Samenvatting

Aanleiding
In juni 2004 heeft de Raad van Bestuur van het Catharina-Ziekenhuis ervoor gekozen een extra managementlaag in de organisatie te plaatsen. Hiermee zijn 6 sectoren gevormd, welke zijn verdeeld in enkele functiegroepen, oftewel afdelingen. Voorheen waren de in totaal 32 functiegroepen geheel zelfstandig. Met het veranderen van de organisatiestructuur heeft het ziekenhuis besloten dat de afzonderlijke sectoren eigen verantwoordelijkheid krijgen om de communicatiestructuur zo optimaal mogelijk te organiseren. De sectormanager van de sector Behandelcentrum vindt het belangrijk om te weten hoe de communicatie in zijn sector verloopt en verbeterd kan worden.

Opdracht
De opdracht is om de interne overlegstructuur van de sector Behandelcentrum in kaart te brengen. De in kaart gebrachte overlegstructuur is een concreet eindproduct voor de opdrachtgever. Het onderzoek is voor hem een basis, welke hij kan gebruikten als handboek om in de toekomst effectiever en efficiënter met interne communicatie om te gaan. Daarnaast onderzoeken we de gehele interne communicatie binnen de sector, omdat we willen weten waar mensen hun informatie vandaan halen om hun werk goed uit te kunnen voeren. Dit resulteert in conclusies en advies op punten waar de interne communicatie verbeterd kan worden.

Centrale vraag
De centrale vraag die we voor het onderzoek geformuleerd hebben is:
Wat is de huidige interne communicatiestructuur en wat is de gewenste interne communicatiestructuur binnen de sector Behandelcentrum van het Catharina-ziekenhuis? Hoe kunnen we de bestaande en eventuele nieuwe overlegvormen structureren en verbeteren, zodat er op effectieve, efficiënte, pro-actieve en interactieve wijze wordt gecommuniceerd binnen deze sector?

Het onderzoek
Het onderzoek bestaat uit twee gedeeltes; het vooronderzoek en het hoofdonderzoek.
In het vooronderzoek hebben we veel deskresearch gedaan. We hebben achtergrondliteratuur van het ziekenhuis en de opdracht gelezen. Daarnaast hebben we pretests afgenomen bij een tweetal verpleegkundigen van elke functiegroep in de sector Behandelcentrum. Deze waren bedoeld om sfeer te proeven.

Ook zijn we met de hoofden kliniek en de sectormanager elk een dag meegelopen om een beeld te krijgen van hun werkzaamheden binnen het ziekenhuis.
Bij de uitvoering van het hoofdonderzoek hebben we de onderzoeksdoelgroep ingedeeld in drie subdoelgroepen:
• Leidinggevenden
• Medici
• Verpleegkundigen
Het onderzoek hebben we uitgevoerd door bij leidinggevenden en medici individueel een halfgestructureerd interview af te nemen. Het onderzoek bij verpleegkundigen hebben we uitgevoerd door halfgestructureerde groepsinterviews af te nemen in de koffiekamer.

Conclusies en advies
Hieronder staat een selectie van de conclusies en de bijbehorende adviezen. We hebben er voor gekozen om in deze samenvatting van elke functiegroep de belangrijkste conclusies en adviezen te noemen. Voor een opsomming van alle conclusies en adviezen verwijzen we naar hoofdstuk 4 en 5.

Communicatie tussen leidinggevenden en verpleegkundigen binnen de Operatiekamer
Verpleegkundigen van het team Chirurgie, onderdeel van de functiegroep Operatiekamer voelen zich niet serieus genomen door hun teamleidster. Dit komt door het feit dat ze het gevoel hebben dat er niets met langlopende problemen gedaan wordt. Hun teamleidster stelt zich niet open op voor problemen. De communicatie tussen de leidinggevende en verpleegkundigen kan verbeterd worden door opener te zijn tegenover elkaar. Door problemen niet binnen het management te houden, maar te delen met verpleegkundigen, voelen zij zich meer betrokken bij de functiegroep. Verpleegkundigen zullen daardoor eerder begrip tonen voor standpunten van de leidinggevende.

Afstand tussen medewerkers en leidinggevenden binnen de Operatiekamer
Verpleegkundigen van de Operatiekamer voelen een grote afstand tot het hoofd kliniek en de sectormanager. Dit wordt veroorzaakt door het gevoel dat deze leidinggevenden in hun ogen niet begaan zijn met wat er op de werkvloer gebeurt. Deze afstand kan verkleind worden door meer contactmomenten te generen.

Feedbackmoment bij de Spoed Eisende Hulp
De werkzaamheden van verpleegkundigen op de Spoed Eisende Hulp zijn erg divers. Het is belangrijk dat verpleegkundigen goed op elkaar zijn afgestemd en elkaar kunnen aanspreken op gedrag en verantwoordelijkheid.
De Spoed Eisende Hulp heeft daarom iedere dag een feedbackmoment ingeroosterd om hier aandacht aan te besteden. Het is een goed initiatief dat als voorbeeld kan dienen voor andere functiegroepen.

Werksfeer binnen de functiegroep Anesthesie
In het verleden is het hoofd polikliniek van de functiegroep Anesthesie lange tijd ziek geweest. De sectormanager Behandelcentrum heeft gedurende die periode haar taken gedeeltelijk waargenomen. Omdat een duidelijke leiding ontbrak, ontstond bij de polimedewerkers het gevoel dat er niet naar hen geluisterd werd en dat ze nergens met problemen en vragen terecht konden. De problemen uit het verleden zijn nu grotendeels opgelost omdat het hoofd polikliniek weer aanwezig is. Toch blijven medewerkers kritisch naar leidinggevenden. Dit heeft zijn uitwerking op de werksfeer binnen de functiegroep. Het is nu zelfs zo dat sommige mensen niet meer met elkaar willen samenwerken. Wij adviseren om individuele gesprekken vanuit leidinggevenden met alle polikliniekmedewerkers te laten plaatsvinden. Het vertrouwen tussen leidinggevenden en medewerkers van de polikliniek kan op die manier weer opgebouwd worden.

Ad hoc communicatie
Voor de gehele sector Behandelcentrum geldt dat ad hoc communicatie belangrijk is. Er wordt onderling tussen medewerkers, tussen medewerkers en leidinggevenden en leidinggevenden onderling veel ad hoc gecommuniceerd. Dit verloopt goed en is belangrijk in de ziekenhuisomgeving. Dit moet zeker zo blijven. Het past bij de organisatie en het is belangrijk voor verpleegkundigen en leidinggevenden. Niet al het overleg hoeft dus gestructureerd te verlopen.

Sectoroverleg
Het doel van het sectoroverleg is de samenhang en samenwerking tussen de functiegroepen in de sector Behandelcentrum te optimaliseren. Dit doel is echter nog niet voor alle hoofden kliniek even duidelijk. De inhoud van de overleggen staat nog niet vast en wacht op initiatieven. De hoofden kliniek zien op dit moment niet in hoe ze elkaar en elkaars kennis kunnen benutten. Wanneer de deelnemers aan het overleg gaan kijken naar de onderlinge raakvlakken tussen de functiegroepen zal duidelijk worden wat het nut van het overleg kan zijn. Functiegroepen kunnen dan van elkaar leren en elkaars kennis en ervaringen leren benutten. Om die onderlinge raakvlakken te leren kennen, kunnen hoofden kliniek bij hun medewerkers inventariseren wat zij van andere functiegroepen zouden willen weten en wat vragen zijn aan elkaar. Op die manier kan een basis worden gelegd voor het verdere verloop van het sectoroverleg.