Samenvatting

Sinds 2000 is Ergon de uitvoeringsorganisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap Regio Eindhoven. Dit is een samenwerkingsverband ter uitvoering van de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) van de gemeenten: Geldrop-Mierlo, Waalre, Heeze-Leende, Valkenswaard, Veldhoven en Eindhoven. Het doel van de Wet Sociale Werkvoorziening is: het bieden van werkgelegenheid aan mensen die door in de persoon gelegen beperkingen niet zelfstandig aan een baan komen. Als Werkbedrijf biedt Ergon werk onder aangepaste omstandigheden aan circa 1800 personen.

De noodzaak voor communicatie wordt binnen Ergon steeds sterker gevoeld, vooral door het management. Dit heeft te maken met de veranderingen in de externe omgeving van Ergon. Per 1 januari 2007 wordt namelijk de Wet Sociale Werkvoorziening gemoderniseerd. Met het oog op deze aankomende veranderingen is het voor Ergon belangrijk om de interne communicatie op orde te hebben.

Voor het onderzoek naar de interne communicatie hebben we de volgende probleemstelling geformuleerd. Deze luidt:
Waar liggen de knelpunten in de interne communicatie als het gaat om de informatiedoorstroming van organisatiebrede informatie en waardoor worden deze knelpunten veroorzaakt?

Het uiteindelijke doel van het onderzoek is:
Het formuleren van een strategie en basisstructuur voor de interne communicatie waarin verbetering van de informatiestromen centraal staat.

De onderzoeksmethoden die zijn gebruikt voor het vooronderzoek zijn oriënterende interviews en bronnenanalyse. Voor het hoofdonderzoek is gebruik gemaakt van een schriftelijke enquête en groepsgesprekken.

De conclusies uit het onderzoek zijn onder te brengen in zeven punten.
1. Organisatiebrede informatie wordt door het concernmanagement niet diep genoeg in de organisatie gelegd.
2. Er bestaat een informatiekloof tussen het concernmanagement en de businessunitmanagers enerzijds en de workcenterleiders, productieassistenten/voormannen en productiemedewerkers anderzijds.
3. De workcenterleider heeft een belangrijke rol als linking pin in de organisatie. Ook in de informatievoorziening naar de productiemedewerkers toe en het leveren van maatwerk daarin is de workcenterleider erg belangrijk
4. Medewerkers hebben meer behoefte aan organisatiebrede informatie van het concernmanagement. Zeker als het gaat om besluiten van het managementteam, beleidsontwikkelingen en projecten van of binnen Ergon.
5. Medewerkers voelen zich nauw betrokken bij de organisatie en willen graag weten wat er speelt op andere afdelingen.
6. Medewerkers zijn voor het verkrijgen van organisatiebrede informatie te afhankelijk van de overlegstructuur en dus van mondelinge communicatie.
7. Bottom up communicatie en tweerichtingsverkeer zijn onderontwikkeld.

Het leggen van een goede basis is belangrijk omdat daarop verder gebouwd kan worden. Op dit moment is de basisstructuur van de interne communicatie van Ergon verouderd en niet samenhangend. Hierdoor worden niet alle medewerkers van de benodigde organisatiebrede informatie voorzien. Bij het leggen van een basis voor communicatie bepalen de organisatie-elementen samen met de communicatie-elementen de randvoorwaarden en de mogelijkheden voor de invulling van de communicatie. De volgende adviezen dienen ter verbetering van de basisstructuur van de interne communicatie.

1. Schriftelijk ter ondersteuning van mondeling
Mondelinge communicatie is de belangrijkste vorm van communicatie binnen Ergon. Door de diversiteit van de interne doelgroepen is dit noodzakelijk. Toch is het van belang om de mondelinge communicatie te ondersteunen met schriftelijke (en digitale) communicatie.

2. Ondersteuning op het gebied van communicatieve vaardigheden
Binnen Ergon hangt op het gebied van communicatie veel af van vaardigheden en het inschattingsvermogen van leidinggevenden als het gaat om het door geven van informatie.
Deze belangrijke taak kunnen zij niet altijd goed vervullen wanneer ze niet ondersteund worden in de organisatie. Door middel van trainingen op het gebied van interpersoonlijke communicatie en interne schriftelijke of digitale communicatiemiddelen kunnen zij hierin beter ondersteund worden.


3. Betrokkenheid bij beleid
Het betrekken van kadermedewerkers bij de beleidsvorming leidt tot draagvlak en minder weerstand. Daarnaast kunnen het beleid en de werksituatie beter op elkaar afgestemd worden. Er zijn vier verschillende participatiestrategieën te onderscheiden. De keuze voor een bepaalde participatiestrategie hangt af van de benodigde kennis van de betrokken partijen, het te verwachten draagvlak en in welke mate achterliggende doelen gedeeld worden.

4. Afstand tussen het concernmanagement en alle medewerkers verkleinen
De afstand tussen het concernmanagement en alle medewerkers kan verkleind worden wanneer het management zich vaker laat zien op de afdelingen, ook wel 'management by walking around' genoemd.

5. Contact tussen afdelingen onderling stimuleren
Contact tussen medewerkers en afdelingen onderling bevordert de samenwerking en de kennisdeling in de organisatie. Bij het maken van contact tussen medewerkers van verschillende afdelingen bestaat vaak een drempel, zeker wanneer afdelingen wat betreft werkzaamheden en plaats in de organisatie ver van elkaar af staan. Themabijeenkomsten, een rondleiding na werkoverleg en informele activiteiten kunnen deze drempel verlagen.

6. Verbetering van de communicatiemiddelenmix
De communicatiemiddelenmix van Ergon kan op een aantal punten nog verbeterd en versterkt worden. De digitale nieuwsbrief is een belangrijke aanvulling op de basisstructuur van de interne communicatie. Een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is een belangrijk nieuw aanvullend middel.

De veranderingen in de externe omgeving van Ergon maakt de SW-medewerkers een steeds belangrijkere doelgroep. Met de verbetering van de interne communicatie is een eerste belangrijke stap gezet bij het opbouwen van een goed imago en positief beeld bij de SW-medewerkers.