Samenvatting

De afdelingschef van Bureau Strijp had een drietal vragen op het gebied van communicatie. Daaruit is de volgende opdrachtomschrijving geformuleerd:
• Onderzoek wat de informatiebehoefte van de verschillende "functiegroepen" binnen Strijp is.
• Onderzoek hoe de afdelingschef van Strijp contact kan onderhouden met medewerkers die officieel bij Strijp horen, maar niet fysiek op de afdeling werkzaam zijn, bijvoorbeeld de gezamenlijke recherche (GR).
• Onderzoek hoe er kan worden omgegaan met de verminderde zin in het werk door de invoering van de Prestatie Indicatoren.

Bureau Strijp is onderdeel van Politie Brabant Zuid-Oost. De politie heeft de laatste jaren grote veranderingen ondergaan. Als gevolg van een beslissing van de overheid om de Nederlandse Politie te gaan sturen op resultaat is de inrichting van de organisatie sterk veranderd. Als reactie daarop heeft PBZO besloten haar territoriale afdelingen anders te gaan indelen, om efficiëntie in de hand te werken. Bovendien moeten deze afdelingen meer op regionaal niveau gaan samenwerken door middel van teams waarin medewerkers van verschillende bureaus voor langere tijd worden ingezet. De Gemeenschappelijke Recherche is daar een voorbeeld van. Strijp is één van de achttien territoriale afdelingen binnen de regio. In Strijp werken in totaal 55 mensen.

De eerste problemen die we in het oriënterend onderzoek signaleerden waren eilanddenken, een verminderde werksfeer, een sterk informeel circuit en een beperkte informatiebehoefte. Literatuuronderzoek wees uit dat dit stuk voor stuk uitingen kunnen zijn van een situatie waarin mensen het nut van hun werk niet of minder inzien en van een dalende motivatie; oftewel een probleem met de zingeving. Voor het begrip zingeving hebben we de volgende definitie gehanteerd:

Zingeving in het werk is het weten aan welk groter geheel men bijdraagt met individuele inspanning en hier werkvreugde aan ontleent

Middels interviews met medewerkers van bureau Strijp hebben we de factoren die tot de zingevingsvraag hebben geleid in kaart gebracht. Daarbij ligt de nadruk op de rol van communicatie in dit kader. De probleemstelling luidt dan ook:

Welke factoren zijn van invloed op het zingevingsvraagstuk binnen Bureau Strijp en hoe kan communicatie daaraan een bijdrage leveren?

In antwoord hierop kunnen de volgende factoren genoemd worden:
• Medewerkers hebben te weinig inspraakmogelijkheden;
• Informatie-overload;
• Ontwikkelingsmogelijkheden niet voor iedereen gelijk;
• Agenten identificeren zich niet met doel bekeuringen;
• Efficiency ten koste van persoonlijk contact;
• Verwachtingen omtrent nieuwe leiding niet duidelijk;
• Afdelingschef informeert weinig door gebrek aan officiële informatie;
• Wij-gevoel;
• Werktrots

Deze factoren hebben allen direct of indirect te maken met de manier waarop mensen met elkaar omgaan binnen de organisatie. De manier van communiceren speelt hierbij een rol, maar ook de normen en waarden. Een begrip dat de lading van onze bevindingen goed dekt is communicatieklimaat.

Om de problemen binnen Strijp met betrekking tot de zingeving aan te pakken, kunnen oplossingen worden gezocht in het veranderen van het communicatieklimaat. Het is zaak dat mensen beter nadenken over de inhoud van de boodschappen die ze zenden en voor wie die relevant zijn. Medewerkers willen alleen informatie die direct op hen van toepassing is. Geen algemene zaken, maar wat betekent het concreet voor mij en mijn werk? Dat geldt voor zowel medewerkers die binnen Strijp werken als degenen die tijdelijk op een project buiten de afdeling zitten. Daarbij vindt de laatste groep het belangrijk te weten wat er op Strijp speelt. Vooral in de informele sfeer. Inherent daaraan is onze aanbeveling contact met hen te onderhouden op een informele, ongedwongen manier. Via de mail, op teamuitjes en door gewoon bij elkaar binnen te lopen.

Alle aanbevelingen die zijn gedaan zijn gebaseerd op de strategie dialogisering. Het is van belang meer interactiviteit in beleidsvorming, maar ook in de dagelijkse werkomgeving in te passen. Zowel binnen functiegroepen, als tussen functiegroepen, als tussen leiding en medewerkers is het aan te raden meer contact met elkaar te hebben als gelijkwaardige gesprekpartners.