Samenvatting

In de afgelopen jaren is er veel veranderd in de contractvormen in de civiele techniek. Dit betekent dat er meer verantwoordelijkheden bij de aannemer zijn komen te liggen, waaronder het omgevingsmanagement. De aannemer is tegenwoordig vaak verantwoordelijk voor de omgeving tijdens de realisatiefase. Dit betekent dat er een goed proces voor omgevingsmanagement nodig is.
Omgevingsmanagement bestaat uit de zogenaamde ‘harde’ en ‘zachte’ kant. De harde kant is de conditionering: het wegnemen van alle juridische en fysieke belemmeringen voor het realiseren van het project. In de praktijk komt dit neer op het managen van de vergunningen, kabels en leidingen, archeologie, verkeersomleidingen en dergelijke. De zachte kant is communicatie en relatiebeheer: interactie met stakeholders (om- en aanwonende, bedrijven en andere belanghebbenden) en informatieverstrekking.
GMB Civiel segment Waterveiligheid en Constructies is als opdrachtnemer actief bij vele dijkversterkingprojecten. Vaak zijn bij deze projecten veel stakeholders betrokken. Daarom geeft GMB veel aandacht aan omgevingsmanagement.
Als werknemers bij GMB zien wij dat omgevingsmanagement veel invloed kan hebben op projecten, met name op de aspecten geld, tijd, kwaliteit en organisatie. Daarom wilden wij onderzoeken of er potentie is voor verbetering van omgevingsmanagement. Het onderzoek hebben we gericht op het verbeteren van het proces van de zachte kant van omgevingsmanagement. Maatschappelijke en sociale factoren maken de zachte kant van omgevingsmanagement complex en moeilijk voorspelbaar.
Methodiek
Het onderzoek hebben we uitgevoerd op de drie lopende projecten die het best passen bij ons onderzoek. Op deze projecten speelt omgevingsmanagement een grote rol. Het betreft de projecten dijkversterking Eiland van Dordrecht, dijkversterking Krimpen en dijkverbetering HOP.
Het onderzoek hebben we uitgevoerd door het afnemen van kwalitatieve, semi-gestructureerde interviews. De interviews hebben plaatsgevonden met de omgevingsmanager, (hoofd)uitvoerder en een lid van het kernteam van ieder project. Vervolgens hebben we een lid van het MT (tevens hoofd bedrijfsbureau van betreffend segment) geïnterviewd. We hebben daarmee onderzocht hoe we ons advies kunnen inpassen in de strategie van het bedrijf. Daarnaast hebben we achterhaald welke (vergelijkbare) verbeterslagen parallel aan ons onderzoek lopen.
Analyse
De analyse van de interviews heeft tien hoofdpunten opgeleverd voor het verbeteren van omgevingsmanagement. Ieder hoofdpunt bevat een aantal aanbevelingen, die zijn gebaseerd op de interviews. Iedere aanbeveling is in een multicriteria-analyse beoordeeld op betrouwbaarheid en op toegevoegde waarde. Zo heeft elke aanbeveling een score, waaruit onze definitieve lijst met aanbevelingen is ontstaan. Deze aanbevelingen zijn gesorteerd op toegevoegde waarde. De hoofdpunten geven een samenvatting van de aanbevelingen weer.
Tien geleerde lessen
1. Het proces is goed genoeg. De focus moet liggen op het toepassen en gebruiken van het proces.
2. De mensen moeten geschikt en beschikbaar zijn. Zorg voor een sterke projectorganisatie.
3. Een aparte rol voor omgevingsmanagement heeft een sterke voorkeur.
4. De samenwerking tussen een omgevingsmanager en een uitvoerder vraagt aandacht.
5. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten voor iedereen duidelijk zijn.
6. De ritssluiting met de klant moet goed op orde zijn. Hierbij hoort ook duidelijkheid over wederzijds mandaat.
7. Een duidelijk en uitgesproken gezamenlijk doel voor het team versterkt het succes.
8. Streef er naar te weten wat de achterliggende vraag is bij eisen, wensen e.d.
9. Er moet meer aandacht komen aan een goede overdracht van tenderfase naar realisatiefase. Ook moet er meer aandacht komen voor het afsluiten van de realisatiefase met een goede review.
10. Communiceer proactief en leg afspraken en beloften goed vast.
Literatuurstudies
Ter aanvulling op het onderzoek hebben we beiden een literatuurstudie uitgevoerd. De resultaten hiervan gebruikten we voor het vergroten van onze kennis over het onderwerp omgevingsmanagement. Hierdoor waren we in staat om de uitkomsten van de praktijkstudie te herkennen en te beoordelen op betrouwbaarheid en waardetoevoeging.
Conclusie
Voorafgaand aan ons praktijkonderzoek vermoedden we dat we significante verbeteringen zouden vinden in de inhoud van het proces. Ook dachten we dat we mogelijkheden zouden vinden om belangenverschillen tussen uitvoerders en omgevingsmanagers te verminderen. De resultaten uit het onderzoek wijzen daar niet op. Het blijkt dat de meeste waardeverbetering kan worden bereikt in de uitvoering van het proces.