Samenvatting

Door de aanhoudende recessie is Bouwgroep Moonen een aantal jaren geleden een weg ingeslagen die staat voor vernieuwing. De markt veranderde en bedrijven moesten zich gaan onderscheiden van concurrenten, hierdoor is Bouwgroep Moonen in 2012 gestart met de OPEN-filosofie. Echter bleek dat alleen de OPEN-filosofie niet voldoende was en daarom is Bouwgroep Moonen de interne organisatiestructuur gaan veranderen om beter aan te sluiten op de veranderende markt. De vernieuwing en aantrekkende markt zorgde voor een omzetstijging en uitbreiding van het bedrijf. Bouwgroep Moonen was echter niet in staat om voldoende mee te groeien, wat leidde tot capaciteitsproblemen en een hogere werkdruk bij het personeel. De aanhoudende werkdruk is een probleem waardoor medewerkers vaak terugvallen in oude gewoontes. Als gevolg zijn de medewerkers onvoldoende in staat de veranderingen te borgen. Door een structureel personeelstekort komen medewerkers niet toe aan het doorzetten van veranderingen waar, mede dankzij de OPEN-filosofie, Bouwgroep Moonen juist klaar voor is.
Eén van de drie pilaren van de OPEN-filosofie van Bouwgroep Moonen is Lean methodieken. Door Lean-engineering te implementeren in het voorbereidingsproces wordt er gezorgd dat de processen binnen de projecten overzichtelijker zijn, de projecten makkelijker beheerst kunnen worden en de tijdsdruk in de voorbereidingsfase verlaagd wordt, wat zorgt voor rust bij de medewerkers. Dit leidt tot de volgende hoofdvraag: Welke voorwaarden moeten er gecreëerd worden om door middel van Lean-engineering de voorbereidingsfase te optimaliseren? Met de voorbereidingsfase wordt de periode van de gunning tot aan de start uitvoering van een project bedoeld.
Om een antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag is er voornamelijk gebruik gemaakt van kwalitatief onderzoek, waarbij diverse gesprekken met medewerkers van verschillende functiegroepen binnen Bouwgroep Moonen gevoerd zijn. Daarnaast is er ten tijde van het afstudeeronderzoek een project uitgevoerd met de methodiek van Lean-engineering. Door hierop te reflecteren en te toetsen aan de theorie wordt Lean-engineering binnen Bouwgroep Moonen aan de hand van een opgesteld stappenplan geoptimaliseerd. Ieder van de zes stappen vereist een aantal handelingen die bijdragen aan het verbeteren en uiteindelijk optimaliseren van het voorbereidingsproces. Vooral de derde (documentenafstemming) en vierde stap (planningssessie) uit het stappenplan zijn cruciaal voor het verlopen van het project. Door samen met partners alle documenten op te stellen en af te stemmen wordt het project voor iedere partij inzichtelijker. Hierdoor weet iedereen wat er verwacht wordt en zal de kwaliteit van het te leveren werk toenemen. Dit vraagt vanuit Bouwgroep Moonen, maar ook vanuit de partners, een andere toewijding en verantwoordelijkheid dan bij het huidige proces. Ondanks dat het begrip Lean-engineering al binnen de organisatie gebruikt wordt, moet er nog veel gebeuren om het succesvol te maken. Op dit moment wordt er nog te vaak teruggegrepen op oude, vertrouwde methodes wanneer de werkdruk van een project te groot wordt. Zowel de medewerkers als directie moeten realiseren dat een dergelijke verandering tijd kost voordat het tijd oplevert. “Go slow before you go fast!”
Door gebruik te gaan maken van een projectbewakingsdocument, zal er op korte termijn overzicht verkregen worden in een project. Het is hierbij belangrijk dat het document consequent en volledig wordt ingevuld én bewaakt. Uit het onderzoek blijkt dat de werkvoorbereiding te dicht op de uitvoering zit. Wanneer er in de voorbereiding iets niet volgens planning gaat, heeft dat vaak direct gevolgen voor de uitvoering. Vaak is, wanneer het overzicht kwijt is, niet duidelijk wat hier precies de gevolgen van zijn. Het advies is daarom KYP (Keep Your Promise) te gaan gebruiken. Echter voordat Bouwgroep Moonen zo ver is om KYP optimaal te gaan benutten zullen er intern stappen genomen moeten worden. Door eerst intern aan de slag te gaan met KYP en te zorgen dat de kennis aanwezig is, wordt er voor gezorgd dat later de onderaannemers makkelijker te betrekken zijn bij het proces. KYP zal in de toekomst gebruikt worden als communicatiemiddel om betrokkenen inzicht te geven in de planning en gemaakte afspraken. Daarnaast kan KYP inzicht geven in hoe onderaannemers en Bouwgroep Moonen zich in een project gedragen. De bevindingen voortkomend uit de evaluaties kunnen gebruikt worden bij de volgende projecten. Zo kan de stap worden gezet naar een continu lerende en verbeterende organisatie.