Samenvatting

In april 2007 heeft Avans Hogeschool nieuwe portalsoftware in gebruik genomen. Het doel van deze portalsoftware is het integreren van de verschillende ict-systemen binnen de hogeschool. De toegang tot deze systemen is geoptimaliseerd door een enkelvoudige login. Om de vindbaarheid van de vele duizenden documenten, die via de portal beschikbaar worden gesteld te vergroten, is het van essentieel belang om goede zoekfunctionaliteit(en) aan te bieden. In het kader van het implementatietraject van de portal is besloten om een vooronderzoek te laten uitvoeren naar de mogelijkheden om de vindbaarheid van informatie binnen Avans Hogeschool te verbeteren. De voor- en nadelen van het implementeren van een Enterprise Search Engine (ESE) moesten daarbij onderzocht worden. In de eerste plaats is uit het onderzoek gebleken dat de implementatie van goede zoekvoorzieningen binnen Avans Hogeschool onvermijdelijk is. Het informatieaanbod groeit en daarmee de noodzaak om deze informatie terug te kunnen vinden. Alle geïnterviewde stakeholders waren van mening dat de keuze voor één Enterprise Search Engine een grote toegevoegde waarde heeft voor de informatievoorziening van Avans. Het gaat daarbij om een zoekmachine die zelf de informatiesystemen doorzoekt (vergelijkbaar met de werking van een zoekmachine als Google). Geadviseerd wordt te starten met een selectietraject voor één Enterprise Search Engine en voorafgaande aan deze aanschaf daar met de volgende stappen naartoe te werken: - de implementatie van de al aangeschafte zoekmachines voor het Learning System van Blackboard en deze implementatie goed monitoren; - een pilot starten voor het openstellen van blackboardcourses door academies; - de implementatie van de zoekmachine die bij het nieuwe Documenten Management Systeem van Novell geleverd wordt en deze implementatie goed monitoren; - de aanschaf van een federatieve zoekmachine voor de externe databases van Avans Hogeschool; - toegankelijk maken van de elektronische tijdschriften van Avans Hogeschool; - documentmanagement van een geselecteerde groep documenten die voor accreditaties relevant zijn. - voorbereiding aanschaf van de Enterprise Zoekmachine. Geadviseerd wordt om een Proof of Concept deel te laten uitmaken van de aanbestedingsprocedure Hiervoor moet een grote en inhoudelijk relevante hoeveelheid documenten beschikbaar zijn. Door deze aanpak kan de organisatie kennis en ervaring met de implementatie van zoekmachines opbouwen en de informatievoorziening van Avans verbeteren. Verder zal de voorgestelde aanzet tot kennisdeling de beschikbaarheid van documenten voor de zoekmachine(s) verbeteren. Omgekeerd zal het vindbaar zijn van informatie door zoekmachines het hergebruik van de ontwikkelde kennis stimuleren.