Samenvatting

Voor het Bedrijfsbureau als onderdeel van de Facilitaire Dienst van DAF, fabrikant van vrachtwagens, is het nu onvoldoende helder welke informatiesystemen en relaties tussen deze systemen aanwezig zijn. Het Bedrijfsbureau heeft het vermoeden dat er dat er veel handelingen worden uitgevoerd die geen waarde toevoegen aan de behoefte van de klant, dat er handelingen aanwezig zijn die de kans op fouten vergroten of deze tijdrovend maken. Hierdoor is er een behoefte ontstaan om de informatiesystemen binnen de Facilitaire Dienst in kaart te brengen en de handelingen per informatiesysteem te onderzoeken op mogelijke verspilling en te onderzoeken op verbetermogelijkheden.
Om het probleem op een gestructureerde manier in kaart te brengen en om te kunnen verbeteren is gekozen voor de DMAIC methodiek van Six Sigma. DMAIC zorgt voor een structuur in het project door middel van fases, namelijk: Define, Measure, Analyse, Improve, Control. Iedere fase wordt afgerond met een conclusie. De uitkomst van iedere fase is de input voor de fase daarna.

In de eerste fase, de Definitie fase (Define), werd de huidige situatie in kaart gebracht. Deze bestaat uit 36 verschillende informatiesystemen en 28 relaties. Nadat de huidige situatie bekend werd kon de opdrachtbeschrijving worden bijgewerkt, naar een meer gespecificeerde opdrachtbeschrijving. Daaruit zijn er twee probleemstellingen opgesteld.
Nadat de eerste versies van probleemstellingen duidelijk waren werd er een selectie gemaakt uit de 36 informatiesystemen. De 36 informatiesystemen waren namelijk te veel om tijdens dit project te onderzoeken. De selectie is gemaakt op basis van prioriteiten. De belangrijkste informatiesystemen zouden uit deze selectie naar voren komen. Het resultaat was dat 13 van de 36 informatiesystemen verder onderzocht zouden worden. De probleemstellingen zijn bijgesteld aan de hand van het resultaat van de selectie. Hieronder staan de twee definitieve probleemstellingen vermeld.
1. Reduceer het aantal handmatige relaties in de door het Bedrijfsbureau gebruikte systemen van 19 naar 13 handmatige relaties.
2. Elimineer alle niet waarde toevoegende handelingen binnen de door bedrijfsbureau Facilitaire Dienst gebruikte systemen door het totaal aantal handelingen terug te brengen van 46 naar 22.

De tweede fase is de Meetfase (Measure). In deze fase is de verspilling in het proces van de informatiesystemen aangetoond doormiddel van een stroomdiagram. Daarna is door middel van een urgentie de volgorde van de informatiesystemen bepaald. De drie informatiesystemen met de hoogste urgentie of de mogelijkheid tot verbeteren van de bijhorende relatie, zijn verder onderzocht. In de Analysefase (Analyse) is geprobeerd de oorzaak van de verspilling te achterhalen. Voor de gevonden oorzaak werden verschillende oplossingen bedacht. In de Verbeterfase (Improve) werden de oplossingen uit de Analysefase gebruikt om een duidelijk advies op te stellen.
Voor de drie processen werden drie tijdelijke adviezen opgesteld. Het tijdelijke advies zorgt er voor dat het probleem snel wordt opgelost. Deze tijdelijke oplossing wordt gebruikt tot dat de definitieve oplossing wordt gerealiseerd (de definitieve oplossing bestaat uit de implementatie van SAP-HR.). Nadat de adviezen waren goedgekeurd zijn er voor twee adviezen twee aanvraagformulieren verstuurd om 5 relaties persoonsonafhankelijk te maken. Als deze relaties persoonsonafhankelijk zijn kunnen er 9 processenstappen worden geëlimineerd. Voor het 3de proces is een implementatieplan uitgewerkt, deze kan worden uitgevoerd als er tijd en budget voor is. Als het implementatieplan wordt uitgevoerd dan reduceert deze oplossing 1 relatie en elimineert 7 processtappen.

In de laatste fase (Control) is vastgelegd hoe een uitgevoerd advies het beste geborgd kan worden.