkoop binnen Van Boekel Bouw & Infra sluit niet aan bij de huidige manier van werken en de nieuwe marktstrategie. Dit leidt tot onnodige faalkosten in de voorbereidings-/ uitvoeringsfase.’
‘Het creëren van een werkwijze ten aanzien van de inkoop die aansluit bij de gekozen strategie van Van Boekel