Samenvatting

In November 2005 gaat er bij Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. een opleiding van start met als doel om de interne communicatie tussen verschillende afdelingen te verbeteren. In navolging van deze opleiding heeft mijn onderzoek naar de bestaande communicatieprocessen en informatiestromen plaats gevonden. Gedurende 5 maanden heb ik actief deelgenomen in de organisatie van Verbrugge Terneuzen Terminals B.V.. De probleemstelling die centraal staat in dit onderzoek is:

In hoeverre en op welke manier zijn de interne communicatieprocessen bij Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. tussen de verschillende afdelingen te optimaliseren waardoor er een duidelijke kostenbesparing gerealiseerd kan worden?

Om tot een antwoord op deze probleemstelling te komen is er onderzoek gedaan met behulp van een enquête en diepte-interviews. Na het onderzoek zijn de volgende conclusies gemaakt.

De belangrijkste conclusies die gedaan kunnen worden na 5 maanden actief te hebben deelgenomen in het arbeidsproces bij Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. zijn de volgende:

Ten behoeve van de communicatieprocessen is aangegeven dat de grootste ergernis zit in het overvloedig e-mail verkeer tussen verschillende afdelingen. Elke dag een -tig aantal e-mails ontvangen waar men omtrent de werkzaamheden bij Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. helemaal niks aan heeft kan leiden tot verwarring en irritatie. Dit kan weer zijn weerslag hebben op de rest van de werkzaamheden waar iedere medewerker verantwoordelijk voor is.

Om dit probleem op te lossen is de volgende aanbeveling gedaan richting Verbrugge Terneuzen Terminals B.V.:

Bij Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. wordt er gewerkt met zogenaamde e-mail groepen. Informatie wordt verstuurd via deze e-mail groepen. Het gevolg hiervan is dat medewerkers die niets met de informatie doen, deze e-mail wel binnen krijgen in hun e-mail box. Om hier ook de overbodige informatiestromen te elimineren is aanpassing van de e-mail groepen gewenst.

Als deze aanbeveling wordt geïmplementeerd in de huidige levert dat voor Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. de volgende kostenbesparing op: €60798,60. Dit is een zeer mooie kostenbesparing gezien de moeite de medewerkers er voor moeten doen. Het vergt enkel wat aanpassingen in de huidige emailgroepen en daarnaast moeten de medewerkers doelgerichter te werk gaan.

De overige aanbevelingen staan gegeven in hoofdstuk 4 Aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn van degelijk nut voor Verbrugge Terneuzen Terminals B.V.. Aangezien Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. werkzaam is op een zeer prijsgevoelige markt en klanten bij wijze van spreke voor 0,25 eurocent naar een andere terminal gaan is kwaliteit van de geleverde diensten erg belangrijk. De kwaliteit van de geleverde diensten is erg goed bij Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. gezien het aantal klanten dat Verbrugge Terneuzen Terminals B.V. heeft. Dit zorgt voor een positieve reclame binnen de markt waarin Verbrugge Terneuzen Terminals B.V.. Dit kan resulteren in nieuwe klanten.

En een tevreden klant is onbetaalbaar!